Office and Administration Coordinator

Office & Administrative Coordinator (m/w/d)

📍Vollzeit, vor Ort – mit Sitz in Frankfurt am Main.

Das Unternehmen:

Ein international tätiges Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung und Lieferung von Prozesstechnologien und Anlagen für die Ölgewinnung, Raffination von Speiseölen, Biodieselproduktion (FAME) und Oleochemie – darunter Fettsäuren, Glycerinreinigung, Fettalkohole und mehr.

Die Stelle:

Wir suchen eine/n Office & Administrative Coordinator (m/w/d), der/die eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen Tagesbetriebs unseres Büros übernimmt. In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Bereiche Administration, Finanzen, Geschäftsleitung und Einkauf. Dabei tragen Sie maßgeblich zur internen Kommunikation, Koordination mit externen Dienstleistern und zur Effizienz der gesamten Organisation bei. Gesucht wird eine proaktive, lösungsorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägter Organisationsfähigkeit und einem Auge fürs Detail.

Ihre Aufgaben:

• Organisation des täglichen Bürobetriebs (z. B. Materialbestellungen, Postbearbeitung, Besucherempfang)
• Unterstützung der Finanzabteilung: Eingabe und Verarbeitung von Rechnungen in DATEV, Zahlungsabwicklung, Dokumentenmanagement
• Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams: Kalenderpflege, Reiseplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Koordination interner Veranstaltungen, Projekte und Kommunikation mit Lieferanten
• Unterstützung im Einkauf: Bestellanforderungen, Lieferantenkommunikation, Logistikabwicklung

Ihr Profil:

Ausbildung & Erfahrung:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement) oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office Management o. Ä.
• 3–5 Jahre relevante Berufserfahrung in der Büroorganisation oder Finanzadministration
• Erfahrung in internationalen oder funktionsübergreifenden Arbeitsumgebungen von Vorteil

Kenntnisse & Kompetenzen:

• Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie strukturierte und detailorientierte Arbeitsweise
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Grundkenntnisse in Finanzprozessen (z. B. Rechnungsprüfung, Lieferantenkoordination, Reisekostenabrechnung)
• Sicherer Umgang mit MS Office, DATEV und idealerweise CRM-Systemen; schnelle Auffassungsgabe bei neuen Tools
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, professioneller Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Hohe Serviceorientierung, Diskretion sowie Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten innerhalb eines Teams
• Proaktive Problemlösungskompetenz und Flexibilität bei wechselnden Prioritäten

Weitere Anforderungen:

• Wohnsitz und gültige Arbeitsgenehmigung in Deutschland erforderlich
• Bereitschaft zur Vollzeittätigkeit im Büro

Was wir bieten:

• Arbeiten in einem dynamischen, internationalen Umfeld mit vielfältigen Teams
• Kollegiale Unternehmenskultur mit Raum für Eigeninitiative und kontinuierliche Verbesserung
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens

Wenn diese oder zukünftige Vakanzen für Sie von Interesse sind, senden Sie Ihren Lebenslauf bitte an m.ben-smith@flowtec.com. Wir werden uns gerne mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn wir Positionen haben, welche auf Ihre Erfahrung und Region passen. Alle Anfragen werden vertraulich behandelt und Ihre Informationen werden nicht ohne Ihr vorheriges, ausdrückliches Einverständnis weitergeleitet.