Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und koordiniere Termine sowie Beschaffungsprozesse.
- Unternehmen: Familiengeführtes Unternehmen mit über 40 Jahren Erfahrung in nachhaltiger Wasserbau-Technik.
- Vorteile: Flexibles Arbeitszeitmodell, kollegiales Team und attraktive Zusatzleistungen.
- Weitere Informationen: Unbefristete Teilzeitstelle mit strukturiertem Onboarding und Mentoring.
- Warum dieser Job: Gestalte nachhaltige Infrastrukturprojekte und arbeite in einem wertschätzenden Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management oder Einkauf.
Stellendetails zu: Office Manager & Einkauf (m/w/d)
Arbeitsort: Aachen
Anstellungsart: Teilzeit (Vormittag) – unbefristet
Beginn ab 01.09.2026
Berufsbezeichnung: Kaufmann-/frau – Büromanagement, Industriekaufmann-/frau, Bürokaufmann-/frau
Stellenbeschreibung
Seit über 40 Jahren steht die Floecksmühle Energietechnik GmbH für nachhaltige Lösungen im Wasserbau. Als inhabergeführtes Familienunternehmen mit rund 20 Mitarbeitenden an zwei Standorten sind wir Marktführer in der Planung, Konstruktion, Fertigung und Montage technischer Ausrüstung für Schlauchwehranlagen. Wir arbeiten weltweit an Projekten, die nachhaltige Infrastruktur gestalten – und schaffen gleichzeitig ein Arbeitsumfeld, in dem sich Menschen langfristig wohlfühlen.
Ihre Aufgaben
- Verantwortung für Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags sowie professionelle Betreuung administrativer Prozesse.
- Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Dienstleistern – Förderung einer effizienten und vertrauensvollen Zusammenarbeit.
- Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen sowie Vorbereitung und Nachbereitung.
- Betreuung des Empfangsbereichs, Organisation des Postein- und -ausgangs und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
- Verwaltung von Büromaterialien, Arbeitsmitteln und Dienstleistern, Sicherstellung bedarfsgerechter Verfügbarkeit.
- Pflege von Stammdaten, Dokumentationen und Ablagesystemen für strukturierte und nachvollziehbare Datenverwaltung.
- Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Fachabteilungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und Mitwirkung an Optimierung interner Prozesse.
- Operative Beschaffung von Waren, Materialien und Dienstleistungen; Sicherstellung einer termingerechten Versorgung.
- Einholung von Angeboten, Vergleich, Unterstützung bei Preis- und Konditionsverhandlungen mit Lieferanten.
- Pflege von Lieferantenbeziehungen und Unterstützung bei Auswahl neuer Partner.
- Erstellung von Bestellungen, Verfolgung von Lieferterminen, Koordination von Reklamationen bei Liefer- oder Qualitätsabweichungen.
- Prüfung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen auf Sach- und Formalität sowie enge Zusammenarbeit mit Buchhaltung.
- Pflege von Einkaufs‑ und Lieferantenstammdaten, verlässliche Dokumentation aller Beschaffungsvorgänge.
- Identifikation von Optimierungspotenzialen im Beschaffungsprozess und Beitrag zur Weiterentwicklung der Einkaufsabläufe.
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbar).
- Berufserfahrung im Office Management, Einkauf oder ähnlicher Position.
- Geübter Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
- Kenntnisse von ERP‑Systemen.
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
- Organisationsgeschick und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
- Verhandlungsgeschick und serviceorientiertes Auftreten.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil.
Wir bieten
- Ein herzliches, kollegiales Team und eine gelebte Kultur der Wertschätzung.
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege.
- Strukturiertes Onboarding mit Mentoring und klaren Einarbeitungsplänen.
- Familienfreundliches Umfeld mit flexiblen Arbeitszeitgestaltung.
- Mitarbeiterküche mit Möglichkeit gemeinsames Kochen.
- Attraktive Rahmenbedingungen: optional Deutschlandticket, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Sonderzahlungen.
Zusätzliche Informationen
- Eintrittsdatum: frühester Start ab dem 01.09.2026.
- Vertragsart: unbefristete Festanstellung in Teilzeit (20‑30 Wochenstunden, 4‑5 Tage/Woche, Kernarbeitszeit 9:00‑14:00 Uhr).
#J-18808-Ljbffr
Office Manager & Einkauf (m/w/d) Arbeitgeber: Floecksmühle - Energietechnik GmbH
Die Floecksmühle Energietechnik GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden ein herzliches und kollegiales Arbeitsumfeld bietet. Mit flachen Hierarchien, flexibler Arbeitszeitgestaltung und einem strukturierten Onboarding-Prozess fördert das inhabergeführte Familienunternehmen die persönliche und berufliche Weiterentwicklung seiner Angestellten. Zudem profitieren die Mitarbeitenden von attraktiven Rahmenbedingungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie der Möglichkeit, in einer Mitarbeiterküche gemeinsam zu kochen.
