Team Lead, Event Management

FIRST ist eine führende globale Markenagentur, die Dienstleistungen in den Bereichen Content, Kreativität, digitale Technologie, Management & Lieferung sowie Daten & Insights anbietet. Seit 30 Jahren nutzen wir drei flexible Liefermodelle: Eingebettete Teams, Corporate Campus-Operationen und eine Full-Service-Agentur. Jährlich verwalten wir über 37.000 Veranstaltungen und Projekte in 110 Ländern und bedienen mehr als 130 Marken, die sich auf Fortune 500-Unternehmen in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Technologie, Gesundheitswesen, Medien und professionelle Dienstleistungen spezialisiert haben.

Rollenübersicht

Der Teamleiter Eventmanagement wird ein Team leiten und motivieren, um erstklassige Veranstaltungen zu liefern und außergewöhnlichen Service für die Kunden durch exzellentes Projektmanagement sicherzustellen. Die Rolle umfasst die Verwaltung von Mitarbeiterzuweisungen, die Überprüfung von Veranstaltungsanfragen, Beratung bei der Planung, das Handling von Eskalationen, das Management von Prüfberichten, die Partnerschaft bei strategischen Initiativen und das direkte Teammanagement.

Verantwortlichkeiten

• Koordination von Mitarbeiterzuweisungen und Arbeitslast für vor Ort und digitale Veranstaltungen.
• Überprüfung von Veranstaltungsanfragen, Bestätigung von Räumen, Genehmigungen und anderen relevanten Informationen vor der Zuweisung.
• Beratung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen für hochkarätige Gruppen und Überwachung von Großveranstaltungen.
• Unterstützung und Koordination der Durchführung von Veranstaltungen nach Bedarf.
• Bearbeitung von Veranstaltungseskalationen.
• Management der monatlichen Prüfberichte, die vom Kunden und dem internen Management benötigt werden.
• Partnerschaft mit dem Kunden bei strategischen Initiativen und Projekten.
• Direkte Leitung eines Teams von direkten Berichten.
• Entwicklung, Mentoring und kontinuierliches Feedback an Teammitglieder.
• Überwachung der Arbeitslast zur Gewährleistung des Kapazitätsbewusstseins und der Anleitung zu Teamveranstaltungen.
• Management von Urlaubsplänen und Überprüfung von Spesenabrechnungen.
• Überwachung der Onboarding-/Offboarding-Prozesse für alle Mitarbeiter.
• Sicherstellung, dass das Team die Standardarbeitsanweisungen und Compliance-Prozesse einhält.
• Förderung einer effektiven Kommunikation mit allen Teammitgliedern.
• Partnerschaft mit FIRST People & Culture in Bezug auf Rekrutierung und Mitarbeiterangelegenheiten.
• Aufrechterhaltung positiver Beziehungen zu Kunden und Sicherstellung der Wertschöpfung.
• Förderung proaktiven Wissens über Best Practices und kreative Lösungen.

Qualifikationen

• Mindestens 8-10 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle.
• Fließend in Deutsch und Englisch.
• Starke Fähigkeiten im Menschenmanagement, Vorbildfunktion.
• Flexibilität, um je nach Bedarf an verschiedenen Standorten eingesetzt zu werden.
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten auf allen Ebenen.
• Entscheidungsträger und Problemlöser mit einer kooperativen Teamplayer-Einstellung.
• Positive, fürsorgliche Herangehensweise an das Teammanagement.
• Erfahrung in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mit Stakeholdern in einem schnelllebigen Umfeld.
• Kreativ, einfallsreich und anpassungsfähig an sich ändernde Anforderungen.
• Hochgradig organisiert, in der Lage, mehrere Aufgaben zu bewältigen und strenge Fristen einzuhalten.
• Exzellente Zeitmanagement- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Ambitioniert, proaktiv, ruhig und flexibel unter Druck.
• Erfahrung in der Arbeit mit großen und komplexen Datenbanken.
• Engagement für Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und die Aufrechterhaltung eines sauberen Arbeitsplatzes.

Chancengleichheit

FIRST ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und Diskriminierung und Belästigung jeglicher Art verbietet. FIRST verpflichtet sich zu den Grundsätzen der Chancengleichheit für alle Mitarbeiter und zur Bereitstellung eines Arbeitsumfelds, das frei von Diskriminierung und Belästigung ist. Alle Beschäftigungsentscheidungen basieren auf geschäftlichen Bedürfnissen, Stellenanforderungen und individuellen Qualifikationen, ohne Rücksicht auf Rasse, Farbe, Religion oder Glauben, nationale, soziale oder ethnische Herkunft, Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft), Alter, körperliche, geistige oder sensorische Behinderung, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität und/oder -ausdruck, Familienstand, Status der zivilen Partnerschaft oder andere gesetzlich geschützte Merkmale. FIRST wird Diskriminierung oder Belästigung aufgrund dieser Merkmale nicht tolerieren. Wenn Sie sich nicht in der Lage fühlen, die Anforderungen der Rolle zu erfüllen, wenden Sie sich bitte an uns, um Anpassungen oder andere geeignete Rollen zu besprechen.