Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze einen Professor bei der Organisation von Terminen, Kommunikation und Reisen.
- Unternehmen: Innovative Universität mit Fokus auf Forschung und Technologie.
- Vorteile: Hybrides Arbeiten, wettbewerbsfähiges Gehalt und spannende Einblicke in verschiedene Bereiche.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Erlebe die Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Medizin und Unternehmertum.
- Qualifikationen: Bilinguale Fähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie hervorragende Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 55000 € pro Jahr.
Standort: Tübingen (hybrid — remote Komponenten möglich)
Umfang: Vollzeit
Startdatum: November 2026
Die Rolle
Der Principal ist ein Universitätsprofessor mit kombinierten Lehr-, Forschungs- und klinischen Verantwortlichkeiten, der auch Gründer, Vorstandsmitglied und Berater mehrerer Technologie-Startups ist. Diese Portfolio führt zu einem anspruchsvollen und stark fragmentierten Zeitplan, der akademische, medizinische und unternehmerische Verpflichtungen umfasst. Der Executive Assistant bietet umfassende Unterstützung für den Principal und stellt sicher, dass Kommunikation, Planung und Logistik zuverlässig in allen Verantwortungsbereichen verwaltet werden.
Verantwortlichkeiten
- Korrespondenz — Verwaltung, Priorisierung und Entwurf von E-Mails und schriftlicher Korrespondenz in Deutsch und Englisch im Namen des Principals.
- Terminmanagement — Pflege eines komplexen, mehrdimensionalen Kalenders, Lösung von Terminüberschneidungen und Sicherstellung der Zeit für akademische, klinische und geschäftliche Verpflichtungen.
- Vorbereitung von Meetings — Erstellung von Agenden, Informationsdokumenten und unterstützenden Materialien im Voraus von Meetings.
- Reiseplanung und Buchung — Organisation von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Reiseplänen, Unterkünften und damit verbundenen Logistik.
- Erstattung und Verwaltung — Vorbereitung und Überwachung von Spesenabrechnungen und Erstattungen sowie Bearbeitung verwandter administrativer Angelegenheiten.
Anforderungen
- Vollständige zweisprachige Kompetenz — nahezu muttersprachliche schriftliche und mündliche Beherrschung sowohl der deutschen als auch der englischen Sprache, mit durchgehend präziser und professioneller Kommunikation in jeder Sprache.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten — die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu verwalten, vorauszuplanen und eine zuverlässige Nachverfolgung sicherzustellen.
- Diskretion und Integrität — die Rolle beinhaltet vertrauliche akademische, medizinische und kommerzielle Informationen; absolute Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit sind unerlässlich.
- Fundiertes unabhängiges Urteilsvermögen — die Fähigkeit, Entscheidungen autonom zu treffen und zu erkennen, welche Angelegenheiten die Aufmerksamkeit des Principals erfordern.
- Digitale Kompetenz — sicherer Umgang mit Kalender-, E-Mail-, Reise- und Spesenmanagement-Tools sowie die Fähigkeit, neue Systeme schnell zu übernehmen.
- Anpassungsfähigkeit — die Fähigkeit, effektiv zwischen akademischen, klinischen und kommerziellen Umgebungen zu wechseln.
Frühere Erfahrungen als Executive oder Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Koordinationsrolle werden als erheblicher Vorteil angesehen.
Was angeboten wird
- Eine abwechslungsreiche Position an der Schnittstelle von Wissenschaft, Medizin und Technologieunternehmertum.
- Ein hybrides Arbeitsmodell mit Sitz in Tübingen, wobei remote Komponenten nach gegenseitiger Vereinbarung möglich sind.
- Wettbewerbsfähiges Gehalt, das der Erfahrung entspricht.
Bewerbung
Bewerbungen, bestehend aus einem Lebenslauf und einem kurzen Anschreiben (in Deutsch oder Englisch), werden erbeten.
Executive Assistant Arbeitgeber: Formhaus
Als Arbeitgeber in Tübingen bieten wir eine spannende Position als Executive Assistant, die Ihnen die Möglichkeit gibt, an der Schnittstelle von Wissenschaft, Medizin und Technologie zu arbeiten. Unsere Unternehmenskultur fördert Flexibilität durch hybride Arbeitsmodelle und legt großen Wert auf persönliche Entwicklung sowie ein unterstützendes Umfeld. Sie profitieren von einem wettbewerbsfähigen Gehalt und der Chance, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu wachsen.
