Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für einen reibungslosen Büroalltag und unterstütze bei EHS-Initiativen.
- Unternehmen: Fluence, ein führendes Unternehmen im Bereich intelligente Energiespeicherung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitoptionen und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Wachstumsorientierte Kultur mit Fokus auf Innovation und Zusammenarbeit.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Energie mit und arbeite in einem innovativen Team.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Büro- oder Facility-Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Fluence (Nasdaq: FLNC) ist ein globaler Marktführer, der intelligente Energiespeicher- und Optimierungssoftware für erneuerbare Energien und Speicherlösungen bereitstellt. Unsere Lösungen und operativen Dienstleistungen helfen dabei, ein widerstandsfähigeres Stromnetz zu schaffen und das volle Potenzial erneuerbarer Portfolios freizusetzen. Mit Gigawatt erfolgreicher Implementierungen in fast 50 Märkten transformieren wir die Art und Weise, wie wir unsere Welt für eine nachhaltigere Zukunft mit Energie versorgen.
Fluence sucht einen Office Coordinator zur Unterstützung unseres neuen Bürostandorts in Berlin, Deutschland. Der Office Coordinator sorgt für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Bürooperationen. Diese Rolle kombiniert Büromanagement, Geschäftssupport, Koordination der Einrichtungen und lokale EHS-Unterstützung.
Hauptverantwortlichkeiten
- Büromanagement
- Verwaltung der täglichen Büroabläufe zur Aufrechterhaltung einer professionellen, effizienten und einladenden Arbeitsumgebung.
- Überwachung der Beschaffung und des Inventars von Büromaterialien, Möbeln und Geräten.
- Sicherstellung der Sauberkeit, Organisation und des allgemeinen Erscheinungsbildes des Büros.
- Erster Ansprechpartner für Besucher, Lieferungen und allgemeine Büroanfragen.
- Unterstützung bei Büroverlagerungen, Raumplanung und Arbeitsplatzzuweisung nach Bedarf.
- Umwelt, Gesundheit & Sicherheit (EHS) & Notfallmanagement
- Bereitstellung lokaler operativer EHS-Unterstützung und Krisen-/Notfallplanung und -koordination.
- Als Notfallkontakt für das Büro fungieren und lokale Reaktionen und Kommunikation während Vorfällen oder Evakuierungen koordinieren.
- Planung und Koordination von Evakuierungsübungen nach Bedarf.
- Dokumentation der Übungsleistung und Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen.
- Unterstützung bei der Umsetzung von EHS, lokalen Vorschriften, Richtlinien, Verfahren und Leitlinien.
- Koordination der Logistik für EHS-Schulungen, Einweisungen, Toolbox-Gespräche und Notfallübungen in Zusammenarbeit mit dem Mieter.
- Primärer Ansprechpartner für das Gebäudemanagement und die Notfalldienste während Vorfällen.
- Sicherstellung der Verfügbarkeit, Sichtbarkeit und Pflege von Sicherheits-, Umwelt- und Notfallausrüstungen.
- Unterstützung von Umweltinitiativen im Zusammenhang mit Bürooperationen.
- Unterstützung bei der Berichterstattung über Vorfälle, Untersuchungen, Dokumentationen, Audits und Inspektionen.
- Kommunikation von EHS-Updates, Notfallverfahren und Sicherheitsinformationen an das Büropersonal.
- Aufrechterhaltung der Ersthelfer-Zertifizierung.
- Erste Koordination während Vorfällen bis professionelle Einsatzkräfte eintreffen.
- Teilnahme an EHS-Ausschüssen, Audits und EHS-Leistungsbewertungen.
- Unterstützung bei der Einführung globaler oder regionaler EHS-Programme.
- Geschäftssupport
- Administrative und operative Unterstützung für funktionsübergreifende Teams.
- Koordination interner Meetings, Workshops, Kundenbesuche und Büroveranstaltungen.
- Unterstützung bei Onboarding-Aktivitäten, einschließlich Arbeitsplatzgestaltung, Zugangsausweisen, Geräten und Willkommenspaketen.
- Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung und Genehmigung von Ausgaben.
- Einrichtungsmanagement
- Primärer Ansprechpartner für den Gebäudemieter / die Immobilienverwaltung in allen einrichtungsbezogenen Angelegenheiten.