Kontaktdaten:
Floecksmühle - Energietechnik GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager & Einkauf (m/w/d) erhalten könntest
✨Lerne die Branche kennen!
Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es super wichtig, die gängigen Trends und Tools zu kennen. Tritt einschlägigen LinkedIn-Gruppen und Online-Foren bei, um dich mit Fachleuten zu vernetzen, die in der Branche arbeiten. Schau dir auch Webinare oder Workshops an, um mehr über die neuesten Entwicklungen zu erfahren.
✨Nutze lokale Messen und Networking-Events
Gehe auf lokale Messen oder Jobmessen, die spezifisch auf den Einkauf ausgerichtet sind. Hier kannst du direkt mit Firmen in Kontakt treten, die Teilzeitkräfte suchen. Solche Events sind eine tolle Gelegenheit, um persönliche Beziehungen aufzubauen und sichtbar zu werden.
✨Sichtbarkeit durch praxisnahe Erfahrungen
Da es sich um einen Teilzeitjob handelt, könntest du überlegen, dich in Praktika oder bei kleineren Projekten einzubringen. Das zeigt dein Engagement und deine praktischen Fähigkeiten. Nutze Plattformen wie StudySmarter, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten sichtbar zu machen.
✨Bewirb dich gezielt über unsere Website!
Vergiss nicht, dass die direkte Bewerbung über unsere Website oft die beste Möglichkeit ist, sicherzustellen, dass dein Profil gesehen wird. Es ist eine einfache Möglichkeit, um zu zeigen, dass du an einem Teilzeitjob im Einkauf interessiert bist und motiviert bist, uns kennenzulernen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & Einkauf (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Verhandlungsfähigkeiten!:Im Einkauf-Beschaffung ist es wichtig, dass du deine Verhandlungsfähigkeiten unter Beweis stellst. Erwähne in deinem CV konkrete Beispiele, wie du erfolgreich Preise verhandelt oder Lieferbedingungen optimiert hast. Das zeigt, dass du die Schlüsselkompetenzen für diesen Bereich mitbringst.
Lege deinen Fokus auf deine analytischen Fähigkeiten:Einkauf erfordert eine starke analytische Denkweise. Wenn du praktische Erfahrungen mit Datenanalysen oder Marktanalysen hast, zieh das in deiner Bewerbung hervor. Beschreibe, wie du Entscheidungen mit Hilfe von Daten getroffen hast - das wird eine große Pluspunkte bei Floecksmühle - Energietechnik GmbH bringen!
Motivation ist der Schlüssel in Teilzeit:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben klar machst, warum du an dieser Position interessiert bist und was du lernen möchtest. Zeig, dass du bereit bist, dich in das Team von Floecksmühle - Energietechnik GmbH einzubringen und gleichzeitig deine Fähigkeiten im Einkauf weiterzuentwickeln.
Präsentiere vorangegangene Erfahrungen im Einkauf:Wenn du bereits Erfahrungen im Einkauf oder in der Beschaffung hast, vergiss nicht, diese in deine Bewerbung aufzunehmen. Früher durchgeführte Praktika, Nebenjobs oder relevante Studienprojekte können dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben. Qualifikationen oder Zertifikate im Bereich Einkauf sind ebenfalls ein Plus, also fang an, deine Dokumente zusammenzustellen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Floecksmühle - Energietechnik GmbH vorbereitet
✨Verstehe die Einkaufsstrategien
Im Einkaufs- und Beschaffungsbereich ist es wichtig, die gängigen Einkaufsstrategien wie Just-in-Time oder das ABC-Analyse-Prinzip zu verstehen. Sei bereit, während des Interviews Beispiele zu geben, wie du solche Strategien in der Praxis angewendet hast oder anwenden würdest.
✨Bereite dich auf praktische Szenarien vor
Oft werden bei Teilzeit-Jobs im Einkauf praktische Szenarien gefragt. Überlege dir, wie du mit Lieferanten verhandeln würdest oder wie du mit Problemen in der Lieferkette umgehst. Es kann hilfreich sein, konkrete Lösungsvorschläge vorzubereiten.
✨Flexibilität und Motivation zeigen
Als Teilzeitkraft ist es wichtig, deine Flexibilität zu betonen. Unternehmen suchen oft jemanden, der bereit ist, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten oder sich schnell in neue Projekte einzuarbeiten. Überlege dir Beispiele aus der Vergangenheit, bei denen du dies unter Beweis stellen konntest.
✨Tools und Softwarekenntnisse verstehen
Mach dich mit den gängigen Einkaufstools und Softwarelösungen vertraut, die in der Branche verwendet werden, wie SAP Ariba oder Oracle Procurement Cloud. Wenn du mit diesen Tools Erfahrung hast, ist das ein großer Pluspunkt und solltest du unbedingt ansprechen.
