Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Hochschulmanagement mit Office-Management und Kommunikation.
- Unternehmen: Folkwang Universität der Künste – kreative Ausbildungsstätte in NRW.
- Vorteile: Sichere Anstellung, flexible Arbeitszeiten und kostenfreie Veranstaltungstickets.
- Weitere Informationen: Vielfältige Bewerbungen sind willkommen, wir fördern Chancengleichheit.
- Warum dieser Job: Erlebe ein dynamisches Team in einem künstlerischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die Folkwang Universität der Künste ist die zentrale künstlerische Ausbildungsstätte für Musik, Theater, Tanz, Gestaltung und Wissenschaft in Nordrhein-Westfalen (NRW) mit Campus und Veranstaltungsorten in Essen, Duisburg, Bochum und Dortmund. Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt die unbefristete Stelle in Teilzeit mit bis zu 75%. Die zu besetzende Position ist Teil des Teams Hochschulmanagement.
Ihr Aufgabengebiet
- Allgemeines Office-Management
- Schnittstellenmanagement zwischen allen Bereichen der Hochschule
- Enge Zusammenarbeit im Team Hochschulmanagement
- Unterstützung bei internen Prozessen und Projekten
- E-Mail- und Telefonmanagement sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner ext{*}innen
- Terminkoordination und Terminmanagement für das Rektorat und die Gremienarbeit
- Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Reisen
- Koordination von Abläufen und Wiedervorlagen sowie Fristenkontrolle
- Erstellung und Koordination von Videokonferenzen mit Konferenztechnik
- Akten- und Dokumentenmanagement und Pflege von Verteilern, Datenbanken und Ablagestrukturen
- Empfang und Betreuung von Gästen und Unterstützung bei kleineren Veranstaltungen des Rektorats
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
- Erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs oder
- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten oder
- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Bürokauffrau/Bürokaufmann oder
- Äquivalente abgeschlossene Ausbildung dem Aufgabengebiet entsprechend
- Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung auf Assistenzebene im Leitungsumfeld einer Hochschule, sonstigen öffentlichen Einrichtungen, eines Unternehmens etc.
- Sehr gute Kenntnisse im Office-Management (Erstellung von E-Mails, Briefen, Faxen, Vermerken, Protokollen, Unterlagen, Gremienvorlagen)
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeit
- Sehr gute Fähigkeiten, Unvorhergesehenes aufzunehmen, zu priorisieren und bearbeiten
- Sehr gute Selbstorganisation sowie eigenständige und präzise Arbeitsweise
- Sichere Kenntnisse in Anwendungen des Office-Pakets und Adobe Acrobat/Pro
- Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie sichere gendersensible Ansprache
Wir bieten
- Eine spannende und abwechslungsreiche Position mit herausfordernden Tätigkeiten inmitten eines künstlerischen Umfeldes
- Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit adäquater Bezahlung inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Büroräume, die gut per Bus und Bahn zu erreichen sind
- Ein Arbeiten auf Augenhöhe in einem motivierten und dynamischen Team sowie ein kooperatives und respektvolles Miteinander
- Kostenfreie Tickets für Veranstaltungen an Folkwang
Vergütung
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) sowie allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen.
Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren
Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir möchten, dass sich gesellschaftliche Vielfalt an der Hochschule widerspiegelt und setzen uns für mehr Chancengerechtigkeit ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Beeinträchtigung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und sexueller Identität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs‐ und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Menschen mit Behinderung bzw. diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.
Hinweis zum gendersensiblen Formulieren
Die Folkwang Universität der Künste nutzt den Gender-Stern und genderneutrale Formulierungen, um verschiedene Identitäten sprachlich einzuschließen.
Hinweis zum Datenschutz
Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten vorübergehend gespeichert und zur Abwicklung des Bewerbungs- und ggf. eines Einstellungsverfahrens genutzt werden. Wir behandeln diese Daten mit größter Sorgfalt nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.
Bewerbung
Bitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer einzigen PDF-Datei (ohne Bewerbungsfoto) bis zum 30.06.2026 an den Kanzler der Folkwang Universität der Künste und nutzen Sie hierzu das Online-Bewerbungsportal der Hochschule. Das Vorstellungsverfahren findet voraussichtlich in der Zeit vom 13.07.2026 bis zum 17.07.2026 statt.
Kontakt
Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Vera Timmerberg (Leitung Stabsstelle Hochschulentwicklung), E-Mail: timmerberg@folkwang-uni.de, Telefon: 0201_4903-104. Bei allgemeinen personalrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Silvija Welbers (Personalabteilung), E-Mail: personal@folkwang-uni.de, Telefon: 0201_4903-423. Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter wenden Sie sich bitte an die zentrale Gleichstellungsbeauftragte Nina Kaiser, E-Mail: gleichstellungsbeauftragte@folkwang-uni.de. Bei Fragen bzgl. der Belange von Menschen mit Behinderung und diesen gleichgestellten Personen wenden Sie sich bitte an die Schwerbehindertenvertretung, E-Mail: sbv@folkwang-uni.de.
Assistent*in Kanzler (EG 9a TV-L) Arbeitgeber: Folkwang Universität der Künste
Die Folkwang Universität der Künste bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung im Herzen von Nordrhein-Westfalen, wo Kreativität und künstlerische Ausbildung im Vordergrund stehen. Als Teil des Hochschulmanagement-Teams profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, einem respektvollen Miteinander und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Team. Zudem genießen Sie die Vorteile eines sicheren Arbeitsplatzes im öffentlichen Dienst mit attraktiven Zusatzleistungen und kostenfreien Tickets für Veranstaltungen an der Hochschule.
Kontaktdaten:
Folkwang Universität der Künste Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent*in Kanzler (EG 9a TV-L) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze die Gelegenheit, um dich direkt mit dem Team Hochschulmanagement in Verbindung zu setzen. Zeige dein Interesse an der Stelle und stelle Fragen, die dir helfen, einen besseren Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die Folkwang Universität informierst. Verstehe ihre Werte und Ziele, damit du zeigen kannst, wie gut du ins Team passt und was du beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits an der Hochschule arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die Möglichkeit, alle Informationen direkt und unkompliziert zu erhalten.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent*in Kanzler (EG 9a TV-L) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für die Stelle als Assistent*in Kanzler bist. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben klar und übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein ordentliches Layout macht einen guten Eindruck!
Beziehe dich auf die Anforderungen!:Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und gehe auf die geforderten Qualifikationen ein. Erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die du bei uns übernehmen würdest. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast!
Online-Bewerbung nutzen!:Vergiss nicht, deine Unterlagen über unser Online-Bewerbungsportal einzureichen. Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu bearbeiten und sicherzustellen, dass alles an der richtigen Stelle landet. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Folkwang Universität der Künste vorbereitet
✨Informiere dich über die Hochschule
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Folkwang Universität der Künste verschaffen. Schau dir die verschiedenen Fachbereiche an und informiere dich über aktuelle Projekte oder Veranstaltungen. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Office-Management und in der Kommunikation unter Beweis stellen. Sei bereit, diese während des Interviews zu erläutern, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Zeige Teamgeist
Da die Stelle eine enge Zusammenarbeit im Team Hochschulmanagement erfordert, ist es wichtig, dass du deine Teamfähigkeit betonst. Teile Erfahrungen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast, und wie du zur Lösung von Konflikten beigetragen hast.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach dem weiteren Verlauf des Auswahlprozesses fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig wertvolle Informationen darüber, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
