Assistent:in Personal (26/08/FSW)

Stellen Sie sich vor, Sie setzen Ihre vielfältige Erfahrung in der Administration jeden Tag für eine Organisation ein, die einen wesentlichen Beitrag zur Lebensqualität der Menschen in Wien leistet. Unser kleines Team von Assistent:innen im Bereich Personal des FSW sorgt dafür, dass die finanziellen Mittel effizient eingesetzt werden und Prozesse reibungslos ablaufen. Wir suchen eine:n Teamplayer:in, welche:r die unterschiedlichsten Aufgaben, die in unserem Team geteilt bearbeitet werden, interessieren sowie jemanden der Erfahrung mit Terminvereinbarungen und deren Administration für eine Führungskraft hat. Bereichern Sie unser Team mit Ihrer Expertise und tragen Sie mit uns zur sozialen Sicherheit in Wien bei.

Aufgaben

• Sie sind verantwortlich für die Planung, Einberufung und Terminierung von Sitzungen und Besprechungen.
• Sie sind für die logistische Organisation inkl. Raumreservierung, technischer Ausstattung und Agenda Erstellung zuständig sowie verantwortlich für die Vorbereitung und den Versand relevanter Unterlagen an die Teilnehmer:innen.
• Sie sind für die Protokollführung verantwortlich und verfassen daher präzise, strukturierte und verständliche Sitzungsprotokolle, verfolgen Aufgaben und Entscheidungen aus Sitzungen nach und stellen sicher, dass die Protokolle und Aufgaben fristgerecht verteilt werden.
• Sie prüfen und bearbeiten eingehende Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
• Sie wickeln selbständig administrative Bestellungen im Personalbereich ab.
• Sie übernehmen darüber hinaus Aufgaben in der Qualitätskoordination.

Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Administrationsbereich, idealerweise im Personalwesen.
• Ausgeprägte Fähigkeit, sprachlich präzise und verständliche Protokolle zu verfassen.
• Hohes Maß an Organisationstalent, strukturierter Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen wie Word, Excel, Outlook, PowerPoint und umfassende Microsoft Teams Kenntnisse sowie Erfahrung mit Plattformen wie SharePoint, OneNote und Confluence.
• Erfahrung in der Abwicklung von Bestellanträgen sowie Rechnungskontrolle von Vorteil.

Wir bieten (40 Wochenstunden - unbefristet)

• Transparente Gehaltsstruktur und soziale Sicherheit durch unseren Kollektivvertrag.
• Vielfältige Programme zur Förderung Ihrer körperlichen und mentalen Fitness.
• 2 € Pluxee-Gutschein pro Arbeitstag sowie Geschenkgutschein im Wert von 14 € pro Beschäftigungsmonat als zusätzliche Wertschätzung.

Gehalt: regelmäßiges Entgelt gemäß KV-Schema I: Einstufung nach dem Kollektivvertrag des Fonds Soziales Wien von € 2.781,01 bis € 3.072,52 Monatsbrutto je nach anrechenbaren Vordienstzeiten (40 Wochenstunden, 14 x jährlich) sowie jährliche leistungsabhängige Prämie gem. Kollektivvertrag des Fonds Soziales Wien.

Bei uns sind Sie willkommen - unabhängig von Alter, sozialer und ethnischer Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Religion und Weltanschauung sowie körperlichen und geistigen Fähigkeiten.