Senior Space & Service Coordinator in München

Building a Brand Starts with a Story. FIRST ist eine führende globale Agentur für Markenerlebnisse, die Dienstleistungen in den Bereichen Content, Kreativität, digitale Technologie, Management & Lieferung sowie Daten & Insights anbietet. Seit 30 Jahren nutzen wir drei flexible Liefermodelle: Eingebettete Teams, Corporate Campus-Operationen und eine Full-Service-Agentur. Wir verwalten jährlich über 37.000 Veranstaltungen und Projekte in 110 Ländern und bedienen mehr als 130 Marken, die sich auf Fortune 500-Unternehmen in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Technologie, Gesundheitswesen, Medien und professionelle Dienstleistungen spezialisiert haben. FIRST ist Teil der größeren Encore-Familie von Unternehmen. Encore ist ein globaler Marktführer in der Veranstaltungsproduktion und -technologie. Konsistent für Exzellenz anerkannt, umfassen die jüngsten Auszeichnungen unter anderem die Auszeichnung als Chief Marketer Agency of the Year 2026 und den Ad Net Zero Award für Nachhaltigkeit.

Was Sie tun werden: Der Senior Space & Service Coordinator (Sr. SSC) wird unseren Kunden durch exzellentes operatives und logistisches Facility Management einen außergewöhnlichen Service bieten. Zusammen mit anderen Teammitgliedern von FIRST wird der Senior Space & Service Coordinator die Marke FIRST vor Ort innerhalb eines bekannten Technologieunternehmens vertreten. Der Sr. SSC wird sich auf Veranstaltungen mit erhöhtem Maß an Sichtbarkeit für Gastgeber und/oder Kunden konzentrieren, was ein tiefes Wissen über Angebote und Verfahren erfordert sowie die Fähigkeit, über organisatorische Ebenen hinweg zu kommunizieren. Die Rolle des Sr. SSC dient als allgemeine Wissensunterstützung für das größere SSC-Team sowie als Fachexperte für den SSC-Teamleiter durch zugewiesene Projekte.

Ihre Beiträge:

• Entgegennahme und Zuweisung von Veranstaltungsanfragen lokal (und/oder global, falls erforderlich), während Sie sich auf VIP- und ausgewählte Campusveranstaltungen spezialisieren, um: strategische Struktur für die Veranstaltungsaufnahme bereitzustellen und Personal- und Raumeinteilungen zu optimieren.
• Als zentrale Kontaktstelle zwischen SMM und Premier-Räumen fungieren.
• Wissen über Campusräume und deren Buchungsrichtlinien angemessen anwenden, um Veranstaltungsanfragen bestmöglich zu unterstützen.
• Wissen über Campusdienste und deren entsprechende Arbeitsabläufe anwenden, um eine hervorragende Servicebereitstellung für Veranstaltungsleiter sicherzustellen.
• Effektiv und zeitnah Informationen kommunizieren, die die Leistung jedes Stakeholders beeinflussen könnten, während Erwartungen gemanagt werden.
• Richtige Informationen sammeln und zusammenstellen, um die Genehmigungsanforderungen der Kunden vorherzusehen und intern ganzheitliche Lösungen zu empfehlen, um den Genehmigungsprozess sowohl für die Kunden als auch für die Veranstaltungsleiter zu optimieren.
• Mit relevanten Stakeholdern innerhalb von FIRST zusammenarbeiten, um komplexe Genehmigungen zu navigieren, komplexe Zeitpläne strategisch zu verwalten und die Genauigkeit der Informationen sicherzustellen.
• Ständig nach neuen Möglichkeiten suchen und Vorschläge machen, um den Aufnahmeprozess effizienter zu gestalten.
• Das SSC-Team durch Prozess-, Workflow- und Dokumentationsaktualisierungen unterstützen.
• Den Teamleiter bei Bedarf bei verschiedenen Projekten für das Team unterstützen.
• Die bereitgestellten relevanten Tools verwenden, um sicherzustellen, dass die Informationen jederzeit korrekt und genau eingegeben werden.

Was wir suchen:

• 1-2 Jahre relevante Erfahrung.
• Fließend in Englisch und Deutsch.
• Frühere Erfahrung im operativen oder logistischen Facility Management von Veranstaltungen.
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Entscheidungsträger und Problemlöser mit einer kollaborativen/teamorientierten Einstellung.
• Kreativ, lösungsorientiert und ein einfallsreicher Teamplayer.
• Anpassungsfähigkeit an Situationen und sich ständig ändernde Anforderungen.
• Detailgenauigkeit, Teamkontinuität und Datenmanagement.
• Exzellente Zeitmanagement- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Fähigkeit, komplexe Software zu erlernen.

Bei FIRST glauben wir, dass die Leidenschaft, Kreativität und das Engagement unserer Teams unseren Erfolg antreiben. Deshalb bieten wir eine Reihe von Vorteilen und Vergünstigungen an, um Ihr persönliches und berufliches Wachstum zu unterstützen:

• Persönlicher Freiwilligentag.
• 28 Tage Jahresurlaub.
• Wellness-Zuschuss.
• Kostenloser Zugang zu Headspace, Rocket Lawyer & Maven.
• Programm zur Unterstützung von Mitarbeitern (EAP).
• Mobiltelefonzuschuss.
• Globale Möglichkeiten: Mit einer Präsenz in 7 Ländern weltweit, einschließlich Hauptsitzen in London, New York und Singapur, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, an spannenden Projekten an verschiedenen Standorten zu arbeiten.

FIRST ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und Diskriminierung und Belästigung jeglicher Art verbietet. FIRST verpflichtet sich zu den Grundsätzen der Chancengleichheit für alle Mitarbeiter und zur Bereitstellung eines Arbeitsumfelds, das frei von Diskriminierung und Belästigung ist. Alle Beschäftigungsentscheidungen basieren auf geschäftlichen Bedürfnissen, Stellenanforderungen und individuellen Qualifikationen, ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion oder Glauben, nationale, soziale oder ethnische Herkunft, Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft), Alter, körperliche, geistige oder sensorische Behinderung, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität und/oder -ausdruck, Familienstand, Status der eingetragenen Partnerschaft oder häuslichen Partnerschaft, frühere oder gegenwärtige Militärdienst, familiäre Krankengeschichte oder genetische Informationen, familiärer oder elterlicher Status oder einen anderen Status, der durch die Gesetze oder Vorschriften an den Standorten, an denen wir tätig sind, geschützt ist. Wir stehen fest: FIRST wird keine Diskriminierung oder Belästigung aufgrund dieser Merkmale tolerieren. Wenn ein Kandidat das Gefühl hat, die Anforderungen der Rolle nicht erfüllen zu können, wenden Sie sich bitte an uns, um Anpassungen oder andere geeignete Rollen zu besprechen.