Team Lead, Event Management

Building a Brand Starts with a Story. FIRST ist eine führende globale Agentur für Markenerlebnisse, die Dienstleistungen in den Bereichen Content, Kreativität, digitale Technologie, Management & Lieferung sowie Daten & Insights anbietet. Seit 30 Jahren nutzen wir drei flexible Liefermodelle: Eingebettete Teams, Corporate Campus-Betrieb und eine Full-Service-Agentur. Wir verwalten jährlich über 37.000 Veranstaltungen und Projekte in 110 Ländern und bedienen über 130 Marken, die sich auf Fortune 500-Unternehmen in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Technologie, Gesundheitswesen, Medien und professionelle Dienstleistungen spezialisiert haben.

Was Sie tun werden: Der Teamleiter Eventmanagement übernimmt eine Schlüsselrolle innerhalb der Organisation, indem er Kollegen führt und motiviert, um die Arbeitsbeziehungen zu verbessern und die Werte von FIRST sowie die Marke unserer Kunden zu verkörpern. Die Person stellt sicher, dass das Projektteam unseren Kunden durch exzellentes Projektmanagement und die Durchführung von Weltklasse-Veranstaltungen, die die Erwartungen der Kunden übertreffen, einen außergewöhnlichen Service bietet.

Ihre Beiträge:

• Koordination der Mitarbeiterzuweisungen und Arbeitslast für sowohl vor Ort als auch digitale Veranstaltungen.
• Überprüfung der Anfragen des Event-Intake-Teams und Bestätigung von Räumen, Genehmigungen und anderen relevanten Informationen vor der Zuweisung.
• Beratung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen für bestimmte hochkarätige Gruppen und Überwachung der Durchführung größerer Veranstaltungen.
• Unterstützung und Koordination der Durchführung von Veranstaltungen nach Bedarf.
• Bearbeitung von Veranstaltungseskalationen.
• Verwaltung monatlicher Prüfberichte, die vom Kunden und dem internen Management gefordert werden.
• Partnerschaft mit dem Kunden bei verschiedenen strategischen Initiativen und Projekten.
• Direkte Leitung eines Teams von direkten Berichten.
• Entwicklung, Mentoring und kontinuierliches Feedback an Teammitglieder.
• Überwachung der Arbeitslast des Teams und Unterstützung bei der täglichen Kapazitäts- und Druckpunktverständnis.
• Verwaltung von Urlaubsplänen und Überprüfung aller Spesenabrechnungen.
• Überwachung des Onboarding-/Offboarding-Prozesses für alle Mitarbeiter.
• Sicherstellung, dass das Team die Standardarbeitsanweisungen und Compliance-Prozesse einhält.
• Förderung der Kommunikation mit allen Teammitgliedern zur Gewährleistung maximaler Effizienz.
• Partnerschaft mit FIRST People & Culture bei allen Unternehmensinitiativen, Rekrutierung und Mitarbeiterangelegenheiten.
• Sicherstellung positiver Beziehungen zu den Kunden.
• Ermutigung und Motivation des Teams, sich über Best Practices und Dienstleistungen zu informieren und proaktiv Ideen und kreative Lösungen einzubringen.

Was wir suchen: Diese Position erfordert mindestens 8-10 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle. Fließend in Deutsch und Englisch. Starke Fähigkeiten im Management von Menschen mit der Fähigkeit, durch Vorbild zu führen. Diese Rolle wird einem primären Standort zugewiesen, erfordert jedoch Flexibilität, um Unterstützung auf dem Campus zu leisten. Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten auf allen Ebenen. Entscheidungsfähigkeit und Problemlösungsfähigkeiten mit einer kooperativen/teamorientierten Einstellung. Positive und fürsorgliche Herangehensweise an das Teammanagement. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern in einem schnelllebigen Umfeld. Kreativer Problemlöser, einfallsreich, Teamplayer. Anpassungsfähigkeit an Situationen und sich ständig ändernde Anforderungen. Hochgradig organisiert mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen, um strenge Fristen einzuhalten. Ausgezeichnete Zeitmanagement- und Multitasking-Fähigkeiten. Ambitioniert und proaktiv mit einer ruhigen und flexiblen Herangehensweise an den Umgang mit Druck. Erfahrung in der Arbeit mit großen und komplexen Datenbanken. Übernahme der Verantwortung für die eigene Umgebung, Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und Gewährleistung sauberer, ordentlicher Umgebungen.