Legal Operations Specialist (f/m/d) in Berlin

Focused Energy ist ein internationales Deep-Tech-Unternehmen mit Sitz in Deutschland und den USA, das daran arbeitet, lasergetriebene Kernfusion zu kommerzialisieren. Unsere Mission ist es, der Welt saubere, sichere und nahezu unbegrenzte Energie bereitzustellen. Wir wachsen schnell und suchen talentierte Personen, die in der Lage sind, Klarheit und Struktur in schnell wachsenden Umgebungen zu schaffen.

Als unser Legal Operations Specialist werden Sie das operationale Rückgrat der wachsenden Rechtsabteilung von Focused Energy aufbauen und betreiben. Sie sind verantwortlich für die Systeme, Prozesse, Aufzeichnungen und Kalender, die es unseren Juristen ermöglichen, sich auf wertvolle rechtliche Arbeiten in den Bereichen Unternehmensrecht, Handelsrecht, geistiges Eigentum und Compliance zu konzentrieren.

Sie werden umfassende Verantwortung übernehmen und die Möglichkeit haben, die Rechtsoperationen von Grund auf neu aufzubauen — von der Verwaltung von Unternehmensentitäten und dem Vertragslebenszyklusmanagement bis hin zur IP-Dokumentation, Compliance-Aufzeichnungen, Workflow-Design und Automatisierung. Sie arbeiten unabhängig über deutsche und US-amerikanische Unternehmensstrukturen hinweg und werden ein vertrauenswürdiger operativer Partner für den VP Legal und das gesamte Rechtsteam.

Was Sie tun werden:

• Das rechtliche Operations-Rückgrat für ein wachsendes internationales Unternehmen aufbauen und besitzen — zuverlässige Systeme, Prozesse und Standards schaffen, die jeden Tag einen sichtbaren Unterschied machen.
• Die Verantwortung für die Unternehmensadministration über unsere deutschen und US-amerikanischen Einheiten übernehmen, einschließlich Register, Protokollbücher, Kapitaltische, Vollmachten, Einreichungen, Umstrukturierungen und notarielle Prozesse.
• Den Vertragslebenszyklus vom Unterschreiben bis zur Erneuerung leiten, CLM- und E-Signatur-Workflows verwalten, Vereinbarungen zugänglich halten und sicherstellen, dass keine wichtigen Fristen verpasst werden.
• Struktur im Bereich IP und Compliance schaffen, Patente und Marken dokumentieren, IP-Register, Compliance-Aufzeichnungen, Richtliniendokumentationen und wichtige rechtliche Kalender pflegen.
• Wiederkehrende rechtliche Arbeiten in skalierbare Prozesse umwandeln, indem Sie Workflows kartieren, Vorlagen entwickeln, Automatisierung einführen und Werkzeuge auswählen, die den manuellen Aufwand für das gesamte Rechtsteam reduzieren.
• Direkt mit Entscheidungsträgern und externen Partnern zusammenarbeiten, einschließlich des VP Legal, Fachanwälten, Finanzen, Notaren, Registerbehörden und externen IP-Beratern.
• Erkennen, was getan werden muss, und es umsetzen — proaktive Identifizierung von Lücken, Risikomanagement und Verbesserung der Arbeitsweise der Rechtsabteilung ohne auf Anweisungen zu warten.

Wer Sie sind:

• Sie haben umfangreiche Erfahrung in den Bereichen Rechtsoperationen, Unternehmensadministration, Paralegal-Arbeit, Entitätsmanagement oder einer vergleichbaren Rolle.
• Sie verstehen die deutschen Unternehmensformalitäten und haben idealerweise Erfahrung in der US-amerikanischen Unternehmensadministration.
• Sie sind organisiert, detailorientiert und fühlen sich wohl dabei, Aufzeichnungen, Fristen und wiederkehrende Prozesse zu verwalten.
• Sie haben Erfahrung mit Vertragsmanagement, E-Signatur, Dokumentenmanagement oder Tools für Rechtsoperationen.
• Sie arbeiten unabhängig, verbessern Prozesse und wissen, wann Sie Angelegenheiten, die rechtliches Urteilsvermögen erfordern, eskalieren müssen.
• Sie kommunizieren klar und proaktiv und sprechen fließend Deutsch und Englisch.

