Administration Specialist HR (m/w/d)

Über uns

Die FormMed HealthCare GmbH entwickelt Mikronährstoff-Präparate für Therapeuten und Ärzte aller Fachrichtungen. Mit über 400 Präparaten bieten wir das größte Mikronährstoff-Konzept Deutschlands. Über 7.000 Ärzte, medizinische Institute und Heilpraktiker arbeiten mit uns zusammen. Das macht FormMed zur Nr. 1 bei Ärzten und Therapeuten in Deutschland.

Es macht Spaß, bei uns zu arbeiten! Das Arbeitsumfeld ist trotz komplexer Anforderungen menschlich und humorvoll, geprägt von Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen, schneller Umsetzung, langjährigen Mitarbeitern:innen und einer Führung durch Vertrauen. Wir verkaufen Gesundheit nicht nur nach außen, sondern leben sie auch nach innen. Du solltest diese Unternehmenskultur zu schätzen wissen und Dich bewusst dafür entscheiden.

Wegen unseres stetigen und schnellen Wachstums suchen wir viele neue Kollegen:innen, die uns noch weiter voranbringen und gut ins Team passen. Wachse mit uns und profitiere von einem Umfeld, das Dir große Sicherheit und viele Chancen bietet.

Einleitung Rolle

Du liebst es, Struktur zu schaffen, Menschen zu unterstützen und Prozesse mitzugestalten? Dann könnte diese Rolle genau der Ort sein, an dem du Wirkung entfaltest. Bei FormMed arbeitest du an einer gesünderen Zukunft mit – gemeinsam mit Menschen, die Qualität, Respekt und Zusammenarbeit leben. Als Administration Specialist HR sorgst du dafür, dass unsere HR-Prozesse nicht nur effizient funktionieren, sondern sich für Mitarbeitende auch menschlich und wertschätzend anfühlen.

Wir suchen ab sofort eine engagierte Persönlichkeit in unbefristeter Teilzeitanstellung (25–30 Stunden/Woche), die den gesamten Employee Lifecycle begleitet – vom Eintritt bis zum Austritt. Wenn du strukturiert arbeitest, Verantwortung übernimmst und Lust hast, HR mit Herz und Qualität mitzugestalten, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Deine Aufgaben

• Administrative Betreuung des gesamten Employee Lifecycles – vom Eintritt bis zum Austritt
• Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten sowie digitalen Personalakten
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten
• Unterstützung bei der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Koordination von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende und Führungskräfte bei administrativen HR-Themen
• Unterstützung im Bewerbermanagement und bei Recruiting-Prozessen
• Mitarbeit an HR-Projekten sowie Optimierung administrativer Prozesse
• Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Vorgaben

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Personalwesen, Betriebswirtschaft oder vergleichbar
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im HR-Umfeld, idealerweise im Bereich Personaladministration
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit dem HR-Tool Personio
• Idealerweise Erfahrung in der Nutzung von KI-gestützten Tools sowie Interesse an HR-Automatisierungen und digitalen Prozessen
• Strukturierte, sorgfältige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick

Warum wir?

• Teamspirit & Dynamik: Bei uns triffst Du auf ein motiviertes, dynamisches Team mit echtem High-Energy-Vibe – gemeinsam gestalten wir ein innovatives Scale-up-Umfeld.
• Starker Start & echte Entwicklung: Du wirst mit einer strukturierten Einarbeitung und einem persönlichen Buddy willkommen geheißen. Durch regelmäßige Weiterbildungen bleibst Du fachlich und persönlich immer am Puls.
• Attraktive Rahmenbedingungen für Deinen Erfolg: Faire, leistungsorientierte Vergütung mit attraktiven Prämien. Eine wertschätzende Unternehmenskultur mit Purpose & klaren Core Values. Flache Hierarchien und echtes Vertrauen.
• Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge & Zuschuss zum Bahnticket. Kita-Zuschuss inklusive.
• Arbeiten, wo Du Dich wohlfühlst: Modernes Head Office in Frankfurt mit ergonomischer Ausstattung. Saubere Luft dank Fraunhofer-Filtersystem & Brita-gefiltertes Wasser. Bürohunde willkommen, Tischkicker und Sportangebot während der Arbeitszeit inklusive. Freitags kannst Du im Homeoffice arbeiten.
• Rundum gut versorgt: Bezuschusstes Mittagessen über unseren Fresh Taste-Kühlschrank. Kostenlos: Kaffee, Tee, Kakao und frisches Obst & Gemüse. FormMed-Präparate für Dich gratis.
• Aktiv bleiben – auch im Job: Sportangebote, Firmensport, Walking-Pads & Deskbikes. Duschmöglichkeiten vor Ort. EGYM Wellpass.
• Kultur, die verbindet: Regelmäßige Events wie Sommerfest, Weihnachtsfeier, Celebrate Successes und vieles mehr...

Wo soll ich mich melden?

Du möchtest mehr über die ausgeschriebene Position sowie Deine Rolle im Team People wissen? Du möchtest mehr über das Unternehmen und die Rahmenbedingungen erfahren? Dann ist Deine Ansprechpartnerin Tanja Seidemann 0160 94 16 18 807 aus dem People Team.