Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Hochschulmanagement bei Office-Management und internen Prozessen.
- Unternehmen: Folkwang Universität der Künste – ein kreatives und künstlerisches Umfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und kostenfreie Veranstaltungstickets.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein respektvolles Miteinander.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Hochschule in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt die unbefristete Stelle in Teilzeit mit bis zu 75 %. Die zu besetzende Position ist Teil des Teams Hochschulmanagement.
Ihr Aufgabengebiet:
- Allgemeines Office-Management
- Schnittstellenmanagement zwischen allen Bereichen der Hochschule
- Enge Zusammenarbeit im Team Hochschulmanagement
- Unterstützung bei internen Prozessen und Projekten
- E‑Mail‑ und Telefonmanagement sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen
- Terminkoordination und Terminmanagement für das Rektorat und die Gremienarbeit
- Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Reisen
- Koordination von Abläufen und Wiedervorlagen sowie Fristenkontrolle
- Erstellung und Koordination von Videokonferenzen mit Konferenztechnik
- Akten- und Dokumentenmanagement und Pflege von Verteilern, Datenbanken und Ablagestrukturen
- Empfang und Betreuung von Gästen und Unterstützung bei kleineren Veranstaltungen des Rektorats
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten, Bürokauffrau/-mann oder Äquivalente in entsprechender Ausbildung
- Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung auf Assistenzebene im Leitungsumfeld einer Hochschule, sonstigen öffentlichen Einrichtungen oder eines Unternehmens
- Sehr gute Kenntnisse im Office-Management (E‑Mails, Briefe, Faxen, Protokolle, Unterlagen, Gremienvorlagen)
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeit
- Sehr gute Fähigkeiten, Unvorhergesehenes aufzunehmen, zu priorisieren und zu bearbeiten
- Sehr gute Selbstorganisation sowie eigenständige und präzise Arbeitsweise
- Sichere Kenntnisse in Anwendungen des Office‑Pakets und Adobe Acrobat/Pro
- Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie sichere gendersensible Ansprache
Benefits:
- Eine spannende und abwechslungsreiche Position mit herausfordernden Tätigkeiten inmitten eines künstlerischen Umfeldes
- Ein sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit adäquater Bezahlung inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und Büroräume, die gut per Bus und Bahn zu erreichen sind
- Ein Arbeiten auf Augenhöhe in einem motivierten und dynamischen Team sowie ein kooperatives und respektvolles Miteinander
- Kostenfreie Tickets für Veranstaltungen am Folkwang
Vergütung:
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV‑L) sowie allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen.
Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren:
Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Beeinträchtigung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und sexueller Identität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs‑ und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Menschen mit Behinderung bzw. dieser Gleichgestellten im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt eingestellt. Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.
Hinweis zum Datenschutz:
Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten vorübergehend gespeichert und zur Abwicklung des Bewerbungs- und ggf. eines Einstellungsverfahrens genutzt werden. Wir behandeln diese Daten mit größter Sorgfalt nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.
Assistent*in Kanzler (EG9a TV-L) Arbeitgeber: Folkwang Universität der Künste
Die Folkwang Universität der Künste bietet eine spannende und abwechslungsreiche Position als Assistent*in Kanzler in einem kreativen Umfeld. Mit flexiblen Arbeitszeiten, einem respektvollen Miteinander im Team und der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, fördert die Hochschule die berufliche Gleichstellung und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Zudem profitieren Mitarbeitende von einer sicheren Anstellung im öffentlichen Dienst mit attraktiven Zusatzleistungen und kostenfreien Tickets für Veranstaltungen.
Kontaktdaten:
Folkwang Universität der Künste Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent*in Kanzler (EG9a TV-L) erhalten könnten
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Folkwang Universität der Künste.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent*in Kanzler (EG9a TV-L) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Folkwang Universität der Künste teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Assistent*in Kanzler (EG9a TV-L) bei Folkwang Universität der Künste besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Assistent*in Kanzler (EG9a TV-L) bei Folkwang Universität der Künste nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Folkwang Universität der Künste vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Folkwang Universität der Künste. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Folkwang Universität der Künste?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
