Fachperson Schulungsadministration fide 100%

fide steht für Français, Italiano, Deutsch in der Schweiz und ist das nationale Programm zur Förderung der sprachlichen Integration von Migrantinnen und Migranten. Die Geschäftsstelle fide in Bern setzt das Programm operativ um und entwickelt es laufend weiter. Zu den zentralen Aufgaben gehören unter anderem die Entwicklung und Bereitstellung der fide-Tests, die Qualifizierung von Sprachkursleitenden im Integrationsbereich, die Vergabe des fide-Labels sowie die Organisation von Schulungen, Workshops und Veranstaltungen. Sie ist nationales Kompetenzzentrum und agiert im Auftrag des Staatssekretariats für Migration SEM.

Wir suchen per 1. März 2026 eine engagierte, strukturierte, sprachlich versierte Person als Fachperson Schulungsadministration 100%.

Ihre Aufgaben

• Planen, koordinieren und administrieren Schulungen und Workshops (Termin-, Räume-, Dozenten- und Expertenplanung) in enger Abstimmung mit internen Fachpersonen.
• Führen die schriftliche und telefonische Korrespondenz adressatengerecht auf Deutsch, Französisch und idealerweise Italienisch mit interessierten Personen, lizenzierten Prüfenden, Dozierenden, internen Fachpersonen und weiteren Anspruchsgruppen.
• Bearbeiten Anmeldungen, prüfen eingereichte Unterlagen im Hinblick auf die formalen Zulassungskriterien, entscheiden über die formale Zulassung gemäss definierten Kriterien und kommunizieren die Entscheide sachlich und nachvollziehbar.
• Pflegen, aktualisieren und layouten Schulungskonzepte, Materialien und Unterlagen gemäss den Vorgaben der internen Fachpersonen und stellen diese für Dozierenden und Teilnehmenden bereit.
• Begleiten Kompetenznachweistage vor Ort in organisatorischer Hinsicht und stehen als administrative Ansprechperson zur Verfügung.
• Bestücken und administrieren das Feedbacktool, sammeln die Rückmeldungen der Teilnehmenden, bereiten diese in einer kurzen Zusammenfassung und Auswertung auf und stellen sie den internen Fachpersonen sowie den Dozierenden zur Verfügung.
• Erstellen Lizenzen und verwalten sorgfältig deren Laufzeiten, inklusive Erneuerungen und Fristenüberwachung.
• Kontrollieren Zahlungseingänge im Zusammenhang mit Schulungen und prüfen sowie visieren Spesen- und Stundenabrechnungen der Dozierenden.
• Sorgen für eine strukturierte Ablage, Dokumentation und Nachführung der relevanten Daten, Unterlagen und Prozesse.
• Bereiten statistische Angaben, Auswertungen und Reportings auf und liefern die administrativen Grundlagen für Berichte.

Was Sie bei uns erwartet

Sie übernehmen eine verantwortungsvolle und sinnstiftende Aufgabe im Bereich der sprachlichen Integration und leisten damit einen direkten Beitrag zur gesellschaftlichen Teilhabe von Migrantinnen und Migranten in der Schweiz. Sie profitieren von einer eigenverantwortlichen Arbeitsweise sowie von der Möglichkeit, Abläufe im eigenen Bereich sinnvoll zu strukturieren. Zudem erwartet Sie ein motiviertes, mehrsprachiges Team mit offener und kollegialer Arbeitsatmosphäre. Die Anstellungsbedingungen umfassen gleitende Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu Teilzeit-Home-Office sowie einen zentral gelegenen Arbeitsplatz in Bern (bei Bedarf mit kostenlosem Parkplatz). Bei entsprechender Eignung und Interesse besteht zudem die Möglichkeit, bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung administrativer Prozesse mitzuwirken. Eine sorgfältige Einführung sowie persönliche Unterstützung beim Einstieg sind für uns selbstverständlich.

Ihr Profil

• Strukturierte, engagierte und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Sie arbeiten sorgfältig und eigenverantwortlich und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick.
• Sie gehen Ihre Arbeit mit Elan an, bringen sich aktiv ein und haben Freude daran, administrative Prozesse verlässlich umzusetzen und sinnvoll weiterzudenken.
• Eine präzise, termingerechte Arbeitsweise sowie eine kunden- und dienstleistungsorientierte Haltung sind für Sie selbstverständlich.
• Mit Ihrem Verantwortungsbewusstsein und Ihrer Zuverlässigkeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Qualität unserer Arbeit.

Ausserdem verfügen Sie über:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer administrativen Funktion, vorzugsweise im Umfeld von Schulungen, Kurs- oder Eventorganisation, Prüfungs- oder Weiterbildungsangeboten.
• Sehr gute, stilsichere Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift. Gute Italienischkenntnisse und weitere Sprachen sind von Vorteil.
• Eine präzise, verständliche und adressatengerechte schriftliche Ausdrucksweise.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office; Erfahrung im Umgang mit Datenbanken, administrativen Tools oder Kursverwaltungssystemen ist von Vorteil.
• Bereitschaft, bei Bedarf und in begrenztem Umfang innerhalb der Schweiz zu reisen, insbesondere im Zusammenhang mit Kompetenznachweisen.
• Teamgeist sowie die Fähigkeit, Aufgaben eigenverantwortlich, zuverlässig und selbstständig umzusetzen - verbunden mit Eigeninitiative, Dienstleistungsbereitschaft und einem guten Gespür für die Anliegen von Teilnehmenden, Dozierenden und internen Fachpersonen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Planen, organisieren und koordinieren Sie leidenschaftlich gern und behalten dabei stets den Überblick? Dann zeigen Sie uns, was in Ihnen steckt – wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit dem Betreff „Fachperson Schulungsadministration“ an.