Recruiting Coordinator

Firmenbeschreibung

Unser Beruf und unsere Leidenschaft «HR-Management». Als erfolgreiches zertifiziertes Personaldienstleistungsunternehmen mit 47 Filialen und über 250 Mitarbeitenden in der Schweiz, pflegt die Flexsis AG seit 1997 mit ihren spezialisierten Divisionen zu einer Vielzahl von Unternehmen und KandidatInnen eine partnerschaftliche Kooperation in den Bereichen Personalverleih / Contracting und Dauerstellen.

Für unseren Mandanten mit Sitz in Zürich-Oerlikon, ein international tätiges Unternehmen aus der Industrie, suchen wir für einen langfristigen temporären Einsatz eine durchsetzungsfähige Fachkraft als Recruiting Coordinator.

Jobbeschreibung

Wir suchen einen eigenverantwortlichen und detailorientierten Recruiting Coordinator (auf Vertragsbasis), der als operativer Motor unseres Talent-Acquisition-Prozesses fungiert. In dieser Rolle verantworten Sie den gesamten Ablauf der Terminplanung sowie das Candidate-Experience-Management für unsere wachsenden Teams in den Bereichen Engineering, KI und Operations. Dabei beschränken Sie sich nicht auf die reine Kalenderverwaltung; Sie stellen einen reibungslosen Ablauf des Einstellungsprozesses sicher, sorgen für eine positive Candidate Experience und unterstützen Hiring Manager bei der Koordination komplexer, mehrstufiger Auswahlgespräche.

• Eigenständige Planung und Koordination mehrstufiger Interview-Prozesse (technische Vorab-Checks, vertiefende Fachgespräche, Präsentationen vor Gremien sowie On-Site-Interviewrunden) unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen und der vollen Terminkalender der Engineering-Teams.
• Engagierte Betreuung der Kandidaten als zentraler Ansprechpartner während des gesamten Bewerbungsprozesses; Sicherstellung, dass sich die Kandidaten in jeder Phase willkommen, gut informiert und optimal vorbereitet fühlen.
• Betreuung der Kandidaten vor Ort in unserem Büro - von der Raumkoordination und dem Empfang der Gäste über die Vorbereitung der Präsentationsbereiche bis hin zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs.
• Gewährleistung einer präzisen Datenpflege im Bewerbermanagementsystem (ATS), Nachverfolgung des Kandidatenstatus, Aktualisierung von Gesprächsnotizen sowie Sicherstellung zeitnaher Rückmeldungen durch die Interview-Gremien.
• Übernahme der operativen und logistischen Organisation von Karrieremessen, Recruiting-Events an Hochschulen (ETH Zürich) sowie Employer-Branding-Initiativen, einschließlich der Steuerung von Dienstleisterbeziehungen und der Logistik vor Ort.
• Identifikation von Engpässen bei der Terminplanung, der Verfügbarkeit von Interview-Panels oder den Feedback-Schleifen für Kandidaten sowie proaktive Unterbreitung von Verbesserungsvorschlägen zur Beschleunigung des Einstellungsprozesses.

Gesuchtes Profil

• Erfahrung in der Bewältigung komplexer Terminplanungen - auch bei hohem Arbeitsaufkommen, engen Fristen und über verschiedene Zeitzonen hinweg.
• Hohes Maß an Eigenverantwortung und Initiative. Sie warten nicht auf Anweisungen. Wenn Sie Engpässe bei der Terminierung, fehlende Feedback-Schleifen oder Terminkonflikte bemerken, ergreifen Sie proaktiv Maßnahmen zur Lösung.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten. Sie kommunizieren schriftlich wie mündlich äußerst professionell, empathisch und klar.
• Sie arbeiten äußerst sorgfältig und präzise und gehen absolut diskret mit sensiblen Bewerberdaten sowie Vertragsdetails um.
• Sie fühlen sich in einem schnelllebigen Technologieumfeld wohl und bewahren auch bei wechselnden Prioritäten Ruhe, Organisation und Flexibilität.

Bonus:

• Einschlägige Erfahrung als Recruiting Coordinator, HR Coordinator oder Executive Assistant in einem wachsenden Technologieunternehmen oder einem dynamischen Unternehmensumfeld.
• Kenntnisse moderner Bewerbermanagement-Systeme (z. B. Lever, Greenhouse, BambooHR).
• Fließende Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse sind von Vorteil, um die Koordination von Bewerberprozessen vor Ort in Zürich zu erleichtern und gleichzeitig unser globales Team zu unterstützen.

Es erwartet Sie eine interessante Stelle in einem modernen und attraktiven Unternehmen mit fortschrittlichen Anstellungsbedingungen. Gerne erwarten wir Ihre vollständige Bewerbung mit aktuellem Foto, bevorzugt in elektronischer Form.