Office Coordinator (M/F/D)

Fluence (Nasdaq: FLNC) ist ein globaler Marktführer, der intelligente Energiespeicher- und Optimierungssoftware für erneuerbare Energien und Speicherlösungen bereitstellt. Unsere Lösungen und Betriebsdienstleistungen helfen dabei, ein widerstandsfähigeres Stromnetz zu schaffen und das volle Potenzial von erneuerbaren Portfolios freizusetzen. Mit Gigawatt erfolgreicher Implementierungen in nahezu 50 Märkten transformieren wir die Art und Weise, wie wir unsere Welt für eine nachhaltigere Zukunft mit Energie versorgen.

Erlangen Office Präsenz: 24-32 Std./Woche, persönlich mindestens 4 Tage pro Woche

Rollenübersicht

Der Office Coordinator sorgt für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Bürooperationen. Diese Rolle kombiniert Büromanagement, Geschäftssupport, Koordination der Einrichtungen und lokale EHS-Unterstützung.

Hauptverantwortlichkeiten

• Büromanagement
  • Verwaltung der täglichen Büroabläufe zur Aufrechterhaltung einer professionellen, effizienten und einladenden Arbeitsumgebung.
  • Überwachung der Beschaffung und des Inventars von Büromaterialien, Möbeln und Geräten.
  • Sicherstellung der Sauberkeit, Organisation und des allgemeinen Erscheinungsbildes des Büros.
  • Erster Ansprechpartner für Besucher, Lieferungen und allgemeine Büroanfragen.
  • Unterstützung bei Büroumzügen, Raumplanung und Arbeitsplatzzuweisung nach Bedarf.
• Umwelt, Gesundheit & Sicherheit (EHS) & Notfallreaktion
  • Bereitstellung lokaler operativer EHS-Unterstützung und Krisen-/Notfallplanung und -koordination.
  • Als Kontaktperson für die Notfallreaktion im Büro fungieren und lokale Reaktionen und Kommunikation während Vorfällen oder Evakuierungen koordinieren.
  • Planung und Koordination von Evakuierungsübungen nach Bedarf.
  • Dokumentation der Übungsleistung und Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen.
  • Unterstützung bei der Umsetzung von EHS, lokalen Vorschriften, Richtlinien, Verfahren und Leitlinien.
  • Koordination der Logistik für EHS-Schulungen, Einweisungen, Toolbox-Gespräche und Notfallübungen in Zusammenarbeit mit dem Mieter.
  • Primärer Ansprechpartner für das Gebäudemanagement und die Notfalldienste während Vorfällen.
  • Sicherstellung der Verfügbarkeit, Sichtbarkeit und Pflege von Sicherheits-, Umwelt- und Notfallausrüstungen.
  • Unterstützung von Umweltinitiativen im Zusammenhang mit Bürooperationen.
  • Unterstützung bei der Berichterstattung über Vorfälle, Untersuchungen, Dokumentationen, Audits und Inspektionen.
  • Kommunikation von EHS-Updates, Notfallverfahren und Sicherheitsinformationen an das Büropersonal.
  • Aufrechterhaltung der Ersthelfer-Zertifizierung.
  • Erste Koordination während Vorfällen bis professionelle Einsatzkräfte eintreffen.
  • Teilnahme an EHS-Ausschüssen, Audits und EHS-Leistungsbewertungen.
  • Unterstützung bei der Einführung globaler oder regionaler EHS-Programme.
• Geschäftsunterstützung
  • Administrative und operative Unterstützung für funktionsübergreifende Teams bereitstellen.
  • Koordination interner Meetings, Workshops, Kundenbesuche und Büroveranstaltungen.
  • Unterstützung bei Onboarding-Aktivitäten, einschließlich Einrichtung des Arbeitsplatzes, Zugangsausweisen, Geräten und Willkommenspaketen.
  • Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung und Genehmigung von Ausgaben.
• Einrichtungsmanagement
  • Primärer Ansprechpartner für den Gebäudemieter / die Immobilienverwaltung in allen einrichtungsbezogenen Angelegenheiten.
  • Koordination von Wartung, Reinigung, Sicherheit, IT-Support und Dienstleistungen im gemeinsamen Gebäude.
  • Verfolgung, Nachverfolgung und Lösung von Einrichtungsproblemen mit Dienstleistern und Mieterkontakten.
  • Verwaltung von Zugangsausweisen, Schlüsseln, Parkplätzen und Protokollen für gemeinsame Gebäude.
  • Unterstützung bei der Überwachung der einrichtungsbezogenen Kosten und Service-Level-Vereinbarungen.

Erforderliche Qualifikationen & Fähigkeiten

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Büromanagement, in der Koordination von Einrichtungen, im Geschäftssupport oder in administrativen Rollen.
• Vertrautheit mit gemeinschaftlichen Büroeinrichtungen, EHS-Praktiken und der Koordination von Notfallreaktionen ist von Vorteil.
• Starke organisatorische, planende und multitaskingfähige Fähigkeiten.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und konkurrierende Prioritäten zu managen.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche, Stakeholder-Management- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Hohe Diskretion, Professionalität und Aufmerksamkeit für Details.
• Kenntnisse in Microsoft Office 365; Erfahrung mit ERP/CRM-Systemen (Salesforce, NetSuite, SAP, PowerBI) und Concur ist von Vorteil.
• Fließend in Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich.

Unsere Kultur

Bei Fluence ist unsere Kultur das Fundament, das unsere ehrgeizige Wachstumsstrategie antreibt und unsere Mission unterstützt, die Zukunft der Energie zu transformieren. Unsere kulturellen Grundpfeiler ermächtigen uns, mit Zielstrebigkeit zu innovieren, zusammenzuarbeiten und zu führen, um sicherzustellen, dass wir unseren Kunden und der Welt unvergleichlichen Wert bieten.

• Unleash Voices

  Wir glauben, dass jede Stimme zählt. Wir fördern Offenheit, aktives Zuhören und entschlossenes Handeln, um eine Kultur zu schaffen, in der jeder die Möglichkeit hat, zu unserem Erfolg beizutragen.

• Kundenorientiert

  Unsere Kunden stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir sind bestrebt, außergewöhnlichen Wert zu liefern, der die Erwartungen übertrifft, indem wir die Bedürfnisse unserer Kunden verstehen und uns schnell anpassen.

• Unendlicher Einfluss

  Wir sind bestrebt, das Unmögliche zu schaffen. Wir überschreiten Grenzen, um nachhaltige, bahnbrechende Lösungen zu liefern, die eine hellere, energieeffizientere Zukunft für alle gestalten.

• Voll dabei

  Wir setzen alles auf Wachstum. Unsere Teams konzentrieren sich unermüdlich darauf, Chancen zu identifizieren und zu nutzen, die uns voranbringen.