Office Manager/in (m/w/d)

Du übernimmst die zentrale Telefonannahme für allgemeine Anrufe, ordnest Anliegen ein und leitest diese strukturiert an die richtigen internen Ansprechpartner weiter. Du betreust den Empfang am Standort sowie die Annahme und Verteilung von Post und Paketen. Du unterstützt im allgemeinen Office Management und sorgst dafür, dass der Büroalltag, zentrale Bürobereiche, Besprechungsräume, Küchen und Gemeinschaftsflächen reibungslos funktionieren. Du koordinierst externe Dienstleister wie Hausverwaltung, Gebäudemanagement, Handwerker und Reinigungsdienst bei organisatorischen Themen, Mängelanzeigen und Reparaturen. Du übernimmst organisatorische Alltagstätigkeiten wie das Auffüllen von Verbrauchsmaterialien, den Einkauf von Milch, Kaffee und Bürobedarf sowie die Reinigung und Pflege der Kaffeemaschine. Du bereitest Besprechungsräume vor und unterstützt bei Bewirtung, Catering sowie der Betreuung von Gästen, Kunden, Technikern und Partnern. Du unterstützt bei Reisebuchungen, saisonaler Bürodekoration, kleinen internen Anlässen sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben innerhalb von People & Culture.

Deine Voraussetzungen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation ist wünschenswert.
• Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Sekretariat, Assistenzbereich, Kundenservice oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Rolle ist von Vorteil.
• Auch ein Quereinstieg ist möglich, wenn Du Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung mitbringst.
• Du besitzt gute Kenntnisse in MS Office und arbeitest sicher mit Outlook, Teams und digitalen Tools.
• Du telefonierst gerne, trittst freundlich und verbindlich auf und kannst Anliegen schnell einordnen.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Du hast ein gutes Gespür für Prioritäten und erkennst, wann Themen weitergegeben oder nachgehalten werden müssen.
• Führerschein Klasse B (Aufgrund unserer schlechten Erreichbarkeit mit dem ÖPNV an unserem Standort in Unna).

Welche persönlichen Eigenschaften benötigst Du?

• Du hast eine hohe Serviceorientierung und Freude daran, anderen Menschen weiterzuhelfen.
• Du kommunizierst freundlich, klar und verbindlich – am Telefon, per Mail und persönlich.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, sorgfältig und zuverlässig.
• Du erkennst Aufgaben selbstständig und packst pragmatisch mit an.
• Du hast keine Berührungsängste gegenüber praktischen Office-Aufgaben und verstehst, dass ein funktionierender Büroalltag viele kleine, aber wichtige Tätigkeiten umfasst.
• Du bist belastbar, diskret und kannst mit unterschiedlichen Ansprechpartnern professionell umgehen.
• Du bringst Organisationstalent, Flexibilität und eine lösungsorientierte Arbeitsweise mit.
• Du hast Freude daran, als zentrale Schnittstelle im Unternehmen sichtbar und unterstützend tätig zu sein.

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• Arbeitszeit: Vollzeit, 40 Std. / Woche
• Arbeitsort: Lindemannstraße 79, Dortmund, gelegentlich auch Heinrich Hertz Straße 10, Unna
• Kostenfreie PKW-Stellplätze für Mitarbeiter
• Zusätzliche Benefits für Mitarbeiter: Betriebsrente, Vermögenswirksame Leistungen, Shopping Card, betriebliches Gesundheitsmanagement, Essensbezuschussung, Unfallversicherung 24/7 weltweit, Teambuilding und vieles mehr
• Gesundes Arbeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Kita-Zuschuss
• Corporate Benefits Portal
• Vermögenswirksame Leistungen
• Unfallversicherung 24/7 weltweit
• Und vieles mehr!