Executive Assistant to the Founder (f/m/x)

Ihre Mission

Sind Sie ein dynamischer Profi mit einem Talent für Organisation, einem Gespür für Beziehungsaufbau und einer Leidenschaft für Kommunikation? Wir suchen einen Executive Assistant, der eng mit unserem Gründer zusammenarbeitet, um die Zukunft unseres Designstudios zu gestalten. In dieser einzigartigen Rolle werden Sie drei Schlüsselbereiche verbinden: Unterstützung der Kundenentwicklung, Verwaltung von PR- und Marketingaktivitäten sowie Ausführung von Aufgaben als exekutiver und persönlicher Assistent.

Wenn Sie in einer kreativen Umgebung gedeihen und mehrere Rollen übernehmen möchten, könnte dies die ideale Gelegenheit für Sie sein.

Als unser Executive Assistant werden Sie:

• Kundenentwicklung: Erster Ansprechpartner für neue Geschäftsanfragen sein und internationale Kunden vom ersten Kontakt bis zum Projektbeginn begleiten. RFIs und RFPs mit internen Teams koordinieren und sicherstellen, dass zeitnahe und qualitativ hochwertige Antworten gegeben werden. Unser CRM-System verwalten, um Kunden- und Lieferantenbeziehungen zu überwachen und Chancen zu verfolgen. Marktforschung und Wettbewerbsanalysen durchführen, um strategische Entscheidungen zu informieren. Präsentationen und executive Zusammenfassungen für Kunden und das Management entwickeln. Das Studio bei Branchenveranstaltungen und Konferenzen vertreten und unser professionelles Netzwerk erweitern.
• PR & Marketing: Eine Social-Media-Strategie im Einklang mit unserer Markenvision und unseren Zielen planen und umsetzen. Ansprechende Inhalte über verschiedene Plattformen hinweg erstellen, von LinkedIn bis Instagram. Online mit unserer Community interagieren, Anfragen beantworten und Beziehungen zu Influencern pflegen. Relevante Bewerbungen für Branchenpreise identifizieren und einreichen. Bei PR-Aktivitäten unterstützen, wie z.B. das Erstellen von Presseunterlagen, das Schreiben von Pressemitteilungen und die Pflege von Medienbeziehungen. Die Teilnahme des Studios an Branchenveranstaltungen und Redemöglichkeiten organisieren und koordinieren. Den Erfolg von Kampagnen analysieren und Strategien basierend auf Datenanalysen optimieren.
• Exekutiver und persönlicher Assistent: Den Zeitplan, die Termine und Reisevorbereitungen des Gründers verwalten. Präsentationen und Berichte für interne und externe Meetings vorbereiten. Korrespondenz und Kommunikation im Namen des Gründers abwickeln. Administrative Bedürfnisse antizipieren und proaktiv Lösungen anbieten. Persönliche Aufgaben unterstützen, wie z.B. Eventplanung, Geschenkkoordination oder andere ad-hoc-Anfragen.

Ihr Profil

Sie passen gut zu uns, wenn Sie:

• Über 3 Jahre relevante Erfahrung in einer ähnlichen Rolle verfügen, idealerweise in der Kreativbranche.
• Fließend Englisch sprechen (Deutschkenntnisse sind von Vorteil).
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten mit einem Auge fürs Detail mitbringen.
• Technikaffin sind und Erfahrung mit Tools wie CRM-Systemen, sozialen Medien und MS Office haben.
• Proaktiv, einfallsreich und lösungsorientiert sind.
• Außergewöhnliche Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, besitzen.
• In einer schnelllebigen Umgebung arbeiten können und vertrauliche Informationen diskret behandeln können.

Was bieten wir?

• Ein kollaboratives und inspirierendes Arbeitsumfeld in einem florierenden Designstudio.
• Flexibilität: Arbeiten Sie in unserem schönen Büro mit der Option auf Homeoffice.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt: 2.800–3.200 € brutto/Monat (4 Tage/Woche, 32 Stunden), abhängig von den Qualifikationen.
• 26 Urlaubstage (anteilig für Teilzeit).
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Networking in der Designbranche.
• Startdatum: 1. Februar 2024.

Wir sind stolz darauf, ein inklusives Unternehmen zu sein, das Vielfalt feiert und wertschätzt. Wir begrüßen Bewerbungen von Personen aller Hintergründe, Erfahrungen und Perspektiven.

Über uns: Wir sind ein hoch angesehenes internationales Multimedia-Designstudio, das seit zwei Jahrzehnten weltweit originale Konzepte entwickelt und gestaltet. Unser Expertenteam spezialisiert sich auf das Design von immersiven und interaktiven Ausstellungen und Showrooms, Bühnenproduktionen, Live-Musikaufführungen, Modeevents, datengestützten Kunstwerken und mehr. Als Innovatoren auf unserem Gebiet nutzen wir stets die neuesten Fortschritte in der Lichttechnologie, künstlerischen Medienprogrammen, Sprachcodierung und digitalen Rahmenbedingungen.