Die Folkwang Universität der Künste ist die zentrale künstlerische Ausbildungsstätte für Musik, Theater, Tanz, Gestaltung und Wissenschaft in Nordrhein-Westfalen (NRW) mit Campus und Veranstaltungsorten in Essen, Duisburg, Bochum und Dortmund.
Die Folkwang Universität der Künste sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Sachbearbeiter*in Einkauf (EG 9b TV-L)
im Dezernat Ressourcen | Einkauf in Teilzeit 50% und unbefristet.
Ihr Aufgabengebiet
- Unterstützung und Zuarbeit der Finanzleitung in sämtlichen Beschaffungsangelegenheiten
- selbständige Abwicklung, insbesondere Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von nationalen und EU-weiten Vergabeverfahren (u.a. Markterkundung, Leistungsbeschreibung, Bedienung der Vergabeplattform, Einholung und Prüfung der Angebote, Beantwortung von Fragen der Bieter, Auftragsvergabe etc.) unter Einhaltung des Vergaberechts, der besonderen Landesrichtlinien zur Beschaffung (u.a. VOB, UVgO und VgV, EVB-IT) und ggf. Förderbestimmungen
- Vorbereitung und Durchführung von Angebotsöffnungen sowie deren Nachbereitung
- Unterstützung und Beratung der Bedarfsstellen aus Lehre, Wissenschaft und Verwaltung bei allgemeinen vergabe- und beschaffungsrechtlichen Belangen sowie Zollangelegenheiten
- Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeits-, Nachhaltigkeits- und Umweltverträglichkeitsaspekten bezogen auf die zu beschaffenden Leistungen
- Vorbereitung sowie Betreuung und Überwachung von Rahmenverträgen
- Abschluss und Betreuung von Dienstleistungs- und Werkverträgen
- Mitwirkung bei der Entwicklung von Arbeitshilfen, Checklisten etc., Unterstützung bei der Optimierung der Prozesse im Sachgebiet sowie Weiterentwicklung der E-Vergabe und Digitalisierung
- Erstellung der monatlichen Vergabestatistik
- Vorbereitende Prüfungen zur Rechnungsfreigabe
Ihr Profil
Erforderlich:
- Bachelor- bzw. Fachhochschulabschluss in einem adäquaten Studiengang oder
- gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten durch eine Qualifikation als Verwaltungsfachwirtin/Verwaltungsfachwirt oder
- abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestelle/r, Verwaltungswirt/in, bzw. eine vergleichbare Qualifikation/Ausbildung im kaufmännischen Bereich kombiniert mit einschlägigen Weiterbildungen und praktischen Kenntnissen im Einkauf
- Fundierte Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, Outlook)
- Sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
Erwünscht:
- mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise im Hochschulbereich bzw. in einer öffentlichen Verwaltung
- Kenntnisse im Vergabewesen/Einkauf sowie der Vorschriften der UVgO, VOL/B
- Kenntnisse im Bereich Dienstleistungs- und Werkverträge
- strukturierte und selbständige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Serviceorientierung
- Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsfähigkeit
- Teamfähigkeit, Belastbarkeit sowie ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
- Technisches Grundverständnis
Wir bieten
- Eine spannende und abwechslungsreiche Position mit herausfordernden Tätigkeiten inmitten eines künstlerischen Umfeldes
- Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit adäquater Bezahlung inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Büroräume, die gut per Bus und Bahn zu erreichen sind
- Ein Arbeiten auf Augenhöhe in einem motivierten und dynamischen Team sowie ein kooperatives und respektvolles Miteinander
- Kostenfreie Tickets für Veranstaltungen an Folkwang
Vergütung
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9b des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) sowie allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen.
Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren
Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir möchten, dass sich gesellschaftliche Vielfalt an der Hochschule widerspiegelt und setzen uns für mehr Chancengerechtigkeit ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Beeinträchtigung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und sexueller Identität.
Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs‐ und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt.
Menschen mit Behinderung bzw. diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.
Hinweis zum gendersensiblen Formulieren
Die Folkwang Universität der Künste nutzt den Gender-Stern und genderneutrale Formulierungen, um verschiedene Identitäten sprachlich einzuschließen.
Hinweis zum Datenschutz
Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten vorübergehend gespeichert und zur Abwicklung des Bewerbungs- und ggf. eines Einstellungsverfahrens genutzt werden. Wir behandeln diese Daten mit größter Sorgfalt nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.
Kontakt
Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Niklas Pape (Leitung Finanzen, Einkauf), E-Mail: niklas.pape@folkwang-uni.de, Telefon: 0201_4903-444
Bei allgemeinen personalrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Silvija Welbers (Personalabteilung), E-Mail: personal@folkwang-uni.de, Telefon: 0201_4903-423
Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter wenden Sie sich bitte an die zentrale Gleichstellungsbeauftragte Nina Kaiser, E-Mail: gleichstellungsbeauftragte@folkwang-uni.de.
