Executive Assistant

Stellenbeschreibung

Fluke Reliability sucht einen außergewöhnlichen, eigenmotivierten und vielseitigen Assistenten in der Geschäftsleitung. Der ideale Kandidat sollte proaktiv sein und über hervorragende Problemlösungs- und Urteilsfähigkeiten verfügen sowie in der Lage sein, vorausschauend zu denken und zu planen, um mehrere Anfragen angemessen und teilweise gleichzeitig zu bearbeiten. Diese Rolle erfordert Liebe zum Detail, die Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten, ein hohes Maß an Flexibilität, große organisatorische Fähigkeiten, starkes Zeitmanagement sowie Integrität und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen. Der Kandidat muss nachweisen, dass er / sie in der Lage ist, einen flexiblen Arbeitsplan auf der Grundlage der Bedürfnisse des Managements und der Abteilung einzuhalten. Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen gehört zum Tagesgeschäft.

Verantwortlichkeiten :

• Maximierung von Effizienz und Prioritäten der Führungskräfte, einschließlich der Buchung von Terminen, Verwaltung der Aufgaben der Führungskräfte, Pflege häufig wechselnder Termine über Outlook; Sicherstellen, dass der Executive’s Day organisiert und produktiv ist.
• Koordination aller Aspekte von Terminen, Besprechungen, Empfängen und Telefonkonferenzen auf Führungsebene, einschließlich Buchung von Räumen, Bestellung von Speisen, Verteilung von Arbeitsunterlagen für Besprechungen, die Zusammenarbeit mit weiteren Mitarbeitenden auf globaler Ebene.
• Buchen und koordinieren von Reisearrangements, einschließlich Inlands- und Auslandsreisen (Flüge, Hotels, Restaurants, Touren und Events) mit dem Reisemanagementsystem Concur (SAP).
• Vorbereitung von Besprechungen, Abklärung Zweck jeder Besprechung, Tagesordnung / Agenden vorbereiten, Hintergrundmaterialien abrufen, koordinieren und zusammenstellen, Briefing-Dokumente vorbereiten. Nachbesprechungen bei Bedarf, Koordinierung zusätzlicher administrativer Unterstützung, Ausführen von Folgeaufgaben oder -aktivitäten, Sicherstellung, dass eingegangene Verpflichtungen rechtzeitig erfüllt werden.
• Erstellung und / oder Unterstützung bei der Erstellung und Änderung von Präsentationsmaterialien, Tabellenkalkulationen und anderen verschiedenen Dokumenten mithilfe von PowerPoint oder anderen Softwareprogrammen (teilweise firmeninterne Software).
• Fungieren als Zeitwächter über Termine, Zeitpläne und Informationen der Führungskräfte und dabei ein höfliches, immer souveränes und authentisches Auftreten wahren.
• Reisekostenabrechnungen durchführen, abgleichen und verfolgen im Concur-Reisemanagementsystem.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Führungsteam und weiteren Assistenten auf globaler Ebene, um eine nahtlose Supportumgebung zu schaffen.
• Office Management für die Deutsche Niederlassung des Unternehmens mit 120 Mitarbeitern in enger Abstimmung mit dem Managing Director.
• Mehr als 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf höchstem Niveau.
• Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office365: Outlook, Excel, Word, PowerPoint und SharePoint, Adobe Professional und firmeneigener Software.
• Fähigkeit zu detaillierter Planung, Zeitmanagement und außergewöhnlich gute Organisationsfähigkeiten.
• Hervorragende schriftliche, verbale und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Schnittstelle zu allen Mitarbeitenden im Unternehmen, entsprechende Koordinations- und Delegationsfähigkeiten.
• Einhalten von Fristen und zeitkritischen Situationen in einem schnelllebigen Umfeld.
• Aufbau / Netzwerken zur Assistenten Gemeinschaft sowie zu internen / externen Managern und weiteren Managern.
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistungsunternehmen.
• Hohes Maß an Loyalität und Diskretion, Reife / Professionalität in allen Belangen des Arbeitsalltages.
• Zügiges Lernen und Adaption neuer Technologien.
• Bei Bedarf Richtungsänderung, Umgehen mit unvorhergesehenen Unterbrechungen oder Belastungen. Absolut stressresistent.
• Kollaborativ, Teamplayer; bereit, einzuspringen und anstehende Aufgaben zu erledigen.
• Associate- oder Bachelor-Abschluss bevorzugt. Eine Ausbildung im Hotelfach und / oder im Servicebereich ist von Vorteil, aber nicht Bedingung.
• Sprache: Fließendes Deutsch und Englisch – Englisch ist Geschäftssprache des Unternehmens.

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