Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung und interne Abläufe in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Wachsendes Unternehmen im Bereich Gemeinschaftsverpflegung mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Vielfältige Aufgaben, Entwicklungsmöglichkeiten und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Sichere Arbeitsplätze, modernes Equipment und kostenlose Mittagessen.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse und arbeite eng mit Führungskräften zusammen.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung, gute Deutschkenntnisse und Microsoft Office Skills.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die FLC-GROUP ist eine mittelständische Unternehmensgruppe im Bereich Gemeinschaftsverpflegung, Catering und Versorgungsdienstleistungen. Wir arbeiten für Schulen, Kitas, soziale Einrichtungen, Behörden, Unternehmen und weitere Geschäftskunden. Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und unseres Bereichs Internal Services suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige, strukturierte und engagierte Assistenz. Die Position eignet sich auch für Personen auf Junior-Level, die bereits erste Erfahrung im Büro, in der Verwaltung, im Assistenzbereich, in der Hotellerie/Gastronomie, im Kundenservice oder in vergleichbaren organisatorischen Tätigkeiten gesammelt haben und sich fachlich weiterentwickeln möchten.
Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Terminplanung, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
- Bearbeitung und Koordination von E-Mails, Schriftverkehr und Wiedervorlagen
- Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Listen, Vorlagen und internen Unterlagen
- Unterstützung bei Vertragsunterlagen, Angebotsunterlagen, Schreiben und administrativen Vorgängen
- Koordination interner Rückfragen zwischen Geschäftsführung, Operations, Finance, HR und weiteren Bereichen
- Unterstützung im Bereich Posteingang, Dokumentenmanagement und allgemeine Büroorganisation
- Pflege von Stammdaten, Übersichten, Fristen und einfachen Auswertungen
- Unterstützung bei Bestellungen, Dienstleisterkommunikation und organisatorischen Aufgaben
- Vorbereitung interner Entscheidungsgrundlagen und Nachhalten offener Punkte
- Unterstützung bei Projekten, Prozessverbesserungen und internen Strukturthemen
Bereiche von Internal Services
- Geschäftsführungsassistenz und Büroorganisation
- Vertrags- und Dokumentenmanagement
- Personaladministration und HR-Schnittstellen
- Finance- und Buchhaltungs-Schnittstellen
- Einkauf, Bestellwesen und Lieferantenkommunikation
- Fuhrpark- und Versicherungsverwaltung
- IT-, System- und Prozesskoordination
- Qualitätsmanagement, Hygiene- und Behördenkommunikation als Schnittstelle
- Facility Management, Post, Ablage und interne Verwaltung
- Projektkoordination und interne Organisationsentwicklung
Du musst nicht in allen Bereichen bereits Erfahrung mitbringen. Wichtig ist, dass du strukturiert arbeitest, zuverlässig bist und dich schnell in neue Themen einarbeiten kannst.
Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare praktische Erfahrung
- Erste Berufserfahrung im Büro, in der Assistenz, Verwaltung, Organisation oder im Kundenservice von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
- Strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise
- Freundliches, professionelles und diskretes Auftreten
- Organisationstalent und Freude daran, Dinge nachzuhalten und sauber zu dokumentieren
- Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich in neue Themen einzuarbeiten
- Verständnis dafür, dass in einem mittelständischen Unternehmen auch pragmatisch angepackt werden muss
Benefits
- Eine vielseitige Position mit direkter Anbindung an Geschäftsführung und Internal Services
- Ein breites Aufgabengebiet mit Einblick in viele Unternehmensbereiche
- Kurze Entscheidungswege und ein praxisnahes Arbeitsumfeld
- Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb eines wachsenden mittelständischen Unternehmens
- Eine strukturierte Einarbeitung in unsere internen Abläufe
- Ihr Wunschgetränk immer gut gekühlt im Kühlschrank
- Nutzung der Poolfahrzeuge / Dienstwagen
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
- Die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv mitzugestalten
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
- Gründliche Einarbeitung in Ihre Aufgaben und Abläufe
- Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Geschäftsleitung
- Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich HR und Administration
- Kollegiales Miteinander und eine praxisnahe Unternehmenskultur
- Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Prozesse
- Leistungsgerechte Vergütung
- Berufliche Bildung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Kostenfreies Mittagessen
- Entschädigung für Reisekosten
- Firmenlaptop
Bitte sende uns deine Bewerbung mit Lebenslauf, möglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung. Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen, die zuverlässig, strukturiert und lösungsorientiert arbeiten und Lust haben, in einem vielseitigen mittelständischen Unternehmensumfeld Verantwortung zu übernehmen.
