Mitarbeiter*in im Bereich Studierenden- und Prüfungsangelegenheiten (EG 9a TV-L)

Die Folkwang Universität der Künste besetzt zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle im Dezernat Studium & Internationales befristet bis mit 100 % in Voll- und Teilzeit. Das Dezernat Studium und Internationales bietet Service‑, Beratungs‑ und Unterstützungsleistungen für Studieninteressierte, Studierende, Lehrende und die Fachbereiche zu allen Fragen rund um das Thema Studium und Lehre. Das Dezernat befindet sich in einem Einführungsprojekt für das Campusmanagement System HISinOne. Die Module für Studienbewerbungen und Zulassungen (APP) sowie das Studierendenmanagement (STU) sind bereits im Einsatz, die Einführung von EXA für das Prüfungs‑ und Veranstaltungsmanagement ist in Vorbereitung.

Ihr Aufgabengebiet

• Selbstständige Führung der Amtsgeschäfte im Bereich Studierenden‑ und Prüfungsangelegenheiten für die Studiengänge im Bereich Tanz, Gesang, Populäre Musik und Professional Media Creation sowie Mitarbeit im Projektteam „HISinOne“.
• Betreuung und Begleitung administrativ sämtlicher Prozesse rund um die Studierenden‑ und Prüfungsverwaltung.
• Erfassung, Betreuung und Prüfung von Bewerbungs‑ und Zulassungsverfahren.
• Bearbeitung verschiedener Anliegen der Studierenden – von Immatrikulationen, Rückmeldungen und Exmatrikulationen bis zu Anträgen auf Beurlaubung oder Gasthörendenschaft.
• Schnittstelle zu den Studierenden und Bewerber*innen und Beratung zu administrativen Anliegen in deutscher und englischer Sprache – persönlich, telefonisch und in digitaler Form.
• Koordination von Leistungsverbuchungen, Durchführung und Überprüfung dieser.
• Erstellung von Bescheiden, Abschlussdokumenten und Bescheinigungen.
• Begleitung von Anerkennungsverfahren.
• Führung der Studierenden‑ und Prüfungsakten.
• Unterstützung bei der laufenden Umstellung bzw. Einführung des Campusmanagement Systems (z.B. Durchführung und Dokumentation von Tests in der neuen Software, Anpassung von Informationen und Bescheiden, Pflege des Vorlesungsverzeichnisses, Projekt‑ und Prozessdokumentation).

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen oder kaufmännischen Beruf.
• Berufserfahrung im Hochschul‑ oder Verwaltungskontext.
• Gute Kenntnisse im Umgang mit Standard‑Anwendungen von MS‑Office.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache.
• Hohes Maß an Kooperations‑ und Teamfähigkeit.
• Selbstständige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Interesse an der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und die Fähigkeit, sich in Software‑Programme schnell einzuarbeiten.

Wünschenswert sind darüber hinaus

• Kenntnisse universitärer Strukturen und Prozesse sowie über die Besonderheiten einer Kunst‑ und Musikhochschule.
• Anwendungserfahrung mit der Software HISinOne und HIS GX.
• HTML‑Grundkenntnisse.

Unser Angebot

• Abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.
• Eingebundenheit in ein vielfältiges, engagiertes und kollegiales Team inmitten eines künstlerischen Umfeldes.
• Transparente und tarifgebundene Bezahlung.
• Kostenfreie Teilnahme an den bis zu 400 künstlerischen Folkwang Veranstaltungen pro Jahr.
• Förderung bei der Teilnahme an Weiterbildungsangeboten, Fachtagungen und Netzwerktreffen.
• Etablierte Rahmenbedingungen für Mobile Arbeit und flexible Arbeitszeitgestaltung.
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.

Einstellung

Die Vergütung erfolgt – je nach vorliegenden Voraussetzungen – bis Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV‑L). Die Beschäftigung erfolgt befristet bis in Voll- und Teilzeit mit 100 % der durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit.

Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren

Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir möchten, dass sich gesellschaftliche Vielfalt an der Hochschule widerspiegelt und setzen uns für mehr Chancengerechtigkeit ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Beeinträchtigung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und sexueller Identität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs‑ und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Menschen mit Behinderung bzw. diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.

Hinweis zum Datenschutz

Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten vorübergehend gespeichert und zur Abwicklung des Bewerbungs‑ und ggf. eines Einstellungsverfahrens genutzt werden. Wir behandeln diese Daten mit größter Sorgfalt nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.

Bewerbung

Bitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (ohne Bewerbungsfoto) bis zum an den Kanzler der Folkwang Universität der Künste und nutzen Sie hierzu ausschließlich das Online‑Bewerbungsportal der Hochschule. Das Vorstellungsverfahren findet voraussichtlich in der KW 17/18 2026 statt.

Kontakt

Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Sandra Gadinger, E‑Mail: Bei allgemeinen personalrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die Abteilung Personal, E‑Mail: Bei Fragen zur Gleichstellung der Geschlechter wenden Sie sich bitte an die zentrale Gleichstellungsbeauftragte Nina Kaiser, E‑Mail: