Senior Executive Assistant to the CEO (f/m/d) in Berlin

Focused Energy ist ein Unternehmen, das die Zukunft der sauberen Energie durch lasergetriebene Inertialfusion aufbaut. Mit einer Finanzierung von 240 Millionen US-Dollar in der Series A – der größten vollständig gesicherten Series A in der globalen Fusionsindustrie – wachsen wir schnell in mehreren Regionen.

Ihre Rolle: Der Aufbau eines Fusionsunternehmens über zwei Kontinente erfordert Fokus, starke Beziehungen und durchdachte Koordination. Unser CEO arbeitet eng mit Investoren, Regierungen, strategischen Partnern und dem Führungsteam zusammen. Sie schaffen die Struktur, die ihm hilft, seine Zeit effektiv zu nutzen und vorbereitet zu sein.

Dies ist die höchste Unterstützungsebene für Führungskräfte bei Focused Energy. Sie arbeiten direkt mit dem CEO als Teil eines eng koordinierten CEO-Büros, in Partnerschaft mit und unter der Leitung des Chief of Staff. Sie übernehmen die Verantwortung für die operative Infrastruktur, die den CEO unterstützt, einschließlich Termin- und Kalenderverwaltung, Reisekoordination, exekutive Verwaltung und Stakeholder-Logistik.

Was Sie tun werden:

• Planen und Koordinieren der nationalen und internationalen Reisen des CEOs, einschließlich komplexer Delegationen, Konferenzen und Engagements mit Investoren oder Regierungen.
• Verantwortung für Reiserouten, Teilnehmer, Visa, Einladungen, Registrierungen, Protokollanforderungen, Logistik vor Ort, Notfallregelungen und Live-Koordination während der Reisen.
• Bereit sein, den CEO international zu begleiten, wenn nötig, unabhängig oder zusammen mit dem Chief of Staff, während Sie effektive Unterstützung aus der Ferne leisten.
• Eine klare Übersicht über bevorstehende Verpflichtungen und deren Anforderungen aufrechterhalten. Konflikte, Vorbereitungsbedarfe und logistische Abhängigkeiten antizipieren und frühzeitig handeln.
• Die rechtzeitige Vorbereitung, Zusammenstellung und Verteilung von Briefingmaterialien koordinieren, in Zusammenarbeit mit dem Chief of Staff und relevanten Inhaltseigentümern.
• Klare administrative Nachverfolgung aufrechterhalten und sicherstellen, dass Entscheidungen, Verpflichtungen und aufkommende Prioritäten umgehend an den Chief of Staff zur strategischen Nachverfolgung kommuniziert werden.
• Vertrauensvolle Beziehungen zu Investoren, Ministerien, Agenturen, Partnerunternehmen, Vorstandsmitgliedern und deren Büros aufbauen.
• Das CEO-Büro effektiv betreiben, einschließlich Ausgaben, Genehmigungen, Unterschriften, Tools, Aufzeichnungen und Kontaktmanagement.
• Gemeinsame Standards für Kalenderverwaltung, Reisen, Tools und Vertraulichkeit entwickeln, um die Zusammenarbeit und Teamarbeit im EA-Team sowohl lokal als auch international zu unterstützen.

Wer Sie sind: Sie bringen zehn oder mehr Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften mit, einschließlich mehrerer Jahre, in denen Sie einen CEO, Gründer oder Geschäftsführer in einem internationalen Unternehmen mit umfangreicher Reise- und Kalenderverwaltung unterstützt haben. Erfahrung in einem wachsenden Unternehmen oder Investorenumfeld ist von Vorteil.

Sie haben hochmotivierte, schnelllebige Führungskräfte unterstützt und können Struktur in sich ändernde oder unvollständige Anfragen bringen. Sie haben komplexe Delegationsreisen mit mehreren Teilnehmern, Ländern und offiziellen Meetings verwaltet. Sie kombinieren starke Organisation, Urteilsvermögen und emotionale Intelligenz mit einem ruhigen, anpassungsfähigen Stil und sind komfortabel in der Zusammenarbeit mit einem Chief of Staff, während Sie eine direkte, vertrauensvolle Beziehung zum CEO aufrechterhalten.

Wir bieten:

• Innovative Technologie und Mission: Seien Sie Teil eines zukunftsweisenden Unternehmens, das bahnbrechende Forschung im Bereich saubere Energie und wissenschaftliche Entdeckung betreibt.
• Karriereentwicklung: Wir investieren in unsere Mitarbeiter. Dies ist eine Gelegenheit, einem frühen, wachsenden Unternehmen an der Spitze neuer Technologien beizutreten, wo Sie die Möglichkeit haben, Ihre Karriere zu entwickeln und zu wachsen.
• Kollaborative Kultur: Arbeiten Sie mit großartigen Menschen in einem dynamischen, internationalen Umfeld mit erstklassigen Wissenschaftlern, Ingenieuren und Fachleuten, die leidenschaftlich daran interessiert sind, globale Herausforderungen zu lösen.
• Besitz: Übernehmen Sie ab dem ersten Tag Verantwortung und gestalten Sie den Einfluss, indem Sie Entscheidungen treffen, Herausforderungen lösen und die Zukunft unseres Unternehmens gestalten.
• Ihr Erfolg ist unser Erfolg: Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Gehalt und Unternehmensanteile in Form von Aktienoptionen, die Ihnen einen direkten Anteil an unserem Erfolg geben.
• Urlaubstage: Wir unterstützen Ihre Work-Life-Balance, indem wir Ihnen 30 Urlaubstage pro Jahr gewähren.
• Snacks und Getränke: Unsere Bürokühlschränke sind nie leer. Genießen Sie unsere gesunden Snacks und Getränke.
• Rentenplan: Wenn Sie sich für einen privaten Rentenplan entscheiden, finanzieren wir 20% Ihrer monatlichen Beiträge sowie Treueanreize.
• Ausrüstung: Wir bieten moderne Windows- oder Apple-Laptops. Darüber hinaus erhalten Sie eine Tastatur, Maus und Headset, damit Sie ab dem ersten Tag vollständig ausgestattet sind.
• Events: Wir organisieren regelmäßige Veranstaltungen, um den Teamzusammenhalt zu fördern, die Zusammenarbeit zu ermutigen und eine starke, unterstützende Unternehmenskultur aufzubauen.
• Mobilität mit NAVIT: Wir arbeiten mit NAVIT zusammen, um Ihre flexiblen Pendelbedürfnisse zu unterstützen.
• Fitness mit Wellhub: Wir kümmern uns um Ihre Gesundheit. Erhalten Sie Zugang zu einer Vielzahl von Fitnessstudios und Wellnessdiensten in ganz Europa.

Focused Energy ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, ein integratives Umfeld zu schaffen.