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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Finanzbereich und die Bereichsleitung im operativen Tagesgeschäft.
- Arbeitgeber: Forschungsverbund Berlin e. V. ist eine der größten Forschungseinrichtungen Berlins mit internationalem Team.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristete Vollzeitstelle, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und 30 Urlaubstage.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams in einer offenen Arbeitsatmosphäre mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise erste Erfahrungen in einer Assistenzrolle.
- Andere Informationen: Vielfalt und Inklusion sind uns wichtig; Bewerbungen von Frauen und Menschen mit Migrationshintergrund sind besonders willkommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie haben Lust auf die Unterstützung von Wissenschaft und Forschung? Willkommen beim Forschungsverbund Berlin e. V.!
Der Forschungsverbund Berlin e. V. (FVB) ist Träger von sieben natur-, ingenieur- umwelt- und lebenswissenschaftlichen Forschungsinstituten und mit insgesamt ca. 1.600 Personen aus über 60 Nationen eine der größten außeruniversitären Forschungseinrichtungen Berlins. Die Institute gehören der Leibniz-Gemeinschaft an und werden gemeinschaftlich von Bund und Ländern finanziert. Sie verfügen über eine institutsübergreifende gemeinsame administrative Infrastruktur (Verbundverwaltung).
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage .
Der Bereich Finanzen erfüllt Management-, Service- und Beratungsaufgaben in allen Angelegenheiten, welche die Planung, Verbuchung und Verwaltung der Finanzmittel des Forschungsverbundes betreffen. Für diesen interessanten und vielseitigen Aufgabenbereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Verbundverwaltung an unserem Standort Berlin-Adlershof eine
Assistenz der Bereichsleitung Finanzen (m/w/d)
Ihr Aufgabengebiet
- Unterstützung des Finanzbereichs und der Bereichsleitung Finanzen im operativen Tagesgeschäft
- Selbstständige Erledigung allgemeiner Assistenz- und Office-Management-Aufgaben
- Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Organisation und Optimierung von internen Prozessen und Büroabläufen
- Bearbeitung des elektronischen Rechnungseingangs
- Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen
- Terminplanung und Veranstaltungsplanung, -organisation sowie deren Nachbereitung
- Erstellen und Bearbeiten umfangreicher, komplexer Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Grafiken
- Elektronische Arc hivierung von Dokumenten
Ihr Profil
- eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- idealerweise erste Erfahrungen in einer Assistenzrolle in einer Finanzabteilung
- routinierter Umgang mit den gängigen Anwendungen im Office-Bereich
- ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Zudem besitzen Sie ein ausgeprägtes Organisat ionstalent, das Ihnen dabei hilft, den Überblick zu behalten und Abläufe effizient zu gestalten.
Unser Angebot
- Sie erwartet eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer Vergütung nach TVöD Bund. Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung.
- Sie treffen auf eine moderne, leistungsstarke und vielfältige Wissenschaftsverwaltung, auf ein wirklich nettes Team, auf eine kooperative und offene Arbeitsatmosphäre mit einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz, einem kollegialen Arbeitsumfeld, viel kreativer Freiheit, persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten und Spaß bei der Arbeit.
- Bei uns finden Sie attraktive Regelungen zur Gleitzeit und zum mobilen Arbeiten.
- Und wir bieten selbstverständlich auch die üblichen Sozialleistungen (30 Urlaubstage in der 5-Tage-Woche, der 24.12. und 31.12. sind darüber hinaus arbeitsfreie Tage, betriebliche Altersvorsorge) sowie auch einen Zusch uss zum Firmenticket
Wir als Arbeitgeber
Der Forschungsverbund Berlin e. V. legt großen Wert auf Vielfalt und hat eine Diversitäts- und Inklusionsstrategie beschlossen. Uns liegt am Herzen, dass sich jede r bei uns wohlfühlt und willkommen ist – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.
Wir unterstützen aktiv ein ausgewogenes Work-Life-Management und engagieren uns für Gleichstellung sowie die berufliche und persönliche Weiterentwicklung durch Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebote. Bewerber innen jeglichen Geschlechts werden bei uns gleich behandelt. Frauen sowie Menschen mit Migrationshintergrund werden besonders aufgefordert, sich zu bewerben. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und Gleichgestellten im Sinne des SGB IX werden bei gleicher Eignung bzw. Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Sie sind interessiert?
Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf ohne Foto, Zeugnisse, alle in den Dateiformaten PDF, JPG oder PNG) unter Angabe Ihres frühesten Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung über unser Bewerbungsportal bis zum 03. August 2025. Sie erfüllen nicht alle Anforderungen? Bewerben Sie sich trotzdem!
Bei Fragen steht Ihnen Bastian Guong unter der Telefonnummer zur Verfügung.
Assistenz der Bereichsleitung Finanzen (m/w/d) Arbeitgeber: Forschungsverbund Berlin e.V.
Kontaktperson:
Forschungsverbund Berlin e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Bereichsleitung Finanzen (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im Finanzbereich arbeiten oder bereits Erfahrungen in der Assistenz haben. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder erhält wertvolle Tipps zur Bewerbung.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über den Forschungsverbund Berlin e. V. und seine Institute. Zeige in Gesprächen oder bei Networking-Events, dass du ein echtes Interesse an der Organisation und ihren Zielen hast. Das kann dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Vorstellungsgespräche vor, indem du typische Fragen für Assistenzpositionen im Finanzbereich recherchierst. Überlege dir auch, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Office-Management am besten präsentieren kannst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Sprachkenntnisse! Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, könntest du dich darauf vorbereiten, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Vielleicht kannst du sogar ein kurzes Beispiel deiner Korrespondenz in beiden Sprachen bereitstellen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Bereichsleitung Finanzen (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Unterstützung von Wissenschaft und Forschung zum Ausdruck bringst. Gehe darauf ein, warum du dich für die Assistenz der Bereichsleitung Finanzen interessierst und welche relevanten Erfahrungen du mitbringst.
Lebenslauf: Gestalte deinen Lebenslauf übersichtlich und strukturiert. Hebe deine kaufmännische Berufsausbildung sowie relevante Erfahrungen in einer Assistenzrolle hervor. Achte darauf, dass deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch klar ersichtlich sind.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen wie Zeugnisse und Nachweise in den geforderten Dateiformaten (PDF, JPG oder PNG) vorliegen. Überprüfe, ob alles vollständig ist, bevor du die Bewerbung einreichst.
Frist beachten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 03. August 2025 über das Bewerbungsportal einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um alle Dokumente rechtzeitig vorzubereiten und mögliche technische Probleme zu vermeiden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Forschungsverbund Berlin e.V. vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Assistenz im Finanzbereich. Überlege dir, wie du deine bisherigen Erfahrungen in ähnlichen Positionen einbringen kannst und bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse in Office-Anwendungen
Da der Umgang mit gängigen Office-Anwendungen wichtig ist, solltest du sicherstellen, dass du mit Programmen wie Excel, Word und PowerPoint vertraut bist. Bereite dich darauf vor, eventuell praktische Kenntnisse oder Erfahrungen in einem kurzen Test zu demonstrieren.
✨Kommunikative Fähigkeiten betonen
Da die Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch Teil des Jobs ist, solltest du deine kommunikativen Fähigkeiten hervorheben. Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Sprachbeherrschung zu beantworten und eventuell auch ein kurzes Gespräch auf Englisch zu führen.
✨Organisationsgeschick zeigen
Das Organisieren und Optimieren von Büroabläufen ist eine zentrale Aufgabe. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, wo du erfolgreich Prozesse optimiert hast, und sei bereit, diese im Interview zu teilen.
