Chief of Staff (m/w/d)

Einleitung Wir sind ein Software-as-a-Service (SaaS) Anbieter, welcher Fuhrparkmanagement und CarSharing Lösungen in über 28 Ländern vertreibt. Das Herzstück von fleetster ist die ausgeklügelte Software-Plattform mit über 100.000 Nutzern in 9 Sprachen – wir arbeiten täglich daran, neue Features zu entwickeln und unseren Kunden den Fuhrpark-Alltag so einfach wie möglich zu gestalten. ‘Stop starting, start finishing!’ Das könnte von dir sein? Dann bist du richtig bei uns! Wenn du auch im größten Chaos den Überblick behältst, erst bei Herausforderungen zu Höchstform aufläufst und Erfahrungen in schnell wachsenden Unternehmen hast, suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als unseren neuen Chief of Staff. ‘You make things happen’ – und packst da mit an, wo es nötig ist. Als Generalist und erfahrener Projektprofi treibst du wichtige Kundenprojekte sowie strategische, interne Initiativen eigenverantwortlich voran und bringst diese zum erfolgreichen Abschluss. Zudem hältst du unserem CEO im Tagesgeschäft den Rücken frei und bist dir für nichts zu schade. Aufgaben Strukturierung und Steuerung interner Projekte: Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Geschäft und weiteren Bereichen, wie Datenanalysen, Budgetplanung & Controlling, Legal, Operations, BPMN Verantwortung für strategische Projekte, beispielsweise Erreichung einer Zertifizierung (z.B. ISO27001), Prozessverbesserung im Customer Success oder optimiertes Onboarding neuer Mitarbeitenden Projektplanung, -leitung und -management: Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller aktuellen Projekte Hands-on Projektmanager, u.a. Überwachung wichtiger Meilensteine und Ressourcen, Koordination von Kunden- und Projektpartnern und Sicherstellung der Kundenzufriedenheit Ansprechperson für externe Kunden und interne Teams Updates und Einbindung aller Stakeholder sowie angemessene Berücksichtigung ihrer Anliegen und Bedürfnisse Verantwortung von HR-Maßnahmen und Prozessen: Big Picture der Kompetenzen, Performance und Belange aller Mitarbeitenden Planung der fachlichen und disziplinarischen Führung und Unterstützung des CEO und der Führungskräfte Bindeglied zwischen CEO und Mitarbeitenden Qualifikation Startup/Scaleup-Erfahrung : Erfahrung in einer Verantwortungsposition in einem schnell wachsenden Startup Fähigkeit, Strukturen und Prozesse hartnäckig aufzubauen und einzuführen Generalist & Projektprofi: Nachweisliche Erfolge in Projektleitung und Projektmanagement (inkl. Tools) Tiefere Erfahrung in den Bereichen BPMN, Operations, Datenanalyse, Legal inkl. Budgetverwaltung Unternehmerisches Denken mit Fokus auf Entwicklung kreativer Lösungen Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer umsetzungsorientierten Rolle mit hoher Eigenverantwortung, z.B. Customer Success, Chief of Staff, PMO, Beratung, Projektleitung Ausgeprägte Anpack-Mentalität: im Zweifel selbst Hand anlegen und umsetzen Souveränes Auftreten & Auge für Qualität Sicheres Auftreten und Kompetenz in Kundeninteraktionen und bei der Koordination von Projekten Hang zum Perfektionismus, denn bei fleetster macht gute Qualität den Unterschied, ob unsere Kunden zufrieden sind und wir erfolgreich bleiben Sprachkenntnisse: Deutsch auf Muttersprachenniveau Sicheres Englisch aufgrund unseres internationalen Teams Benefits Bonus-System für erfolgreich erledigte Projekte, die das Unternehmen weiterbringen Stabiles, von Investoren unabhängiges Scaleup-Unternehmen mit nachhaltigem Wachstum, indem du dein volles Potenzial in unsere aufregende Wachstumsphase einbringen kannst Zukunftsorientiertes, innovatives Arbeitsumfeld in unserem Büro in München Leistungskultur ohne Ellbogen im Team Möblierte Firmenwohnungen in Office-Nähe Noch ein paar Worte zum Schluss Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Ein Anschreiben ist optional. Dein CV (oder LinkedIn-Profil-Link) hilft uns ein erstes Bild von dir zu bekommen.