Executive Assistant (W/M)

Fonroche Lighting ist ein globaler Marktführer im Bereich autonomer solarbetriebener Straßenbeleuchtung mit über 200.000 Installationen auf fünf Kontinenten. Unser modernes Hauptquartier, das 2023 eingeweiht wurde, beherbergt dynamische Teams, die sich einer Mission verschrieben haben, die Welt nachhaltig zu erleuchten.

Wir suchen einen Executive Assistant - fließend in Deutsch - für unser Büro in Düsseldorf, Deutschland, um Maya's Team zu verstärken.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Vertriebssupport (70%): Umfassendes Management von Kundenakten, einschließlich der Vorbereitung und Bearbeitung von Verträgen, Angeboten und persönlichen Nachverfolgungen. Detaillierte Organisation von Meetings, strategischen Präsentationen und wichtigen kommerziellen Veranstaltungen. Proaktive Aktualisierungen und Analysen der Kundendatenbank (CRM) mit Vorschlägen zur Verbesserung des Beziehungsmanagements. Direkter Beitrag zur Erstellung und Verfolgung von kommerziellen Angeboten unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen des europäischen Marktes und Koordination der Antworten auf internationale Ausschreibungen. Erstellung von Datenbanken.
• Marketingunterstützung (30%): Planung und Umsetzung von Kommunikations- und Marketingaktionen in Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsteam der Zentrale (Mailings, E-Mails, soziale Medien, Websites usw.). Vorschläge für Maßnahmen zur Unterstützung der Geschäftsentwicklung und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verfügbarkeit von Werkzeugen (technische Blätter, Präsentationen usw.). Implementierung und Überwachung lokaler Aktionen zur Stärkung der Markenpräsenz in der Region. Übersetzung und Anpassung von visuellen Materialien und Kommunikationswerkzeugen. Akquise lokaler Dienstleister und Verhandlung von Angeboten (Videoproduktion, Fotografie, Veranstaltungen usw.). Logistik und Promotion wichtiger Veranstaltungen wie Messen, Konferenzen und Seminaren, um die Sichtbarkeit der Marke und Produkte sicherzustellen.

Was Sie mitbringen können:

• Signifikante Erfahrung (mindestens 3 Jahre) in Vertrieb, HR oder Marketingunterstützung, idealerweise in einem internationalen Kontext.
• Ein Bachelor-Abschluss (Bac +2 oder Bac +3).
• Administrative Expertise: Effizient im Management von Akten, Korrespondenz, Besprechungsplänen und der Pflege genauer Aufzeichnungen.
• Technische Werkzeuge: Versiert in Microsoft Office und vertraut mit CRM. Erfahrung in der Nutzung von Social-Media-Management- und Content-Creation-Plattformen für berufliche Zwecke.
• Projektkoordination: Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu bearbeiten und dabei Fristen und Qualitätsstandards einzuhalten.
• Kommunikation: Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und der Landessprache.
• Marketing und Content-Erstellung: Erfahrung in der Erstellung ansprechender Inhalte für soziale Medien, Präsentationen und Kampagnen.
• HR-Unterstützung: Kenntnisse in grundlegenden HR-Prozessen.

Ihre Superkräfte:

• Autonomie: Fähigkeit, Aufgaben unabhängig zu priorisieren und die Arbeitslast effektiv zu verwalten.
• Vielseitigkeit: Fähigkeit, Multitasking zu bewältigen und dabei ein hohes Leistungsniveau aufrechtzuerhalten.
• Rigor: Präzision und Aufmerksamkeit für Details sind sowohl im Bestandsmanagement als auch in technischen Studien unerlässlich.
• Proaktivität: Ständige Motivation zur Verbesserung und Optimierung von Prozessen und Organisation.
• Durchsetzungsfähige Kommunikation: Fähigkeit, selbstbewusst und effektiv in Fonroches multikulturellem Umfeld zu kommunizieren.

Wir suchen jemanden, der in der Lage ist, seiner Arbeit Bedeutung und Einfluss zu verleihen, angetrieben von echter Leidenschaft für Entwicklung und einem innovativen, veränderungsorientierten Ansatz. Wenn Sie kollektiv, bescheiden, engagiert, dynamisch und bereit sind, Risiken einzugehen, dann teilen wir die gleichen Werte!

Was wir bieten:

• Rolle in einem umweltbewussten globalen Unternehmen, in dem die Arbeit Bedeutung hat.
• Modernes Arbeitsumfeld mit dynamischen Teams; die Chance, Verantwortung für Ihre Projekte zu übernehmen und in einem vertrauensvollen Umfeld bedeutende Entscheidungen zu treffen.
• Schulungen, die auf Ihre Bedürfnisse und Markttrends zugeschnitten sind, sowie Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
• Stabiles Unternehmen mit starker Wachstumsdynamik.
• Internationale Exposition; ein multikulturelles Umfeld mit über 30 verschiedenen Nationalitäten bei Fonroche.
• Die Möglichkeit, mit Branchenexperten innerhalb eines führenden und innovativsten Unternehmens in seinem Markt zu arbeiten.

Wenn Sie ausgewählt werden, durchlaufen Sie einen einfachen und schnellen Rekrutierungsprozess mit nur vier Schritten: Ein Video-Interview mit unserer Talent Acquisition, Amandine. Dann ein Video-Interview mit Ihrem zukünftigen Manager: Maya. Ein Video-Interview mit unserem HR-Direktor, Joris, um Werte sowie kulturelle Passung zu besprechen. Das Onboarding für die Position erfolgt über unser maßgeschneidertes internes Programm. Sie werden in Ihrer Rolle etwa 2 Wochen lang durch drei wichtige Phasen unterstützt: Treffen aller Abteilungen und Geschäftsbereiche des Unternehmens, technische Entdeckung der Produkte und Prozesse, Schulung, die auf Ihre Bedürfnisse und Funktionen zugeschnitten ist.