- Koordination von Wartung, Reinigung, Sicherheit, IT-Support und gemeinsamen Gebäudediensten.
- Verfolgung, Nachverfolgung und Lösung von Einrichtungsproblemen mit Dienstleistern und Mieterkontakten.
- Verwaltung von Zugangsausweisen, Schlüsseln, Parkplätzen und Protokollen für gemeinsame Gebäude.
- Unterstützung bei der Überwachung der einrichtungsbezogenen Kosten und Service-Level-Vereinbarungen.
Erforderliche Qualifikationen & Erfahrungen
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Büromanagement, in der Koordination von Einrichtungen, im Geschäftssupport oder in administrativen Rollen.
- Vertrautheit mit gemeinschaftlichen Büroeinrichtungen, EHS-Praktiken und der Koordination von Notfallmaßnahmen ist von Vorteil.
- Starke organisatorische, planende und multitaskingfähige Fähigkeiten.
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und konkurrierende Prioritäten zu managen.
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche, Stakeholder-Management- und Kommunikationsfähigkeiten.
- Hohe Diskretion, Professionalität und Aufmerksamkeit für Details.
- Kenntnisse in Microsoft Office 365; Erfahrung mit ERP/CRM-Systemen (Salesforce, NetSuite, SAP, PowerBI) und Concur ist von Vorteil.
- Fließend in der Landessprache (Deutsch) und Englisch, schriftlich und mündlich.
Arbeitszeiten
Diese Position ist in Teilzeit verfügbar, mit Flexibilität, entweder 24 Stunden pro Woche (4 Tage pro Woche, 6 Stunden pro Tag) oder 32 Stunden pro Woche (4 Tage pro Woche, 8 Stunden pro Tag).
Unsere Kultur
Bei Fluence ist unsere Kultur das Fundament, das unsere ehrgeizige Wachstumsstrategie antreibt und unsere Mission unterstützt, die Zukunft der Energie zu transformieren. Unsere kulturellen Grundpfeiler ermächtigen uns, mit Zielstrebigkeit zu innovieren, zusammenzuarbeiten und zu führen, um sicherzustellen, dass wir weiterhin unvergleichlichen Wert für unsere Kunden und die Welt liefern.
- Unleash Voices
- Wir glauben, dass jede Stimme zählt. Wir fördern Offenheit, aktives Zuhören und entschlossenes Handeln, um eine Kultur zu schaffen, in der jeder die Möglichkeit hat, zu unserem Erfolg beizutragen.
- Kundenorientiert
- Unsere Kunden stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir sind bestrebt, außergewöhnlichen Wert zu liefern, der die Erwartungen übertrifft, indem wir die Bedürfnisse unserer Kunden verstehen und uns schnell anpassen.
- Unendlicher Einfluss
- Wir sind bestrebt, das Unmögliche zu schaffen. Wir überschreiten Grenzen, um nachhaltige, bahnbrechende Lösungen zu liefern, die eine hellere, energieeffizientere Zukunft für alle gestalten.
- Voll dabei
- Wir setzen alles auf Wachstum. Unsere Teams konzentrieren sich unermüdlich darauf, Chancen zu identifizieren und zu nutzen, die uns voranbringen.
Office Coordinator (m/f/d) Arbeitgeber: Fluence Energy
Fluence ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet, in der Innovation und Zusammenarbeit gefördert werden. Mit einem klaren Fokus auf die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter bieten wir umfassende Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie ein starkes Engagement für Sicherheit und Umweltbewusstsein. Unsere Kultur ermutigt alle Stimmen, was zu einem inspirierenden Arbeitsplatz führt, an dem jeder die Möglichkeit hat, einen bedeutenden Einfluss auf die Zukunft der Energie zu haben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Coordinator (m/f/d) erhalten könnten
✨Tip Number 1: Verknüpfungen nutzen
Nutze gezielt Netzwerke wie XING oder LinkedIn, um Kontakte in der Unternehmensberatung zu knüpfen. Oft gibt es spezielle Gruppen und Foren, wo du mit Beratern in Kontakt treten kannst und Insider-Tipps für Teilzeitstellen erhalten kannst.