Assistenz Internal Services / Shared Services / Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: Food Love Consulting
Die FLC-GROUP bietet als mittelständische Unternehmensgruppe im Bereich Gemeinschaftsverpflegung ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung von Strukturen und Prozessen mitzuwirken. Mitarbeiter profitieren von einer strukturierten Einarbeitung, vielseitigen Entwicklungsmöglichkeiten sowie modernen Arbeitsmitteln in einem kollegialen Team, das großen Wert auf Zusammenarbeit legt. Zudem sorgt ein breites Aufgabenspektrum für spannende Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche und fördert die persönliche und fachliche Weiterentwicklung.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz Internal Services / Shared Services / Geschäftsführung (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit der Geschäftsführung oder dem Team zu sprechen, nutze sie. Zeige dein Interesse an der Position und stelle Fragen, die deine Motivation und dein Engagement unter Beweis stellen.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Sprich mit Leuten aus der Branche, besuche Veranstaltungen oder nutze Plattformen wie LinkedIn. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die FLC-GROUP, ihre Werte und Dienstleistungen. Überlege dir, wie du deine bisherigen Erfahrungen in die neue Rolle einbringen kannst und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und gibt uns die Möglichkeit, dich besser kennenzulernen. Vergiss nicht, deine Bewerbung individuell anzupassen und deine Stärken hervorzuheben.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz Internal Services / Shared Services / Geschäftsführung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deinen Lebenslauf klar und strukturiert:Wir lieben es, wenn wir auf den ersten Blick sehen können, was du drauf hast! Halte deinen Lebenslauf übersichtlich und achte darauf, dass alle relevanten Erfahrungen und Qualifikationen gut zur Geltung kommen.
Schreibe ein individuelles Anschreiben:Zeig uns, warum du genau zu uns passt! Ein persönliches Anschreiben, das auf die Stelle und unsere Unternehmenswerte eingeht, macht einen großen Unterschied. Lass uns wissen, was dich motiviert und was du mitbringst.
Achte auf Rechtschreibung und Grammatik:Nichts ist wichtiger als ein fehlerfreies Dokument! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Das zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest und Wert auf Details legst.
Bewirb dich direkt über unsere Website:Das ist der einfachste Weg für uns, deine Bewerbung zu erhalten! Nutze unser Online-Formular, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Food Love Consulting vorbereitet
✨Informiere dich über die FLC-GROUP
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die FLC-GROUP verschaffen. Schau dir ihre Dienstleistungen im Bereich Gemeinschaftsverpflegung und Catering an. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir konkrete Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation, Verwaltung oder Kundenservice verdeutlichen. So kannst du während des Interviews anschaulich zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel mit Organisation zu tun hat, sei bereit, über deine Methoden zur Terminplanung und Dokumentation zu sprechen. Vielleicht hast du sogar ein Beispiel, wo du einen Prozess verbessert hast – das kommt gut an!
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Unternehmenskultur und die Zusammenarbeit im Team zu erfahren. Fragen wie 'Wie wird die Kommunikation zwischen den Abteilungen gefördert?' zeigen, dass du an einem harmonischen Arbeitsumfeld interessiert bist.
