Security Associate [Open to EU & EFTA nationals]

Diese Stelle steht UNDP/UNCDF/UNV-Mitarbeitern mit unbefristeten (PA) und befristeten (FTA) Verträgen aller Nationalitäten offen. Andere Bewerber müssen Staatsangehörige eines EU-Mitgliedstaates, Islands, Liechtensteins, Norwegens oder der Schweiz sein.

UNDP arbeitet in etwa 170 Ländern und Gebieten, um Armut zu beseitigen, Ungleichheiten und Ausgrenzung zu reduzieren und Resilienz aufzubauen, damit Länder Fortschritte nachhaltig sichern können. Als Entwicklungsagentur der UN spielt UNDP eine entscheidende Rolle dabei, Ländern zu helfen, die Ziele für nachhaltige Entwicklung zu erreichen. Unsere Mitarbeiter sind durch einen gemeinsamen Aufruf zum Handeln vereint: eine gerechtere und inklusivere Welt für Bedürftige durch nachhaltige Entwicklung zu schaffen.

Das Büro für Managementdienste (BMS) ist das zentrale Büro, das mit der Entwicklung von Unternehmensstrategien, -richtlinien, -werkzeugen und -systemen in wichtigen bereichsübergreifenden Managementbereichen betraut ist. Das UNDP-Sicherheitsbüro ist verantwortlich für die Bereitstellung von Leitlinien, Ratschlägen und Unterstützung für die Organisation in Bezug auf Sicherheitsrisikomanagementaktivitäten, die nicht direkt von UNDSS verwaltet werden.

Der Sicherheitsassistent unterstützt unter der allgemeinen Aufsicht und Anleitung des Managementspezialisten für Sicherheit die Gesamtverwaltung der sicherheitsbezogenen Verwaltungsdienste sowie die Verwaltung und Ausführung von Prozessen, um eine hohe Qualität und Genauigkeit der Arbeit innerhalb des Sicherheitsbüros sicherzustellen. Der Stelleninhaber bietet auch exekutive Unterstützung für den Direktor des Sicherheitsbüros (SO) und Sicherheits- sowie logistische Unterstützung für alle Mitglieder des SO-Teams, einschließlich der regionalen Sicherheitsberater und deren Teams.

Der Sicherheitsassistent fördert einen kunden-, qualitäts- und ergebnisorientierten Ansatz, während er wichtige Sicherheitsunterstützungsfunktionen ausführt. Der Stelleninhaber arbeitet eng mit dem Personal des Sicherheitsbüros in der Zentrale und im Feld, dem Betrieb, der Verwaltung und dem Reisepersonal in der CO und der Zentrale zusammen, um eine konsistente Servicebereitstellung sicherzustellen.

UNDP verfolgt einen Portfolioansatz, um sich an sich ändernde Geschäftsbedürfnisse anzupassen und Verbindungen zwischen Interventionen zu nutzen, um seine strategischen Ziele zu erreichen. Daher wird von UNDP-Personal erwartet, dass sie bereichsübergreifend, funktionsübergreifend, in Teams und Projekten in multidisziplinären Teams arbeiten, um die horizontale Zusammenarbeit zu verbessern und zu ermöglichen.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

