Space & Service Coordinator

Building a Brand Starts with a Story. FIRST ist eine führende globale Agentur für Markenerlebnisse, die Dienstleistungen in den Bereichen Content, Kreativität, digitale Technologie, Management & Lieferung sowie Daten & Insights anbietet. Seit 30 Jahren nutzen wir drei flexible Liefermodelle: Eingebettete Teams, Corporate Campus-Betrieb und eine Full-Service-Agentur. Jährlich verwalten wir über 37.000 Veranstaltungen und Projekte in 110 Ländern und bedienen mehr als 130 Marken, die sich auf Fortune 500-Unternehmen in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Technologie, Gesundheitswesen, Medien und professionelle Dienstleistungen spezialisiert haben.

Was Sie tun werden:

• Der Space & Service Coordinator wird durch exzellentes operatives und logistisches Facility Management einen außergewöhnlichen Service für unsere Kunden bieten.
• Verwaltung von Veranstaltungsanfragen für mehrere Standorte und Zuweisung von Veranstaltungs-/Besprechungsräumen zur optimalen Raumnutzung.
• Zuweisung von Teammitgliedern (Event Manager und Event Service Specialists) zu allen digitalen und physischen Veranstaltungsanfragen.
• Verantwortlich für die Verwaltung des zentralen Intake-Queues für alle physischen und digitalen Veranstaltungen in der Region.
• Überprüfung jeder Anfrage zur Bestimmung des Unterstützungsbedarfs und entsprechende Zuweisung.
• Sicherstellung, dass ein aktueller Kalender und Informationen für alle Besprechungs- und Veranstaltungsanfragen verfügbar sind.
• Einholung aller erforderlichen Informationen für den Genehmigungsprozess.
• Aktualisierung der Kommunikation und relevanten Informationen, einschließlich genehmigter Änderungen und dokumentierter Gespräche mit Event Hosts, Event Team Leads und Event Managern.
• Überwachung von Stornierungen, Raumnutzung und Raumverfügbarkeit zur Maximierung von Einnahmen und Kundenzufriedenheit.
• Überprüfung aller zugewiesenen Räume, um sicherzustellen, dass Event Leads effektiv mit den Geschäftseinheiten kommunizieren können.
• Effektive und zeitnahe Kommunikation mit dem internen Veranstaltungsteam über Informationen, die die Leistung jeder Gruppe beeinflussen könnten.
• Suche nach neuen Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung der Intake-Prozesse.
• Beitrag zu Berichten über Veranstaltungsvolumen, Teamkapazität und allgemeine Veranstaltungsdaten.

Was wir suchen:

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern in einem schnelllebigen Umfeld.
• Kreativer Problemlöser, einfallsreich, Teamplayer.
• Anpassungsfähigkeit an Situationen und sich ständig ändernde Anforderungen.
• Hochgradig organisiert mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen und strenge Fristen einzuhalten.
• Ausgezeichnete Zeitmanagement- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Ambitioniert und proaktiv mit einer ruhigen und flexiblen Herangehensweise an Drucksituationen.
• Erfahrung im Umgang mit großen und komplexen Datenbanken.
• Fließend in Englisch und Deutsch.
• Diese Rolle wird einem primären Standort zugewiesen, erfordert jedoch Flexibilität, um Unterstützung auf dem Campus zu leisten, wenn dies erforderlich ist.

Bei FIRST glauben wir, dass die Leidenschaft, Kreativität und das Engagement unserer Teams unseren Erfolg antreiben. Deshalb bieten wir eine Reihe von Vorteilen und Vergünstigungen, um Ihr persönliches und berufliches Wachstum zu unterstützen:

• Persönlicher Freiwilligentag
• Wellness-Zuschuss
• Kostenloser Zugang zu Headspace, Rocket Lawyer & Maven Employee Assistance Program (EAP)
• Mobiltelefonzuschuss
• Globale Möglichkeiten: Mit einer Präsenz in 7 Ländern weltweit, einschließlich Hauptsitzen in London, New York und Singapur, haben Sie möglicherweise die Gelegenheit, an spannenden Projekten an verschiedenen Standorten zu arbeiten.

FIRST ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und Diskriminierung und Belästigung jeglicher Art verbietet. FIRST verpflichtet sich zu den Grundsätzen der Chancengleichheit für alle Mitarbeiter und zur Bereitstellung eines Arbeitsumfelds, das frei von Diskriminierung und Belästigung ist.