Assistenz des Präsidenten (m/w/d)

Verwaltung und Innovation - passt das zusammen? Wir sagen: Ja! Mit rund 150 Mitarbeiter:innen treiben wir als agile Einheit die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland voran - schlank, spezialisiert und mit Gestaltungsspielraum. Als Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats stärken wir die Handlungsfähigkeit, schaffen Synergien und vernetzen Akteure. Unsere Zusammenarbeit basiert auf Offenheit, Vertrauen und Wertschätzung - Vielfalt auf Augenhöhe prägt unser Miteinander. Was uns eint: die Motivation, die Verwaltung von morgen aktiv zu gestalten.

Das sind deine Aufgaben:

• Du unterstützt den Präsidenten bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und sicherst die termingerechte Aufgabenerledigung ab.
• Föderale Termine, Meetings und Begleitungen koordinierst du in enger Abstimmung mit dem Präsidenten sowie mit den Büros von Minister:innen, Staatssekretär:innen, der kommunalpolitischen Führungsebene und anderen Entscheidungsträgern. Dazu gehört auch die Organisation des notwendigen Reisemanagements.
• Du begleitest die Vorbereitung wichtiger Ereignisse mit dafür notwendigen Unterlagen und Präsentationen und stimmst dich hierzu eng mit der persönlichen Referentin des Präsidenten ab.
• Du bist der Dreh- und Angelpunkt zu allen organisatorischen Fragen des Präsidenten innerhalb der FITKO und arbeitest eng mit allen Abteilungen, deren Leitungen und dem Assistenzteam der FITKO zusammen.
• Du übernimmst das Erstellen von Protokollen in Teammeetings, aber auch in Sitzungen mit externen Stakeholdern und ggf. auch bei Bedarf als protokollarische Begleitung zu externen Terminen.
• Die FITKO versteht sich als gemeinsame Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats. Daher übernimmst du bei Bedarf - entsprechend den Beschlüssen des IT-Planungsrats und dessen strategischen Prioritäten - auch fachbereichsübergreifende Aufgaben.

Das bringst du mit:

• Du hast ein abgeschlossenes Studium (Bachelor, FH oder Diplom FH) in einer tätigkeitsrelevanten Fachrichtung. Alternativ hast du eine einschlägige Berufsausbildung (bspw. Berufsausbildung als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Bürokaufmann/ -kauffrau, Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation) abgeschlossen und mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer entsprechend qualifizierten Tätigkeit erworben.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Du bist ein digitalaffines Organisationstalent und behältst auch in herausfordernden Zeiten locker den Überblick.
• Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von Office Software (z.B. MS Office), Freude an Multitasking und Lust auf agiles Arbeiten.
• Du gehst mit sensiblen Informationen äußerst diskret und vertraulich um.
• Durch deine reflektierte und pragmatische Lösungskompetenz entkräftest du herausfordernde Situationen.
• Mit eleganter Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in deutscher Sprache verschaffst du dir stetig Aufmerksamkeit (Mindestens C1 Niveau).
• Du bist ein Kommunikationstalent, schätzt die Arbeit im Team und freust dich auf Zusammenarbeit.

Das erwartet dich bei uns:

• Befristete Stelle
• Eingruppierung nach TV-H (bis zu EG 10). Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.
• Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Gleitzeit | Mobiles flexibles Arbeiten: unbürokratisches Homeoffice | 30 Tage Urlaub | 2 zusätzliche freie Tage (24. und 31.12.)
• Eine moderne Arbeitsumgebung
• Jobticket | Ergonomische Arbeitsplätze | Kreativräume | Diensthandy | 1. Klasse Dienstreisen | EGYM Wellpass | betriebliche Altersvorsorge
• Weiterentwicklung
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche und persönlichen Entwicklung | Gelegenheiten zur Vernetzung, z.B. die Teilnahme an branchenspezifischen Veranstaltungen
• Freundschaftliches und wertebasiertes Arbeitsklima
• „Du“ statt „Sie“ | Afterwork- und Teamevents | offene Kommunikationskultur | wertebasierte Arbeitskultur | viel Dynamik und Spaß | engagiertes, motiviertes und vielfältiges Team
• Eine spannende Aufgabe
• Innovative Digitalisierungsprojekte | Gestaltungsspielraum | Zukunftsverwaltung gestalten

Wir schätzen eine vielfältige Belegschaft und ein integratives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen - unabhängig von Religion und Weltanschauung, Nationalität und (ethnischer sowie sozialer) Herkunft, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Alter sowie körperlichen und intellektuellen Fähigkeiten. Entsprechend dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz sind wir besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.

Du hast Lust, die FITKO und damit die digitale Verwaltung mitzugestalten? Wenn du mit der vorübergehenden Speicherung deiner Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens einverstanden bist und das Stellenprofil zu dir passt, bewirb dich bitte bis zum 2 ausschließlich über unser Online-Bewerbungssystem: Zugangsdaten erhältst du per E-Mail. Lade deine vollständigen Bewerbungsunterlagen als PDF (max. 20 MB) hoch. Nach Abschluss des Verfahrens werden sie datenschutzkonform vernichtet.

Die FITKO hat ihren Dienstsitz in Frankfurt am Main, wo auch die Bewerbungsinterviews stattfinden.

Noch Fragen? Für fachliche Fragen und einen ersten vertraulichen Kontakt steht dir Sybille Gräff Teamleitung | Organisation und Personal gerne zur Verfügung. Wir bitten dich darum, Bewerbungen ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal einzureichen. Bewerbungen, die uns außerhalb des Online-Bewerbungsportals erreichen, können im Auswahlverfahren nicht berücksichtigt werden.