Nice to Have:

• Hintergrund als Rechtsfachwirt/in, Paralegal oder Spezialist für Rechtsoperationen.
• Erfahrung mit CLM, Entitätsmanagement, E-Signatur oder Workflow-Automatisierungstools.
• Erfahrung in einem schnell wachsenden internationalen Unternehmen oder in deutschen und US-amerikanischen Rechtsumgebungen.

Warum Sie mit uns arbeiten sollten:

• Innovative Technologie & Mission: Seien Sie Teil eines zukunftsweisenden Unternehmens, das bahnbrechende Forschung im Bereich saubere Energie und wissenschaftliche Entdeckungen betreibt.
• Karriereentwicklung: Wir investieren in unsere Mitarbeiter. Dies ist eine Gelegenheit, einem frühen, wachsenden Unternehmen an der Spitze neuer Technologien beizutreten, wo Sie die Möglichkeit haben, Ihre Karriere zu entwickeln und zu wachsen.
• Kollaborative Kultur: Arbeiten Sie mit großartigen Menschen in einem dynamischen, internationalen Umfeld mit erstklassigen Wissenschaftlern, Ingenieuren und Fachleuten, die leidenschaftlich daran interessiert sind, globale Herausforderungen zu lösen.
• Eigenverantwortung: Übernehmen Sie ab dem ersten Tag Verantwortung und gestalten Sie den Einfluss, indem Sie Entscheidungen treffen, Herausforderungen lösen und die Zukunft unseres Unternehmens mitgestalten.
• Ihr Erfolg ist unser Erfolg: Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Gehalt und Unternehmensanteile in Form von Aktienoptionen, die Ihnen einen direkten Anteil an unserem Erfolg und an dem, was wir gemeinsam aufbauen, geben.
• Urlaubstage: Wir unterstützen Ihre Work-Life-Balance, indem wir Ihnen 30 Tage Urlaub pro Jahr gewähren.
• Flexibilität: Die Arbeit sollte sich nach Ihrem Leben richten, nicht umgekehrt. Wir bieten die Möglichkeit, von unserem Büro aus zu arbeiten, aber auch etwas Flexibilität, um von zu Hause aus zu arbeiten.
• Snacks und Getränke: Unsere Bürokühlschränke sind nie leer. Genießen Sie unsere gesunden Snacks und Getränke. Unser Büro in Darmstadt bietet sogar eine Kantine mit täglich köstlichen Mittagsoptionen.
• Altersvorsorge: Wenn Sie sich für eine private Rentenversicherung entscheiden, finanzieren wir 20% zusätzlich zu Ihren monatlichen Beiträgen sowie Treueanreize.
• Veranstaltungen: Wir organisieren regelmäßige Veranstaltungen, um den Teamzusammenhalt zu fördern, die Zusammenarbeit zu ermutigen und eine starke, unterstützende Unternehmenskultur aufzubauen. Vernetzen Sie sich mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen, teilen Sie Ideen und haben Sie Spaß, sowohl im als auch außerhalb des Arbeitsplatzes.

Focused Energy ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich verpflichtet hat, ein integratives Umfeld zu schaffen. Qualifizierte Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtswahrnehmung oder -identität, nationaler Herkunft, Alter, Familienstand, geschütztem Veteranenstatus oder Behinderungsstatus bei der Beschäftigung berücksichtigt.

Im Einklang mit der San Francisco Fair Chance Ordinance wird Focused Energy qualifizierte Bewerber mit Vorstrafen und Verurteilungen bei der Beschäftigung berücksichtigen.

Das angebotene Gehalt wird durch Faktoren wie Standort, Niveau, berufsbezogenes Wissen, Fähigkeiten und Erfahrungen bestimmt. Bestimmte Rollen können für Anreizvergütungen, Eigenkapital und Leistungen in Frage kommen.