Hausverwalter/in vor Ort (m/w/d) – Berlin, Teilzeit 50 %

Fit Laren Management GmbH verwaltet einen eigenen Immobilienbestand mit Wohn- und Geschäftshäusern in Berlin. Wir haben die Verwaltung bewusst aus der Fremdverwaltung zurückgeholt und bauen eine moderne, digitale Eigenverwaltung auf. Unser Motto: Eigenverwaltung. Wir vertreten die Interessen des Eigentümers konsequent, als wäre es das Eigene.

Ihre Rolle: Sie sind das Gesicht der Hausverwaltung vor Ort. Buchhaltung, Mieterkonten, Mahnwesen und Nebenkostenabrechnung übernimmt unser kaufmännisches Back-Office in Bremen. So konzentrieren Sie sich auf Objekte, Wohnungen und Menschen. Sie kennen jedes Objekt und jede Wohnung, sprechen mit den Mietern und sorgen dafür, dass Mängel schnell, wirtschaftlich und in guter Qualität behoben werden. Sie leiten Anfragen nicht einfach weiter. Sie sehen sich jede Situation selbst an, setzen Prioritäten und entscheiden über das weitere Vorgehen. Größere Entscheidungen bereiten Sie so für den Eigentümer vor, dass er schnell entscheiden kann.

Ihre Aufgaben:

• Objekte und Wohnungen: Bestandsaufnahme der Objekte: Zustand, Technik, offene Punkte; regelmäßige Wohnungssichtungen mit Zustandsprotokoll; Wohnungsübergaben und Rücknahmen: Kontrolle, Abnahme, Protokoll, Zählerstände, Schlüssel, Hinweise für einen möglichen Kautionseinbehalt.
• Vermietung und Mieter: Vermietung freier Einheiten: Besichtigungen, Vorauswahl der Mietinteressenten und Entscheidungsvorlage mit den 5 geeignetsten Kandidaten; die finale Entscheidung trifft der Eigentümer; Mieterkommunikation per Telefon, E-Mail und vor Ort; Prüfung möglicher unberechtigter Untervermietung.
• Mängel, Dienstleister und Vergabe: jeden gemeldeten Mangel selbst ansehen, vor Ort oder anhand von Fotos, und nach Dringlichkeit einordnen (Triage); Vergabe von Aufträgen an das eigene Bauteam oder, nach eigener Vorprüfung, an externe Fachfirmen – eigenverantwortlich bis zu einer festen Wertgrenze; Überwachung von Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege, Handwerkern und Dienstleistern, einschließlich Qualitätskontrolle; Management von Versicherungsschäden: Prüfung, ob die Versicherung den Schaden deckt, Meldung, Dokumentation und Nachverfolgung bis zum Abschluss.
• Sicherheit und Pflichten: Einhaltung der gesetzlichen Prüf- und Wartungspflichten je Objekt: Fristen überwachen, Prüfungen beauftragen, Mängel nachverfolgen.
• Dokumentation und Zusammenarbeit: lückenlose Dokumentation aller Vorgänge in Immocloud und Nextcloud; laufende Abstimmung mit dem kaufmännischen Back-Office in Bremen.
• Entscheidungen vorbereiten: entscheidungsreife Vorlagen für den Eigentümer: das Wesentliche erkennen, Optionen mit Kosten darstellen, eine Empfehlung geben.

Arbeitsweise und Rahmen:

• Umfang: Teilzeit 50 % (ca. 20 Stunden pro Woche).
• Einsatzort: hauptsächlich Berlin; Grabow, Lunden und weitere Standorte regelmäßig, etwa ein- bis zweimal im Monat.
• Präsenz: vor Ort, nicht remote: ansprechbar und verantwortlich an den Objekten.
• Reaktionszeit: Rückmeldung an Mieter spätestens nach 3 Tagen, Notfälle sofort.
• Freigabe: gestuft nach Auftragswert: kleinere Aufträge eigenständig; mittlere eigenständig mit Angebotsvergleich, dokumentiert im Ticket; darüber Entscheidungsvorlage an den Eigentümer; im Notfall Sofortmaßnahmen zur Gefahrenabwehr, Meldung am selben Tag. Die Wertgrenzen werden im Arbeitsvertrag festgelegt.
• Systeme: Vorgänge und Tickets in Immocloud, Ablage in Nextcloud, KI-gestützte Werkzeuge.
• Zusammenarbeit: Verwaltung und Buchhaltung in Bremen (Vorgänge, Rechnungen, Mieterkonten), eigenes Bauteam in Berlin.
• Berichtet an: Eigentümer.

Ihr Profil:

• Voraussetzungen: abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Immobilienkaufmann/-frau oder eine technische Ausbildung bzw. Meisterbrief im Handwerk, alternativ Berufserfahrung als Mitarbeiter/in einer Hausverwaltung; Kenntnis der gesetzlichen Prüf- und Wartungspflichten für Wohn- und Geschäftshäuser; technisches Verständnis für Gebäude und Haustechnik (Heizung, Sanitär, Elektro, Bausubstanz); Führerschein Klasse B; sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Werkzeugen.
• Von Vorteil: Erfahrung mit Wohnungsübergaben, Vermietung und Schadensabwicklung mit Versicherungen; Erfahrung mit Verwaltungssoftware, z. B. Immocloud; Meisterbrief im Handwerk oder bautechnische Vorkenntnisse.
• Persönliche Stärken: Kostenbewusstsein; Eigenverantwortung; Lösungsorientierung; Technisches Verständnis; Prioritäten setzen (Triage); Das Wesentliche vermitteln; Klare Kommunikation.

Was wir bieten:

• eine verantwortungsvolle Rolle mit echtem Entscheidungsspielraum;
• kurze Wege und direkte Abstimmung mit dem Eigentümer;
• Mitgestaltung beim Aufbau einer modernen, KI-gestützten Eigenverwaltung;
• ein eigenes Bauteam, das Mängel schnell umsetzt;
• Festgehalt plus erfolgsabhängige Prämie, gekoppelt an Vermietung, schnelle Mängelbehebung und eingehaltene Prüffristen.

Bewerbung: Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihre Zeugnisse an office@fitlaren.gmbh, Fit Laren Management GmbH. Nennen Sie uns gern Ihre Gehaltsvorstellung und Ihren frühesten Eintrittstermin. Wir freuen uns auf Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.