Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für einen reibungslosen Büroalltag und organisiere spannende Events.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit wachsendem Team in Darmstadt.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten und ein freundliches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Wachsendes Team mit tollen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Büroerfahrung und unterstütze ein motiviertes Team.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management und starke Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Als Office Manager sorgst du dafür, dass unser Büroalltag reibungslos, einladend und gut organisiert läuft – für Mitarbeitende genauso wie für Besucher:innen. Du baust das „Betriebssystem“ unseres Büros auf und hältst es am Laufen: von Materialien, Dienstleistern und Services über Empfang und Besucherprozesse bis hin zu klaren Onsite-Routinen und interner Koordination. So schaffst du die Voraussetzungen, damit unsere Teams vor Ort produktiv und gerne arbeiten können.
Standort: Darmstadt (tägliche Präsenz vor Ort erwartet)
Büroumfang: Aktuell zwei Etagen, laufender Kapazitätsausbau. Derzeit ca. 60 Mitarbeitende am Standort, nahezu Verdopplung innerhalb dieses Jahres geplant. Aktuell keine Verantwortung für mehrere Standorte, aber enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit anderen Büros.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Office Operations & Employee Experience (Tagesgeschäft): Du stellst sicher, dass das Büro jeden Tag einsatzbereit ist (Küche, Meetingräume, Verbrauchsmaterialien, Ordnung, Abstimmung mit der Reinigung). Du behältst Materialien und Bestellungen im Blick, bevor etwas ausgeht. Du kümmerst dich um Onsite-Themen (kleine Reparaturen, Beschilderung, Zutritt, Arbeitsplätze). Du achtest auf grundlegende Themen rund um Sicherheit und Gesundheit. Du bist Teil des aktuellen Büroausbaus und hältst Dinge zusammen.
- Lieferanten- & Dienstleistungsmanagement: Du bist Hauptansprechperson für unsere Büro-Dienstleister (Vermieter/HBK, Reinigung, Kaffee/Wasser, Entsorgung, Catering, Kurierdienste etc.). Du holst Angebote ein, vergleichst, hältst Kosten im Blick (mit Finance). Du merkst, wenn etwas nicht läuft – und klärst es.
- Besucher & Office Experience: Du organisierst unseren Besucherprozess von Ankunft bis Abgang. Du bereitest Meetingräume vor und unterstützt vor Ort. Du koordinierst kleinere Events im Büro. Du sorgst dafür, dass Büroinfos klar und verständlich sind (Teams-Posts, kurze Mails, einfache Hinweise).
- Arbeitsplatzkoordination & grundlegende Planung: Du unterstützt bei der Sitzplatzplanung zusammen mit People Ops. Du bereitest Onboardings vor (Badge, Arbeitsplatz, Willkommenspaket – in Abstimmung mit IT). Du hilfst beim Offboarding vor Ort.
- Administration, Budgets & grundlegende Compliance: Du prüfst Rechnungen und Bestellungen und hältst Budgets im Blick. Du pflegst unsere Büro-Dokumentation (Dienstleister, Abläufe, Bestellzyklen). Du unterstützt einfache Compliance-Themen (z. B. Erste-Hilfe-Ausstattung, Beschilderung).
Nicht im Aufgabenbereich:
- Technischer Gebäudebetrieb / technische Compliance des Vermieters (Facility Management/HBK)
- IT-Administration (liegt bei IT; Office Manager koordiniert lediglich Logistik)
- People Ops Aufgaben
- Umfangreiches Eventmanagement (sofern nicht ausdrücklich erforderlich)
Erfolgsmessung (erste 6–12 Monate):
- Büro läuft zuverlässig mit minimalen Störungen; hohe interne Zufriedenheit mit der Onsite-Erfahrung.
- Büroerweiterung und Umbau erfolgreich umgesetzt; Arbeitsplatzplanung entwickelt sich bedarfsgerecht weiter.
- Zentrale Dienstleister sind stabil etabliert (SLAs werden eingehalten, weniger wiederkehrende Probleme, Kosten unter Kontrolle).
- Onsite-Onboarding funktioniert konsistent und reibungslos.
- Bürodokumentation ist vollständig, aktuell, auffindbar und wird genutzt.
- Budgetausgaben sind planbar; Rechnungen werden pünktlich verarbeitet; Beschaffungsprozesse eingehalten.
Erforderliche Erfahrung & Fähigkeiten:
- 2–5+ Jahre Erfahrung in Office Management / Workplace Operations / Teamassistenz mit starker Eigenverantwortung (Scale-up- oder Multi-Stakeholder-Umfeld von Vorteil).
- Sehr gute Organisationsfähigkeit: Priorisierung, Follow-up, Umgang mit Unterbrechungen.
- Erfahrung im Lieferantenmanagement (Angebote, Verträge, Problemlösung).
- Souveräne Kommunikation (Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich) mit ausgeprägter Serviceorientierung.
- Sicher im Umgang mit Tools: Google Workspace / MS Office, Teams, grundlegendes Tracking in Sheets.
- Praktischer Problemlöser, hands-on, proaktiv, freundliche Präsenz im Büro.
Nice-to-haves:
- Erfahrung bei Büro‑Umzügen/-Erweiterungen oder beim Aufbau eines neuen Büros.
- Grundkenntnisse in Beschaffung / Rechnungsprozessen.
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Gebäudemanagement / Vermietern.
Office Manager Arbeitgeber: Focused
Focused Energy ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine einladende und produktive Arbeitsumgebung in Darmstadt bietet. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeitererfahrung und kontinuierlichem Wachstum, insbesondere durch die geplante Verdopplung der Mitarbeitenden, fördert das Unternehmen eine Kultur der Zusammenarbeit und des Engagements. Zudem profitieren die Mitarbeitenden von flexiblen Arbeitsabläufen, einer offenen Kommunikation und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten, die es ihnen ermöglichen, ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld weiter auszubauen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle als Office Manager anstrebst, schau dir die Firma genau an und überlege, wie du ihre Büroabläufe verbessern könntest. Zeig in deinem Gespräch, dass du Ideen hast und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitenden oder ehemaligen Angestellten der Firma in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das kann dir wertvolle Einblicke geben!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen für Office Manager recherchierst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in Organisation und Kommunikation unter Beweis stellen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und gibt uns die Möglichkeit, dich besser kennenzulernen. Vergiss nicht, deine Bewerbung individuell anzupassen und deine Motivation klar zu kommunizieren.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Mach es übersichtlich:Halte deine Bewerbung klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du zu bieten hast!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung:Schau dir die Anforderungen genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeige uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu den Aufgaben als Office Manager passen!
Bewirb dich über unsere Website:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell bei uns landet!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Focused vorbereitet
✨Verstehe die Büroabläufe
Mach dich mit den täglichen Abläufen im Büro vertraut. Überlege dir, wie du die verschiedenen Bereiche wie Materialmanagement, Besucherprozesse und interne Koordination optimieren kannst. Zeige im Interview, dass du proaktiv Lösungen für mögliche Herausforderungen hast.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, in denen du erfolgreich Probleme gelöst oder Prozesse verbessert hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten im Office Management zu demonstrieren und zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu präsentieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern testen.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren. Stelle Fragen, die zeigen, dass du an einer positiven Arbeitsumgebung interessiert bist und dass du bereit bist, zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung beizutragen.
