Responsable Administratif & Systemes in Prilly

Partenaire privilégié des familles, notre mission est de répondre à la demande sociétale de l'accueil de jour extrafamilial, dans la volonté de préparer les adultes de demain à la citoyenneté. Forte de ses 20 structures d'accueil dans le préscolaire et le parascolaire, la Fondation de l'enfance et de la jeunesse est un employeur dynamique, en croissance, qui encourage entre autres la formation continue, et garantit un cadre de travail professionnel et bienveillant.

Taux d'activité 100 %
Lieu de travail : Administration de la FEJ, Chemin du Montillier 3, 1009 Pully
Entrée en fonction : Le 1er décembre 2026 ou à convenir

Responsabilités clés

• Piloter, aux côtés de la Directrice Administration & Finances, l'administration du service, le pôle secrétariat et les systèmes d'information de la Fondation.
• Superviser l'accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier entrant et la correspondance.
• Décider de la coordination de l'agenda général de la FEJ et des instances.
• Garantir la continuité et la qualité du service administratif en toutes circonstances.
• Encadrer et évaluer le pôle secrétariat.
• Piloter l'administration interne courante du service (documentation, archivage, correspondance).
• Soutenir les institutions dans leurs responsabilités administratives courantes.
• Proposer et préparer les outils systèmes, matériel informatique et contrats prestataires, puis piloter leur mise en œuvre.
• Cartographier les processus administratifs du périmètre, proposer un référentiel documenté et en assurer la continuité.
• Former les collaborateurs aux logiciels et outils numériques introduits par l'administration.
• Assurer le support informatique de premier niveau et coordonner les prestataires de deuxième niveau.
• Gérer les droits d'accès et l'arborescence informatique de l'administration et des structures d'accueil.
• Mettre en œuvre et suivre la politique de protection des données (LPD).
• Participer au dispositif de contrôle interne (SCI) pour le périmètre administratif, en assurer le suivi et le reporting.
• Rédiger et suivre les conventions avec partenaires et prestataires, ainsi que les mandats confiés à des tiers.
• Préparer et suivre les procédures d'appels d'offres du service.
• Conduire, en autonomie, les audits administratifs périodiques des structures d'accueil.
• Être porteur principal du rapport annuel : coordonner et rédiger les volets administratifs.
• Préparer et suivre les dossiers de soutien financier auprès de donateurs.

Compétences clés

• Capacité à modéliser, documenter et piloter des processus administratifs.
• Vous êtes familier du secteur informatique et êtes considéré/e comme un « Super User ».
• Leadership managérial, aptitude à fédérer une équipe.
• Excellente organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de son périmètre.
• Sens du service et aisance relationnelle, à l'aise avec les équipes de terrain comme avec la direction.
• Gestion de projet.
• Intérêt marqué et pratique des outils d'intelligence artificielle appliqués à l'administration.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 et des outils de gestion de processus (Optimiso, WEDO ou équivalents).

Formation & expériences souhaitées

• Formation supérieure type HES, Bachelor, Master en gestion d'entreprise, management ou équivalent.
• Expérience confirmée de minimum 5 ans dans une fonction similaire, dont une expérience en management d'équipe.
• Expérience en gestion de parc informatique, coordination IT ou optimisation de processus.

Nous vous offrons

• L'opportunité d'évoluer dans une organisation engagée et collaborative, au service de l'enfance.
• Un environnement de travail riche en défis stimulants et variés, au sein d'une entreprise avec des valeurs humaines et une équipe dynamique.
• Une culture d'entreprise basée sur la confiance, le respect et l'équité.
• La possibilité de se former.
• 5 semaines de vacances (6 semaines dès 50 ans) + pont de Noël offert.
• Un lieu de travail à proximité des transports publics.