Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die Verwaltung und IT-Systeme, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
- Unternehmen: Dynamische Stiftung, die sich für die Zukunft der Kinder und Jugendlichen einsetzt.
- Vorteile: 5 Wochen Urlaub, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein respektvolles Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Herausfordernde Aufgaben in einem wertschätzenden und kooperativen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft von Kindern und arbeite in einem unterstützenden Team.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle und Führungskompetenz.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 59400 - 72600 € pro Jahr.
Partenaire privilégié des familles, notre mission est de répondre à la demande sociétale de l'accueil de jour extrafamilial, dans la volonté de préparer les adultes de demain à la citoyenneté.
Forte de ses 20 structures d'accueil dans le préscolaire et le parascolaire, la Fondation de l'enfance et de la jeunesse est un employeur dynamique, en croissance, qui encourage entre autres la formation continue, et garantit un cadre de travail professionnel et bienveillant.
Pour renforcer le département Administration Finances, nous recherchons un/une :
Taux d'activité 100 %
Lieu de travail Administration de la FEJ, Chemin du Montillier 3, 1009 Pully
Entrée en fonction Le 1er décembre 2026 ou à convenir
Responsabilités clés
Piloter, aux côtés de la Directrice Administration Finances, l'administration du service, le pôle secrétariat et les systèmes d'information de la Fondation.
Management du pôle secrétariat
- Superviser l'accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier entrant et la correspondance
- Décider de la coordination de l'agenda général de la FEJ et des instances
- Garantir la continuité et la qualité du service administratif en toutes circonstances
- Encadrer et évaluer le pôle secrétariat
Administration
Piloter l'administration interne courante du service (documentation, archivage, correspondance) Soutenir les institutions dans leurs responsabilités administratives courantes
Systèmes, processus et pilotage IT
Proposer et préparer les outils systèmes, matériel informatique et contrats prestataires, puis piloter leur mise en œuvre. Cartographier les processus administratifs du périmètre, proposer un référentiel documenté et en assurer la continuité. Former les collaborateurs aux logiciels et outils numériques introduits par l'administration. Assurer le support informatique de premier niveau et coordonner les prestataires de deuxième niveau. Gérer les droits d'accès et l'arborescence informatique de l'administration et des structures d'accueil.
Conformité contrôle
Mettre en œuvre et suivre la politique de protection des données (LPD). Participer au dispositif de contrôle interne (SCI) pour le périmètre administratif, en assurer le suivi et le reporting.
Conventions, appels d'offres et audits
Rédiger et suivre les conventions avec partenaires et prestataires, ainsi que les mandats confiés à des tiers. Préparer et suivre les procédures d'appels d'offres du service. Conduire, en autonomie, les audits administratifs périodiques des structures d'accueil.
Rapport annuel, donateurs et aides financières
Être porteur principal du rapport annuel : coordonner et rédiger les volets administratifs. Préparer et suivre les dossiers de soutien financier auprès de donateurs.
Compétences clés
Capacité à modéliser, documenter et piloter des processus administratifs. Vous êtes familier du secteur informatique et êtes considéré/e comme un « Super User ». Leadership managérial, aptitude à fédérer une équipe. Excellente organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de son périmètre. Sens du service et aisance relationnelle, à l'aise avec les équipes de terrain comme avec la direction. Gestion de projet. Intérêt marqué et pratique des outils d'intelligence artificielle appliqués à l'administration. Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 et des outils de gestion de processus (Optimiso, WEDO ou équivalents).
Formation expériences souhaitées
Formation supérieure type HES, Bachelor, Master en gestion d'entreprise, management ou équivalent. Expérience confirmée de minimum 5 ans dans une fonction similaire, dont une expérience en management d'équipe. Expérience en gestion de parc informatique, coordination IT ou optimisation de processus.
Nous vous offrons
L'opportunité d'évoluer dans une organisation engagée et collaborative, au service de l'enfance. Un environnement de travail riche en défis stimulants et variés, au sein d'une entreprise avec des valeurs humaines et une équipe dynamique. Une culture d'entreprise basée sur la confiance, le respect et l'équité. La possibilité de se former. 5 semaines de vacances (6 semaines dès 50 ans) + pont de Noël offert. Un lieu de travail à proximité des transports publics.
- Fondation de l'enfance et de la jeunesse
Chemin du Montillier 3
1009 Pully
RESPONSABLE ADMINISTRATIF & SYSTEMES Arbeitgeber: Fondation de l'enfance et de la jeunesse
Die Fondation de l'enfance et de la jeunesse ist ein dynamischer Arbeitgeber, der sich für die Förderung von Familien und die Entwicklung junger Menschen einsetzt. Mit einem starken Fokus auf kontinuierliche Weiterbildung und einem unterstützenden Arbeitsumfeld bietet das Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Die Lage in Pully, gut erreichbar mit öffentlichen Verkehrsmitteln, sowie eine Unternehmenskultur, die auf Vertrauen und Respekt basiert, machen es zu einem attraktiven Arbeitsplatz.
Kontaktdaten:
Fondation de l'enfance et de la jeunesse Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so RESPONSABLE ADMINISTRATIF & SYSTEMES erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Fondation de l'enfance et de la jeunesse aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Fondation de l'enfance et de la jeunesse, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um RESPONSABLE ADMINISTRATIF & SYSTEMES mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Fondation de l'enfance et de la jeunesse klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Fondation de l'enfance et de la jeunesse vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Fondation de l'enfance et de la jeunesse die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
