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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwandle unser Büro in einen kreativen Hub und manage spannende Events.
- Arbeitgeber: Fiskaly, ein innovatives B2B-Unternehmen mit Fokus auf digitale Lösungen.
- Mitarbeitervorteile: 25 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Dynamisches Team mit Raum für persönliches Wachstum und Verantwortung.
- Warum dieser Job: Gestalte eine positive Arbeitsumgebung und arbeite an realen, bedeutungsvollen Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Büro- oder Eventmanagement und technologische Affinität.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Standort: Wien
Sprachliche Anforderungen: Englisch, Deutsch (C1-Niveau). Jede andere europäische Sprache ist von Vorteil.
Erfahrungsanforderungen: 3-5 Jahre Berufserfahrung als Büroleiter/in
Beschäftigungsart: Kein Freelancing, All-in-Vertrag
Arbeitsmodell: Vor Ort
Die Rolle: Sie verwandeln unser Büro in mehr als nur einen Arbeitsplatz; Sie machen es zu einem Zentrum für Kreativität und Verbindung. Ihre Rolle ist eine Mischung aus operativer Exzellenz, kultureller Verantwortung und digitaler Produktivität. Sie arbeiten nicht nur hart; Sie arbeiten smart und nutzen Technologie, um Ihre Wirkung zu verstärken.
Was Sie tun werden:
- Bürooperationen (unterstützt durch Technologie): Verwalten Sie die täglichen Abläufe in der Mariahilfer Straße. Von der Türzugangskontrolle bis zur Kaffeeversorgung stellen Sie sicher, dass die physische Umgebung einwandfrei ist.
- Intelligentes Lieferantenmanagement: Sie sind der Hauptansprechpartner für Vermieter und Lieferanten. Sie nutzen KI-Tools, um Verträge schnell zusammenzufassen, professionelle deutsche Korrespondenz zu entwerfen und Angebote effizient zu vergleichen.
- Onboarding-Erfahrung: Bereiten Sie Schreibtische und Willkommenspakete für neue "fiskalyers" vor und sorgen Sie für einen warmen, organisierten Start.
- Gesundheit & Sicherheit: Stellen Sie die Einhaltung der österreichischen Arbeitssicherheitsvorschriften sicher und fungieren Sie als Ersthelfer für Bürobedürfnisse.
- Veranstaltungsmanagement & Kultur: Planen Sie legendäre interne Veranstaltungen (Fiskalypubs, Sommerpartys, Offsites). Nutzen Sie Generative AI, um einzigartige Themen zu brainstormen, Moodboards zu erstellen und ansprechende interne Einladungen zu entwerfen.
- Reise & Logistik: Unterstützen Sie internationale Teammitglieder bei Reisebuchungen und nutzen Sie moderne Tools zur Optimierung von Reiserouten.
- Administrative Fähigkeiten: Verwalten Sie das Bürobudget für Vorräte und Veranstaltungen und nutzen Sie Excel/Notion AI-Funktionen, um Ausgabemuster zu verfolgen und zukünftige Bedürfnisse vorherzusagen.
- Inbox Zero: Bearbeiten Sie eingehende Post und allgemeine Anfragen und nutzen Sie LLMs, um schnelle, höfliche und präzise Antworten in Deutsch und Englisch zu entwerfen.
Was Sie mitbringen:
- Erfahrung: 2+ Jahre in Büroverwaltung, Veranstaltungsplanung oder Gastgewerbe.
- KI- & Technologiefähigkeiten: Sie sind ein Frühadopter und fühlen sich wohl dabei, KI-Tools zu nutzen, um Schreib-, Übersetzungs- und Ideationsaufgaben zu beschleunigen.
- Sprachkenntnisse: Sie sprechen fließend Deutsch (wichtig für die österreichische Bürokratie/Lieferanten) und fließend Englisch (unsere Unternehmenssprache).
- Die "Gastgeber"-Mentalität: Sie helfen gerne Menschen und erkennen Bedürfnisse, bevor es jemand anderes tut.
- Organisationsprofi: Sie lieben Listen, Zeitpläne und klare Prozesse. Multitasking gibt Ihnen Energie, anstatt Sie zu erschrecken.
Was wir bieten:
- Ein Team, das Ihnen Raum zum Wachsen, zur Übernahme von Verantwortung und zum Lernen durch Ausprobieren gibt.
- 25 Urlaubstage pro Jahr, wenn Sie in Österreich ansässig sind.
- Flexible Arbeitszeiten und ein hybrides Arbeitsmodell.
- Budget für persönliche und berufliche Entwicklung.
- Hardware Ihrer Wahl (Windows, Linux oder Mac).
- Eine Unternehmenskultur, die Klarheit, Wohlbefinden und gute Arbeit über Lärm schätzt.
Warum fiskaly? Wir arbeiten an echten Problemen, die Auswirkungen haben, nicht an Eitelkeitsprojekten. Unser Team ist pragmatisch, direkt und konzentriert sich darauf, solide Technologie für eine Branche zu entwickeln, die sie benötigt. Uns interessiert, wie Dinge funktionieren, nicht wie sie auf dem Papier aussehen. Wenn das mit Ihnen übereinstimmt, werden Sie wahrscheinlich Freude daran haben, hier zu arbeiten.
Office & Event Manager (all genders) Arbeitgeber: fiskaly
Kontaktperson:
fiskaly HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office & Event Manager (all genders)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze LinkedIn, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Schicke ihnen eine Nachricht und stelle Fragen zu ihrem Job oder dem Unternehmen. So zeigst du Interesse und baust wertvolle Beziehungen auf.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten an die spezifischen Anforderungen der Stelle anpasst. Denk daran, auch Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung einzubringen, die zeigen, wie du die Herausforderungen meistern kannst.
✨Tipp Nummer 3
Nutze unsere Website, um dich direkt zu bewerben! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die Möglichkeit, dich über aktuelle Stellenangebote und Unternehmensneuigkeiten zu informieren.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Persönlichkeit! Bei Events oder Networking-Veranstaltungen kannst du dich von deiner besten Seite zeigen. Sei offen, freundlich und bereit, neue Kontakte zu knüpfen. Das kann dir helfen, im Gedächtnis zu bleiben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office & Event Manager (all genders)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Anforderungen erfüllen, sondern auch gut ins Team passen.
Mach es klar und präzise!: Halte deine Bewerbung übersichtlich und auf den Punkt. Verwende klare Sprache und strukturiere deine Informationen so, dass wir schnell einen Überblick über deine Erfahrungen und Fähigkeiten bekommen.
Zeig deine Begeisterung!: Lass uns wissen, warum du bei fiskaly arbeiten möchtest. Deine Leidenschaft für die Rolle und das Unternehmen kann den Unterschied machen und uns zeigen, dass du wirklich motiviert bist.
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und effizient bearbeiten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei fiskaly vorbereitest
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Werte und die Kultur von fiskaly. Schau dir ihre Website an, lies über ihre Mission und überlege, wie du zu dieser Kultur beitragen kannst. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und dich mit dem Unternehmen identifizieren kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office Management und Event Planning demonstrieren. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Technologie nutzen
Da die Rolle technologische Kompetenz erfordert, sei bereit, über deine Erfahrungen mit AI-Tools und Software wie Slack, Google Workspace oder Notion zu sprechen. Überlege dir, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast, um Prozesse zu optimieren oder Probleme zu lösen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamdynamik, zu den Erwartungen an die Rolle oder zu zukünftigen Projekten sein. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, herauszufinden, ob das Unternehmen gut zu dir passt.