✨Tip Number 2: Praktika und Junior-Programme
Schau nach Praktika oder Junior-Programmen, die speziell für Studierende oder Teilzeitkräfte angeboten werden. Viele Unternehmen in der Unternehmensberatung bieten solche Gelegenheiten an, um talentierte Nachwuchskräfte zu fördern. Das ist eine super Möglichkeit, um Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Number 3: Event-Teilnahmen
Besuche Hochschulmessen oder Karrieretage, die auf Unternehmensberatung spezialisiert sind. Dort kannst du direkt mit Ansprechpartnern von Firmen wie Fluence Energy sprechen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Oft gibt's auch Workshops, die dir helfen, deine Skills zu verbessern.
✨Tip Number 4: Initiativbewerbungen nicht vergessen
Zögere nicht, bei Unternehmen wie Fluence Energy direkt eine Initiativbewerbung für eine Teilzeitstelle zu schicken. Zeig, dass du proaktiv bist und Interesse an aktuellen Projekten hast. Das kann dich von anderen Bewerbern abheben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Coordinator (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine analytischen Fähigkeiten:In der Unternehmensberatung dreht sich alles um Problemlösung und analytisches Denken. Stelle sicher, dass du in deinem Lebenslauf und Anschreiben konkrete Beispiele für Projekte oder Erfahrungen einfügst, wo du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Das könnte ein Hochschulprojekt oder eine Fallstudie sein, die deinen analytischen Ansatz und deine Lösungsfindung demonstriert.
Hebe deine soziale Kompetenz hervor:Da du in der Unternehmensberatung oft in Teams arbeitest und mit Klienten kommunizierst, ist es wichtig, deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu betonen. Erwähne Erfahrungen aus Gruppenprojekten oder Engagements, wo du deine Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen konntest. Lass die Personaler spüren, dass du ein Teamplayer bist!
Motivation für Teilzeitarbeit:In deinem Anschreiben solltest du auch klar machen, warum die Teilzeitstelle für dich interessant ist. Welche Flexibilität suchst du und wie passt dieses Modell in deine aktuelle Situation? Hebe hervor, dass du die zusätzliche Zeit effektiv nutzen möchtest, um dein Wissen zu vertiefen und gleichzeitig praktische Erfahrungen in der Beratung zu sammeln.
Beziehe dich auf unsere Dienstleistungen:Mach dir die Mühe, dich ein bisschen über Fluence Energy zu informieren und den Bezug zu unseren Dienstleistungen oder Projekten in deinem Anschreiben herzustellen. Wenn du zeigen kannst, dass du ein gutes Verständnis für unsere Werte und Methoden hast, stichst du auf jeden Fall aus der Menge heraus. Also, nutz dazu unsere Webseite, um dich vorzubereiten und punkte mit deinem Wissen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Fluence Energy vorbereitet
✨Verstehe die Beratungswelt
In der Unternehmensberatung ist es wichtig, die aktuellen Trends und Herausforderungen der Branche zu kennen. Setz dich mit typischen Projekten und Fallstudien auseinander, die dein Verständnis für betriebliche Abläufe zeigen – das hilft uns, in der Diskussion mit den Interviewern glänzen zu können.
✨Bereite deine Fallstudie vor
Fallstudien sind ein großer Teil von Interviews in der Unternehmensberatung. Übe, Probleme zu analysieren und Lösungen zu entwickeln. Du wirst vielleicht nach deiner Vorgehensweise gefragt oder musst eine Lösung präsentieren – sei also bereit, eure Denkweise klar und strukturiert darzulegen.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Als Teilzeitkraft wird von dir erwartet, dass du schnell lernst und dich an neue Situationen anpasst. Zeige deine Motivation, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen. Bereite ein paar Beispiele vor, die verdeutlichen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast – das hilft uns zu zeigen, dass du ein wertvoller Teil des Teams werden kannst.
✨Netzwerken ist dein Freund
In Teilzeitpositionen ist oft das Networking entscheidend. Bereite dich darauf vor, Anknüpfungspunkte zu finden und zeige echtes Interesse an dem Team und der Unternehmenskultur bei Fluence Energy. Stell Fragen, die nicht nur deine Neugier zeigen, sondern auch dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit unterstreichen.
