Accounting and Administration Manager

Das CFJM – Centre de formation au journalisme et aux médias, mit Sitz in Lausanne, ist eine Institution, die in der Grund- und Weiterbildung von Journalisten für Medienprofis tätig ist. Um die Kontinuität seiner finanziellen, buchhalterischen und lohntechnischen Verwaltung sicherzustellen, sucht das CFJM einen Accounting and Finance Manager in Teilzeit (80%). Die Position richtet sich an eine autonome, neugierige und gewissenhafte Person, die sich in einem kleinen Team wohlfühlt. Die Funktion geht über die Standardbuchhaltung hinaus: Sie umfasst auch Lohnbuchhaltung, Budgetierung, Berichterstattung, Cashflow-Überwachung, Management-Tools und die Verbindung zu administrativen Prozessen.

Diese Dimensionen entsprechen der Stellenbeschreibung, die insbesondere die vollständige Buchhaltung, das Finanzmanagement, die Rolle des Odoo Key User, den Datenschutz und die Unterstützung der Verwaltung abdeckt.

Berichtend an die Geschäftsführung werden Sie die finanzielle, buchhalterische und lohntechnische Verwaltung des CFJM sicherstellen. Sie werden zuverlässige Finanzdaten produzieren, die für die Verwaltung der Institution nützlich sind. Außerdem werden Sie zur Optimierung der administrativen und finanziellen Prozesse, zur Verbesserung der internen Kontrollen und zum ordnungsgemäßen Funktionieren der Management-Tools beitragen.

Buchhaltung, Löhne und rechtliche Verpflichtungen

• Vollständige Buchführung bis zum Jahresabschluss;
• Überwachung von Debitoren, Kreditoren, Inkasso und Zahlungen;
• Lohnbuchhaltung und Zahlungen an Beitragende mit Crésus Salaires;
• Vorbereitung von Gehaltsbescheinigungen sowie sozialen, steuerlichen und rechtlichen Erklärungen;
• Management von Steuerprüfungen, Abschluss, Revision und Prüfung;
• Cash-Management und Bankabstimmungen;
• Buchhalterische Überwachung des Wertpapierportfolios und finanzieller Investitionen;

Finanzmanagement und Berichterstattung

• Mitwirkung bei der Budgetvorbereitung, Liquiditätsüberwachung und finanziellen Projektionen;
• Produktion von Dashboards, Analysen und Berichten, die für die Geschäftsführung, das Vorstandsbüro und Kontrollorgane nützlich sind;
• Analytische Buchhaltung und der Bericht über die Managementaktivitäten.

Management und Prozesse

• Teilnahme an der funktionalen Überwachung der Odoo-Prozesse im Zusammenhang mit Buchhaltung, Verwaltung und Management der Institution;
• Beitrag zur Konsistenz des administrativen Managementflusses von Angebot bis Rechnungsstellung;
• Gewährleistung der Qualität, Konsistenz und Zuverlässigkeit der Daten in den Management-Tools;
• Optimierung und kontinuierliche Verbesserung der Prozesse;
• Verbindung zu externen Partnern in Abstimmung mit der Geschäftsführung.

Unterstützung und Vertraulichkeit

Sie tragen zur ordnungsgemäßen Funktionsweise der Verwaltung gemäß den Bedürfnissen der Institution bei. Im Rahmen Ihrer Funktion gewährleisten Sie die Vertraulichkeit von finanziellen, lohntechnischen, persönlichen und administrativen Daten. Sie werden auch an guten internen Praktiken in Bezug auf Datenschutz, Ablage, Archivierung und Dokumentenmanagement teilnehmen.

Sie haben umfassende Erfahrung in der vollständigen Buchhaltung und sind mit Löhnen, Abschlüssen, sozialen Erklärungen und Budgetüberwachung vertraut. Sie beherrschen Excel auf fortgeschrittenem Niveau und haben gute Kenntnisse im Umgang mit digitalen Tools. Erfahrung mit Odoo Accounting, Crésus Salaires und Tipee ist von Vorteil. Andernfalls haben Sie eine starke Fähigkeit, ERPs und integrierte Management-Tools zu übernehmen. Sie erkennen sich in folgendem Profil wieder:

• Signifikante Autonomie in der Arbeitsorganisation;
• Rigorosität, Zuverlässigkeit und Sinn für Prioritäten;
• Analytische Fähigkeiten und Synthesefähigkeiten;
• Leichtigkeit, finanzielle Daten für Nicht-Spezialisten zu popularisieren;
• Diskretion und strikte Einhaltung der Vertraulichkeit;
• Interesse an der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen;
• Fähigkeit, das Funktionieren einer Institution menschlicher Größe schnell zu verstehen;
• Kenntnisse über das Funktionieren eines Vereins sind von Vorteil.

• Eine autonome Position innerhalb einer Institution, die im Mediensektor aktiv ist;
• Eine Schlüsselposition, in direkter Verbindung mit der Geschäftsführung;
• Ein stimulierendes Arbeitsumfeld menschlicher Größe;
• Vielfältige Verantwortlichkeiten, die Buchhaltung, Löhne, Berichterstattung und Management-Tools abdecken;
• Die Möglichkeit, konkret zu den administrativen und finanziellen Prozessen der Institution beizutragen.

• 40-Stunden-Woche;
• 5 Wochen Urlaub pro Jahr;
• Ein Tag Homeoffice pro Woche;
• Fortlaufende Schulungen.

• Aktivitätsgrad: 80%;
• Arbeitsplatz: Lausanne;
• Vertragsart: Unbefristeter Vertrag;
• Startdatum: 1. September oder nach Vereinbarung.

Bewerbungen müssen ausschließlich über JobUp bis zum 23. August eingereicht werden. Aus Gründen der Nachverfolgbarkeit werden Bewerbungen, die über einen anderen Kanal übermittelt werden, nicht berücksichtigt. Die Datei sollte idealerweise Folgendes enthalten:

• Ein Lebenslauf;
• Ein Anschreiben;
• Arbeitszeugnisse;
• Diplome und Schulungen.

Wenn Sie an dieser Position interessiert sind und zur Mission des CFJM beitragen möchten, laden wir Sie ein, Ihre Bewerbung über JobUp einzureichen. Wir freuen uns darauf, Ihr Profil kennenzulernen und mit Ihnen auszutauschen!