Team Assistant (Communications, Government Affairs & Marketing) (f/m/d)

Focused Energy ist das führende Unternehmen für lasergetriebene Fusion, das den vielversprechendsten Weg zu sauberer, unbegrenzter Fusionsenergie verfolgt. Mit Hauptsitzen in Darmstadt, Deutschland, und der San Francisco Bay Area haben wir die besten wissenschaftlichen und ingenieurtechnischen Köpfe vereint, um Fusionsenergie im kommerziellen Maßstab freizusetzen. Wir sind bestrebt, die nächste Phase des wirtschaftlichen Wachstums und der wissenschaftlichen Innovation durch die weitverbreitete Nutzung von sauberer, reichhaltiger Fusionsenergie voranzutreiben.

Als Teamassistent (Kommunikation, Regierungsangelegenheiten & Marketing) sind Sie das operationale Rückgrat unserer globalen Abteilungen für Kommunikation, Regierungsangelegenheiten, öffentliche Politik und Marketing. Diese zentrale Rolle gewährleistet die reibungslose Koordination interner Prozesse, exekutiver Abläufe, internationaler Stakeholder-Interaktionen und funktionsübergreifender Zusammenarbeit in Europa, den Vereinigten Staaten und anderen internationalen Märkten. Durch die fachgerechte Verwaltung von Zeitplänen, Reise-Logistik, Veranstaltungen, Dokumentation, Budgets und Arbeitsabläufen schaffen Sie den notwendigen Raum für unser Führungsteam, um sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren – während Sie eine fehlerfreie Ausführung aller administrativen und organisatorischen Aktivitäten garantieren.

In dieser Position spielen Sie eine entscheidende Rolle bei einer Vielzahl von hochwirksamen Aktivitäten, einschließlich politischer Engagements, Investorenbeziehungen, internationaler Konferenzen, exekutiver Kommunikation, Markenbildung, Medienoperationen und hochrangiger Stakeholder-Koordination. Die Rolle erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit, Diskretion und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen internationalen Umfeld mit Regierungen, Branchenführern, Investoren, Forschungseinrichtungen und globalen Partnern zu gedeihen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Exekutive & Teamkoordination: Proaktive operationale und administrative Unterstützung für den Chief Communications & Government Affairs Officer und breitere Teams. Komplexe internationale Kalender verwalten, Meetings koordinieren und exekutive Zeitpläne über mehrere Zeitzonen optimieren.
• Internationale Reise- & Logistikverwaltung: Alle Aspekte internationaler Reisen planen und verwalten, einschließlich Flügen, Hotels, Visa, Transfers, Reiserouten und Konferenzlogistik.
• Regierungsangelegenheiten & Stakeholder-Unterstützung: Politische Runden, parlamentarische Besuche, Stakeholder-Workshops, diplomatische Veranstaltungen und strategische Regierungsengagements aus operationeller Sicht organisieren.
• Kommunikations- & Marketingoperationen: Operative Aspekte von Kommunikationskampagnen, Medienaktivitäten, Social-Media-Planung, Branding-Materialien und Marketinginitiativen koordinieren.
• Veranstaltungs- & Konferenzmanagement: Bei der Planung und Durchführung von Konferenzen, Messen, politischen Veranstaltungen, Investorenveranstaltungen, internationalen Gipfeln, Workshops und internen Teamevents unterstützen.
• Budget, Beschaffung & Administrative Unterstützung: Team-Budgets, Ausgaben, Rechnungen, Bestellungen und Finanzabläufe verfolgen und verwalten.
• HR, Einarbeitung & Teamunterstützung: Einarbeitungsaktivitäten für neue Teammitglieder koordinieren, einschließlich Arbeitsplatzgestaltung, Zugangsregelungen, Einführungen und Planung von Einarbeitungssitzungen.
• Prozess- & Organisationsoptimierung: Vorlagen, Tools und Arbeitsabläufe entwickeln und pflegen, die Effizienz, Transparenz und Konsistenz im gesamten Bereich verbessern.

Profil / Anforderungen

• 3–6 Jahre Erfahrung als Teamassistent, Exekutivassistent, Projektkoordinator oder in einer unterstützenden Rolle im internationalen Umfeld.
• Bevorzugte Erfahrung in Technologie, Energie, Kommunikation, öffentlicher Angelegenheiten, Beratung, Regierung oder schnelllebigen Start-up-Sektoren.
• Außergewöhnliche organisatorische, koordinierende und multitaskingfähigkeiten mit einem scharfen Auge für Details – auch unter Druck.
• Hohe Professionalität, Zuverlässigkeit und Diskretion; in der Lage, sensible und vertrauliche Informationen jederzeit angemessen zu behandeln.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten; selbstbewusst im Umgang mit Führungskräften, politischen Entscheidungsträgern, Investoren, Medienvertretern und internationalen Stakeholdern.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams) und Google Workspace.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Reisekoordination, Veranstaltungsmanagement, Budgetverfolgung und Anbieterkoordination stark bevorzugt.
• Fähig, unabhängig, proaktiv und ruhig in einem schnelllebigen, internationalen Umfeld zu arbeiten.
• Fließend in Englisch und Deutsch (schriftlich und mündlich); zusätzliche Sprachen sind ein großer Vorteil.

Focused Energy ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, ein integratives Umfeld zu schaffen. Qualifizierte Bewerber werden ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtswahrnehmung oder -identität, nationale Herkunft, Alter, Familienstand, geschützten Veteranenstatus oder Behinderungsstatus berücksichtigt.