Executive Assistant to the CEO & Office Manager (m/w/d) CEO Office Executive Assistant to the C[...]

News von Flip Forward 2025: Flip Intelligence ist live und wir haben $28 Mio. für noch mehr KI-Power im operativen Bereich erhalten

Bei Flip wollen wir die Welt der Frontline-Worker revolutionieren und ihnen eine Stimme geben! Werde jetzt ein Flip Game Changer und arbeite mit einem unschlagbaren Team daran, dass alle Mitarbeitenden, ganz gleich wo sie arbeiten, Zugang zu ihren unternehmensinternen Informationen haben. Bist du bereit, das Arbeitsleben von Millionen von Menschen zu transformieren? Dann komm zu uns!

Damit ein dynamisches Unternehmen wie Flip erfolgreich sein kann, braucht es mehr als ein starkes Produkt: Es braucht Struktur, Klarheit – und Menschen mit Überblick, die Verantwortung übernehmen, bevor andere merken, dass es nötig ist.

Als Executive Assistant & Office Manager übernimmst du eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft unseres CEOs Benedikt und sorgst gleichzeitig für einen reibungslosen Ablauf im gesamten Office. Du bist nah dran an strategischen Themen, gibst Orientierung in einem dynamischen Umfeld und hältst unseren CEO und das Team handlungsfähig.

Diese Rolle ist ideal für Personen mit langjähriger Berufserfahrung, die operative Exzellenz mit Diskretion, Souveränität und Verbindlichkeit verbinden – und Lust haben, das Office Management bei Flip aktiv mitzugestalten.

Das erwartet dich bei uns

• Du bist Sparringspartner:in und Vertraute:r für unseren CEO – du priorisierst, koordinierst und sorgst dafür, dass der Fokus bleibt.
• Du managst einen komplexen Kalender, bereitest wichtige Meetings vor und kümmerst dich um die Nachverfolgung von Entscheidungen.
• Du übernimmst E-Mail-Management, Korrespondenz, Spesen und Belegorganisation.
• Du hältst Kommunikationsflüsse klar und effizient – z.B. durch Briefings, Zusammenfassungen und Follow-ups.
• Du planst und organisierst Geschäftsreisen (inkl. Reiseunterlagen, Buchungen, Transport) sowie interne Formate wie Flip-Meetings, Team-Offsites oder Leadership-Treffen.
• Du sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem man gerne arbeitet – mit allem, was dazugehört: Getränke, Supplies, Pflanzen, Post & Pakete.
• Du bist zentrale:r Ansprechpartner:in für alles rund ums Gebäude, Gäste, Lieferanten und unsere Coworking Spaces.
• Du koordinierst interne Events, kleinere Umbauten oder Umzüge – von der Planung bis zur Umsetzung.
• Du schaffst Struktur und verbesserst Abläufe, wo nötig – pragmatisch, lösungsorientiert und mit einem guten Auge fürs Detail.

Das bringst du mit

• 5+ Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle – z.B. als Executive Assistant, Teamassistenz oder Office Manager:in in einem dynamischen, anspruchsvollen Umfeld.
• Du bist vorausschauend, loyal und absolut diskret – du erkennst, was gebraucht wird, bevor es ausgesprochen wird.
• Du besitzt ein exzellentes Zeit- und Prioritätenmanagement, arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich.
• Du kommunizierst klar, verbindlich und auf Augenhöhe – ob intern oder extern.
• Du gehst souverän mit Tools wie Google Workspace, Notion, MS Office & Co. um.
• Du hast einen gültigen Führerschein Klasse B, ein sicheres Fahrverhalten und übernimmst bei Bedarf auch selbst Fahrten im Raum Stuttgart.
• Du bringst sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit – unsere Unternehmenssprache ist Englisch.
• Du hast Lust, 3-4Tage pro Woche vor Ort in unserem schönen Büro in Stuttgart zu arbeiten und ein verlässlicher Anker für das Team zu sein.

Das bieten wir dir

• Work-Mode:Wir sindremote-first und geben dir damit die Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten. Gleichzeitig schätzen wir den Mehrwert der persönlichen Zusammenarbeit sehr. Je nach Rolle nimmst du gelegentlich an Team-Events, Workshops oder Meetings in unseren Büros in Berlin oder Stuttgart teil – selbstverständlich immer mit ausreichend Vorlauf. Das genaue Verhältnis besprechen wir transparent während deines Bewerbungsprozesses.
• Work-Life-Balance: Wir wollen nicht, dass du an deinem Schreibtischstuhl festwächst und übernehmen deshalb die Kosten für deine E-Gym-Wellpass-Mitgliedschaft und bieten Job-Rad Leasing an.
• Erfolge feiern: Dich erwarten hoch motivierte und engagierte Menschen in einer lockeren Arbeitsatmosphäre.
• Mittendrin statt nur dabei: Du gestaltest Flip aktiv mit. Ganz nebenbei bist du Enabler des rasanten Wachstumsprozesses eines jungen Tech-Unternehmens und wächst an deinen Zielen. Gute Laune garantiert.
• Happy to be a Flipster: Freu dich auf regelmäßige Teamevents und Culture Days, die uns als Flipster zusammenschweißen.
• Arbeiten im Ausland: Bei Flip kannst du auch im europäischen Ausland arbeiten, lass uns im Interview über Workation sprechen.

Damit unsere Stellenanzeigen leichter lesbar sind, verwenden wird im Textverlauf die männliche Form der Anrede. Bei Flip sind alle willkommen ganz egal, welches Geschlecht du hast oder wie alt du bist. Sexuelle Identität, Herkunft, Religion , Weltanschauung und Behinderungen spielen keine Rolle. Das Wichtigste ist, dass DU zu uns passt!

Diese Refined Beschreibung behält die Kerndaten der Rolle bei, entfernt irrelevante Formularelemente und verbessert die Lesbarkeit durch klare Abschnitte und strukturierte Listen.