Assistant·e Administratif·ve

Qui sommes-nous ? La Fondation Leenaards est une fondation philanthropique d’utilité publique basée à Lausanne, engagée en faveur du bien commun et du vivre-ensemble. Fondée en 1980 et active dans l’arc lémanique, elle soutient des projets dans les domaines de la culture, du social, des sciences et de la santé. Elle accompagne également la transition écologique et œuvre pour une démocratie vivante. À travers ces axes de soutien, la Fondation Leenaards promeut le respect de l’autre et de la nature, la solidarité et le dialogue, ainsi que la liberté de penser, de créer et d’agir.

Votre mission En tant qu'Assistant·e Administratif·ve, vous assurez un rôle clé dans la gestion administrative et le bon fonctionnement de la fondation. Vous êtes rattaché·e au responsable administratif et financier sous la supervision de la Directrice exécutive. Entrée en fonction : immédiate.

Vous aurez notamment les responsabilités suivantes :

• Gestion des demandes de soutien (env. 50%)
• Réception et traitement des dossiers via notre système informatique
• Préparation et suivi des séances des commissions (ordre du jour, préparation des dossiers, logistique)
• Prise de procès-verbaux
• Suivi des dossiers : suivi des échéances, mise à jour des informations, contacts et références, établissement de tableaux de synthèse
• Rédaction des réponses aux porteurs de projets suite aux décisions

Travaux administratifs, secrétariat et soutien à la direction (env. 20%)

• Accueil, gestion des appels, des courriers/courriels et des salles
• Gestion et mise à jour de la base de données (CRM)
• Organisation de rendez-vous et archivage
• Gestion de l’économat et fournitures diverses
• Soutien administratif et logistique à la direction

Soutien à la communication et aux événements (env. 30%)

• Soutien logistique et organisationnel lors d’événements
• Site web : mise à jour courante avec l'outil de gestion de contenu Wordpress, suivi des rapports statistiques et de l'agence web
• Médias sociaux (LinkedIn, Instagram) : soutien à la planification / diffusion de contenu et gestion de la plateforme Vimeo (avec soutien à la promotion des films, etc.)
• Réalisation et envoi de newsletters
• Soutien à la réalisation de supports de communication
• Rapport annuel (print et digital) : coordination avec les prestataires, soutien à la réalisation / diffusion, promotion du rapport annuel
• Suivi des mandataires (graphiste, imprimeur, traiteur, réalisateur, etc.)

Votre profil

• Formation : CFC d’employé·e de commerce, bachelor ou formation équivalente.
• Expérience professionnelle de plusieurs années pertinente pour le poste
• Langues : Excellente maîtrise du français dans l’expression orale et écrite, excellentes connaissances en anglais, allemand un plus.
• Informatique : Excellente maîtrise des outils bureautiques

Vous êtes…

• Organisé·e, rigoureux·se, précis·e et capable de gérer plusieurs tâches en parallèle
• Autonome, adaptable et doté·e d’un excellent sens des priorités
• À l’aise dans la communication et la gestion des relations avec différent·e·s interlocuteur·trice·s
• Doté·e d’une bonne capacité d’écoute et de diplomatie

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un rôle polyvalent et varié au sein d’une organisation engagée
• Un environnement de travail stimulant et bienveillant
• L’opportunité de développer vos compétences dans la gestion administrative et la communication
• Des bureaux au centre-ville de Lausanne accessibles facilement en transports publics
• 5 semaines de vacances par année

À noter : du fait de la nature des tâches, le télétravail n’est pas possible dans cette fonction.

Intéressé·e ? Merci de nous faire parvenir votre dossier de candidature complet (CV, lettre de motivation, diplômes, certificats de travail) exclusivement par le biais du lien de l’annonce. Les candidatures envoyées par courriel ne seront pas considérées. Compte tenu de l’importance des capacités de rédaction pour ce poste, nous porterons une attention particulière à la lettre de motivation.

Date limite de candidature : dimanche 18 janvier compris. Les candidat·e·s seront contacté·e·s après la date limite de candidature. Nous assurons un retour à toutes et tous.