Bei Fragen bzgl. der Belange von Menschen mit Behinderung und diesen gleichgestellten Personen wenden Sie sich bitte an die Schwerbehindertenvertretung, E-Mail: sbv@folkwang-uni.de.
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StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sachbearbeiter*in Einkauf (EG 9b TV-L) in Essen erhalten könntest
✨Netzwerk über Finanz-Meetups
Schau dir lokale Finance- oder Controlling-Meetups an – dort kannst du nicht nur Wissen austauschen, sondern auch potenzielle Kollegen und Entscheidungsträger aus der Branche treffen. Networking ist hier das A und O!
✨Zertifikate nutzen
Hast du dich schon über relevante Zertifikate in der Controlling-Branche informiert? Viele Unternehmen legen darauf Wert! Wenn du so ein Zertifikat hast, erwähne es unbedingt in Gesprächen oder Netzwerken.
✨Präsenz auf Unternehmens-Events
Zusätzlich solltest du an Unternehmensveranstaltungen teilnehmen. Diese bieten dir die Chance, direkt mit Vertretern von Firmen wie Folkwang Uni ins Gespräch zu kommen. Wir können persönliche Kontakte oft nur schwer ersetzen!
✨Direkte Bewerbung durch unsere Plattform
Wenn dich die Stelle als Sachbearbeiter*in Einkauf (EG 9b TV-L) bei Folkwang Uni interessiert, warte nicht zu lange! Bewirb dich über unsere Website – so hebst du dich gleich ab und zeigst dein Interesse. Zeig uns, dass du bereit bist, Teil ihres Teams zu werden!
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zahlen, Daten, Fakten – das Herzstück deines CVs!:Im Controlling sind präzise Zahlen und Analysen entscheidend. Achte darauf, deine Erfolge quantifiziert darzustellen – zum Beispiel durch konkrete Einsparungen oder Umsatzsteigerungen. Nutze Zahlen, um deine Fähigkeiten hervorzuheben, damit wir bei Folkwang Uni sofort sehen, was du drauf hast!
Zeig uns deine Software-Skills!:Stellar Software-Kenntnisse sind im Controlling ein absolutes Muss. Vergiss nicht, Programme wie Excel oder spezielle Controlling-Tools in deinem Lebenslauf aufzuführen. Vielleicht hast du auch eine Zertifizierung in einem dieser Programme? Zeig uns, dass du fit bist im Umgang mit den gängigen Werkzeugen!
Motivation und Lernbereitschaft im Anschreiben!:Bei einer Vollzeitstelle im Controlling suchen wir nicht nur nach Erfahrung, sondern auch nach jemandem, der motiviert ist, immer dazuzulernen. Teile im Anschreiben mit, warum du dich für Sachbearbeiter*in Einkauf (EG 9b TV-L) bei Folkwang Uni interessierst und was du dir von dieser Position versprichst. Zeig uns deine Begeisterung!
Erzähl uns von deinem Projekt!:Falls du Erfahrung mit relevanten Projekten hast, sei es durch Praktika oder Studienarbeiten, zögere nicht, darüber zu berichten! Eine kurze Zusammenfassung deiner wichtigsten Projekte zeigt uns, wie du dein theoretisches Wissen in der Praxis umsetzt. Wir lieben es, spannende Geschichten zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Folkwang Uni vorbereitet
✨Zeige deine analytischen Fähigkeiten!
Im Controlling dreht sich alles um Zahlen und Analysen. Bereite dich darauf vor, in deinem Interview konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit Daten ausgewertet oder Berichte erstellt hast. Das kann dich von anderen Kandidaten abheben!
✨Familiarisiere dich mit den gängigen Tools
Du wirst wahrscheinlich mit Software wie SAP oder Excel arbeiten müssen. Zeige dein Know-how in diesen Tools und vielleicht sogar einige spannende Projekte, die du damit realisiert hast. Das hilft, dein technisches Verständnis zu präsentieren und gibt dem Interviewer Sicherheit in deiner praktischen Umsetzung.
✨Sprich über deine Teamarbeit
Im Controlling ist es oft wichtig, mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten. Bereite dich darauf vor, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit in Teams gearbeitet und kommuniziert hast. Deine sozialen Kompetenzen können den Ausschlag geben, vor allem in einer Vollzeitstelle, wo du eng mit anderen zusammenarbeiten wirst.
✨Sei bereit für Fallstudien!
In einem Vollzeit-Controlling-Interview könnten dir Fallstudien präsentiert werden, um deine Problemlösungsfähigkeiten zu testen. Übe, wie du anhand von Zahlen und Metriken Entscheidungen treffen würdest. Das zeigt, dass du analytisch denkst und auch unter Druck fundierte Entscheidungen treffen kannst.