• Bereitstellung effizienter Sicherheitsadministrativer Unterstützung: Durchführung von Recherchen zu technischen Spezifikationen von Sicherheitslösungen, die von den Landesbüros benötigt werden, einschließlich Kommunikationsausrüstung (Satellit, VHF, UHF und HF-Funkgeräte), gepanzerte Fahrzeuge und persönliche Schutzausrüstung. Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Sendungen von Sicherheitsausrüstung und Zollabfertigung, Unterstützung bei der Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für UNDP-Sendungen (empfangen/gesendet). Kontaktaufnahme und Nachverfolgung mit den Landesbüros, um sicherzustellen, dass die jeweiligen Büros rechtzeitig Genehmigungen der Regierung erhalten und notwendige Vorkehrungen für den Empfang von Sendungen treffen. Organisation der administrativen Akten des Sicherheitsbüros zur Gewährleistung von Konsistenz und Vollständigkeit. Erstellung und Pflege elektronischer und physischer Akten, einschließlich Speicherung, Abruf und Entsorgung gemäß den Richtlinien und Verfahren für das Dokumentenmanagement und die Archivierung. Pflege einer aktuellen Datenbank mit Kontaktdaten für alle UNDP-Sicherheitskräfte sowie Agentur-Landes-Sicherheitsansprechpartner. Allgemeine administrative Unterstützung für Vorgesetzte bereitstellen.
• Bereitstellung von Sicherheitsbetriebsunterstützung: Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung relevanter Sicherheitsdokumente. Recherche innovativer Sicherheitslösungen zur Unterstützung der UNDP-Operationen weltweit. Unterstützung bei der Überprüfung von Sicherheitsvorfällen, die UN-Personal, Büros und Vermögenswerte betreffen. Pflege von Aufzeichnungen und Dokumentationen im Zusammenhang mit Sicherheitsoperationen. Pflege der Datenbank und Nachverfolgung genehmigter länderspezifischer Sicherheitsdokumente, wie z.B. lokal kostengedeckter Sicherheitsbudgets.
• Unterstützung im Bereich Beschaffung und Vermögensverwaltung: Unterstützung beim Empfang, der Inspektion und der Überprüfung aller eingehenden Sicherheitsausrüstungen, Möbel und Vorräte sowie Planung von Lieferungen an die Benutzer. Aufrechterhaltung einer guten Ordnung im Lagerraum, Schutz und Kontrolle der Bewegungen von Sicherheitsvermögen zu/von Lager. Durchführung von Tests und Wartung der Sicherheitsausrüstung, um diese in gutem Zustand zu halten. Unterstützung bei der halbjährlichen Überprüfung des physischen Inventars durch Überprüfung der Genauigkeit der Aufzeichnungen und des Standorts des Eigentums. Überwachung der Entsorgung von Gegenständen und der Genauigkeit der Bestandsdaten, sowohl in der Zentrale als auch in den Außenbüros, was die Sicherheitsausrüstung betrifft. Pflege und Gewährleistung der fortlaufenden Genauigkeit des Protokolls der SO-Vermögenswerte/Gegenstände, die in der Zentrale und im Feld eingesetzt sind. Verwaltung der Bereitstellung zuverlässiger und qualitativ hochwertiger Büromaterialien.
• Reiseverwaltung: Dient als Ansprechpartner für Reisefragen im Sicherheitsbüro, einschließlich der Koordination von Genehmigungen für Feldmissionen. Pflege eines Reiseprotokolls für alle Mitarbeiter des Sicherheitsbüros weltweit. Organisation von Reisen und Vorbereitung von Reiseanträgen. Tätigkeit als Reiseverarbeiter für Reisen, die vom Sicherheitsbüro finanziert werden, einschließlich offizieller Dienstreisen des SO-Personals zur Teilnahme an Schulungen für UNDP-Personal im Bereich Sicherheit. Sicherstellung der rechtzeitigen Vorbereitung von Reisechecklisten und Spesenabrechnungen, Nachverfolgung der Reisenden bezüglich der rechtzeitigen Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Abschluss von Reiseanträgen. Überwachung des Reisemanagement-Dashboards und Sicherstellung, dass die Mitglieder des SO-Teams fristgerecht Reiseanträge einreichen und abschließen, Beratung der CO-Verwaltung zur Abstimmung der Reisekosten für entsandtes Personal. Unterstützung bei der Bearbeitung von Anträgen auf Visa/UNLPs.
• Unterstützung für Schulungen und Wissensmanagement: Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Schulungskursen zur Sicherheitsbewusstseinsbildung und -vorbereitung, falls erforderlich. Briefing/Debriefing der Mitarbeiter des Sicherheitsbüros zu logistischen und operationellen Angelegenheiten. Dient als Ansprechpartner für Reisen zur Schulung von UNDP-Personal für Sicherheitskurse, die vom Sicherheitsbüro finanziert werden, Koordination der Genehmigung und Sicherstellung, dass die Reisen den Richtlinien für Reisen zu Schulungen entsprechen. Bereitstellung logistischer Unterstützung für Schulungen und Workshops, die vom Sicherheitsbüro organisiert werden. Der Stelleninhaber führt andere Aufgaben innerhalb seines Funktionsprofils aus, die für das effiziente Funktionieren des Büros und der Organisation als notwendig erachtet werden.

Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen

• Bildung: Sekundarschulbildung ist erforderlich. Ein Universitätsabschluss (Bachelor- oder Masterabschluss) in Betriebswirtschaft oder öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich wird berücksichtigt, ist jedoch keine Voraussetzung. Erfolgreicher Abschluss von sicherheitsbezogenen Schulungen/Kursen ist wünschenswert.
• Erfahrung: Mindestens 6 Jahre (mit einem Abitur) oder 3 Jahre (mit einem Bachelor-Abschluss) relevante Erfahrung in der Verwaltung oder Programmunterstützungsdiensten ist erforderlich. Kenntnisse und Erfahrungen in der effektiven Nutzung von Computern und Bürosoftwarepaketen (MS Word, Excel usw.) sind erforderlich. Vorherige Erfahrungen mit UNall und Quantum, mit Schwerpunkt auf Finanz- und Reisemodulen, sind wünschenswert. Erfahrungen und Kenntnisse des UN-Sicherheitsmanagementsystems (UNSMS) sind wünschenswert. Erfahrungen und Kenntnisse des UN-Geschäfts, der Operationen und des Programmzyklus sind wünschenswert. Vorherige Erfahrungen im Reisemanagement sind wünschenswert. Erfahrungen im Bereich Beschaffung und Vermögensverwaltung sind wünschenswert.
• Sprache: Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Kenntnisse einer anderen UN-Sprache sind von Vorteil.

Chancengleichheit

Als Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, schätzt UNDP Vielfalt als Ausdruck der Vielzahl von Nationen und Kulturen, in denen wir tätig sind, und ermutigt daher qualifizierte Bewerber aus allen Hintergründen, sich für Stellen in der Organisation zu bewerben. Unsere Einstellungsentscheidungen basieren auf Verdiensten und Eignung für die Rolle, ohne Diskriminierung.

UNDP verpflichtet sich auch, einen integrativen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem alle Mitarbeiter befähigt werden, zu unserer Mission beizutragen, geschätzt werden, gedeihen können und von Karrieremöglichkeiten profitieren, die allen offenstehen.

Sexuelle Belästigung, Ausbeutung und Machtmissbrauch

UNDP toleriert keine Belästigung, sexuelle Belästigung, Ausbeutung, Diskriminierung und Machtmissbrauch. Alle ausgewählten Kandidaten unterliegen daher entsprechenden Prüfungen und werden erwartet, die jeweiligen Standards und Prinzipien einzuhalten.

Probezeit

Für alle neuen UNDP-Befristungen (FTA), einschließlich für Mitarbeiter, die im Rahmen des Inter-Organisationsabkommens über die Übertragung, Abordnung oder Ausleihe von Mitarbeitern zu UNDP wechseln, bei einer Ernennung von mehr als einem Jahr, hängt die Fortsetzung der Ernennung über die ersten 12 Monate hinaus von der erfolgreichen Absolvierung einer Probezeit ab.

Recht zur Auswahl mehrerer Kandidaten

UNDP behält sich das Recht vor, einen oder mehrere Kandidaten aus dieser Stellenausschreibung auszuwählen. Wir können auch Bewerbungen aufbewahren und Kandidaten, die sich für diese Stelle bewerben, für andere ähnliche Positionen bei UNDP auf demselben Erfahrungsgrad und mit einer ähnlichen Stellenbeschreibung, Erfahrung und Bildungsanforderungen in Betracht ziehen.

Verwendung von KI durch Kandidaten

Bewerber sind eingeladen, die UNDP-Richtlinien für Kandidaten zur verantwortungsvollen Nutzung von KI in der UNDP-Rekrutierung und -Auswahl zu lesen.

Betrugswarnung

UNDP erhebt zu keinem Zeitpunkt Gebühren im Rahmen seines Rekrutierungsprozesses. Für weitere Informationen siehe die UNDP-Betrugswarnung.