Office Manager (f/m/d)

Für unseren Standort in Darmstadt suchen wir eine:n Office Manager:in. In dieser Rolle hältst du unseren Büroalltag zuverlässig am Laufen – strukturiert, pragmatisch und mit Gespür für ein gutes Miteinander. Du sorgst dafür, dass unser Team gern vor Ort ist und sich auf ein Office verlassen kann, das funktioniert: von Services und Bestellungen über Gästeprozesse bis hin zu klaren Routinen und schneller Problemlösung. Da die Aufgaben stark operativ und on-site sind, ist die Rolle an 5 Tagen pro Woche im Büro verankert.

Du bist die zentrale Ansprechperson rund ums Office und schaffst die Bedingungen, damit Teams fokussiert arbeiten können – und sich gleichzeitig willkommen fühlen.

Was du verantwortest

• Office Operations & Onsite Experience: Du stellst sicher, dass das Büro täglich startklar ist und entwickelst unsere Office Operations kontinuierlich weiter. Onsite-Themen (z. B. Zugänge, Beschilderung, Arbeitsplatz-Setups) steuerst du bis zur Lösung – inkl. Unterstützung bei der laufenden Office-Erweiterung.
• Gäste & Meetings: Du organisierst einen professionellen Besuchsablauf (Ankunft bis Abreise), bereitest Meetingräume vor und stellst sicher, dass Gäste sich gut aufgehoben fühlen.
• Dienstleister:innen & Services: Du steuerst unsere Office-Dienstleister:innen (z. B. Reinigung, Kaffee/Wasser, Entsorgung, Catering, Kurierdienste), holst Angebote ein und sorgst dafür, dass Qualität und Ablauf stimmen.
• Workspace & Onsite-Logistik: Du unterstützt Sitzplatzplanung sowie Onsite-Onboarding/Offboarding (Badge, Arbeitsplatz, Welcome-Setup in Abstimmung mit IT) und kümmerst dich um Post/Pakete/Lieferungen.
• Dokumentation & Standards: Du baust eine schlanke Office-Dokumentation auf (Dienstleister:innen, Prozesse, Bestellzyklen etc.) und etablierst einfache Standards und Routinen, die im Alltag wirklich helfen. Außerdem unterstützt du bei grundlegenden Themen wie Erste-Hilfe-Ausstattung oder Beschilderung.

Was wir suchen

• Must-haves: 2–5+ Jahre Erfahrung in Office Management / Workplace Operations / Teamassistenz mit klarer Ownership.
• Du bist stark in Organisation und Priorisierung, bleibst dran und bringst Dinge zuverlässig über die Ziellinie – auch wenn es turbulent wird.
• Erfahrung im Umgang mit Dienstleister:innen (Angebote einholen/vergleichen, Abstimmung, Problemlösung).
• Sehr gute Kommunikation auf Deutsch und Englisch – freundlich, klar und serviceorientiert.
• Sicher im Umgang mit Microsoft Office & Teams, einfache Übersichten/Tracking in Excel.
• Hands-on, pragmatisch, proaktiv – mit einer freundlichen Präsenz im Office.

Nice-to-haves:

• Erfahrung im Scale-up / schnelllebigen Umfeld.
• Bereits Office-Expansion, Umbau oder Umzug organisatorisch begleitet.

Was wir bieten

• Innovative Technologie & Mission: Werde Teil eines Unternehmens, das an wegweisender Forschung für saubere Energie und wissenschaftlichen Fortschritt arbeitet.
• Entwicklung & Wachstum: Wir investieren in unsere Kolleg:innen. Als wachsende Company an der Front neuer Technologien hast du die Möglichkeit, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln und mit der Rolle zu wachsen.
• Zusammenarbeit & Kultur: Dich erwartet ein dynamisches, internationales Umfeld – mit starken Teams aus Wissenschaft, Engineering und Business, die gemeinsam an großen Herausforderungen arbeiten.
• Ownership ab Tag 1: Du übernimmst Verantwortung, triffst Entscheidungen, löst Herausforderungen pragmatisch – und gestaltest aktiv mit, wie wir als Unternehmen arbeiten.
• Direkte Beteiligung am Erfolg: Neben einem wettbewerbsfähigen Gehalt bieten wir Stock Options – damit du direkt an dem partizipierst, was wir gemeinsam aufbauen.
• 30 Tage Urlaub: Für eine gesunde Balance und echte Erholung.
• Flexibilität: Wir glauben, Arbeit sollte sich dem Leben anpassen. Deshalb bieten wir ein hybrides Setup. (Hinweis: Diese Rolle ist operativ stark vor Ort – daher ist die Position in Darmstadt an 5 Tagen pro Woche onsite verankert.)
• Snacks, Getränke & Kantine: Unsere Kühlschränke sind gut gefüllt – mit Snacks und Drinks. In Darmstadt gibt es außerdem eine subventionierte Kantine mit täglichem Lunch-Angebot.
• Betriebliche Altersvorsorge: Entscheidest du dich für eine private Altersvorsorge, bezuschussen wir deine Beiträge mit 15%.
• Top-Equipment: Wähle zwischen einem aktuellen Windows- oder Apple-Laptop. Zusätzlich bekommst du Keyboard, Maus und Headset – damit du ab Tag 1 perfekt ausgestattet bist.
• Events & Zusammenhalt: Regelmäßige Events stärken den Teamspirit, fördern Austausch und Zusammenarbeit – im und außerhalb des Arbeitsalltags.
• Mobilität mit NAVIT: Flexible Unterstützung fürs Pendeln – z. B. ÖPNV-Ticket, Taxi oder Car-Sharing (du entscheidest, was zu deinem Alltag passt).
• Fitness mit Wellhub: Zugang zu vielen Gyms, Fitness- und Wellness-Angeboten in ganz Europa – für deine Gesundheit und dein Wohlbefinden.