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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage schedules, organize documents, and support travel planning for the CEO.
- Arbeitgeber: Join Forschungszentrum Jülich, a leader in addressing societal challenges through innovative research.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a collaborative work environment with opportunities for professional growth and development.
- Warum dieser Job: Be part of impactful research while enhancing your administrative skills in a dynamic team.
- Gewünschte Qualifikationen: A completed commercial or administrative training is preferred; strong organizational skills are essential.
- Andere Informationen: Fluency in German and English is required; a friendly and professional demeanor is a must.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Forschung für eine Gesellschaft im Wandel
Das Forschungszentrum Jülich ist Teil der Helmholtz-Gemeinschaft und adresse großes gesellschaftliche Herausforderungen unserer Zeit mit seiner Mission einer nutzenorientierten Grundlagenforschung. Wir forschen in den Bereichen Energie, Information und Bioökonomie.
Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Vorstandsvorsitzende
- Terminmanagement mit Terminplanung und -koordination unter Berücksichtigung von Prioritäten sowie zeitlichen und logischen Zusammenhängen;
- Betreuung und Weiterentwicklung des digitalen Ablagesystems zur Aufbereitung und Verfolgung termin- und themenrelevanter Unterlagen
- Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland
- Betreuung von nationalen und internationalen Gästen inklusive aktiver Unterstützung der Reiseplanung sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
- Bearbeitung, Aufbereitung und Verteilung der Eingangspost sowie eingehender Anfragen und Informationen in deutscher und englischer Sprache
Ihr Profil:
- Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau:Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement
- Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
- Freude an der serviceorientierten Unterstützung der Vorstandsvorsitzenden und an einer kooperativen, teamorientierten Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen
- Gepflegte Umgangsformen sowie ein freundliches, verbindliches und überzeugendes Auftreten
- Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
Administrative:r Assistent:in Arbeitgeber: Forschungszentrum Jülich GmbH
Kontaktperson:
Forschungszentrum Jülich GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative:r Assistent:in
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Forschungszentrum Jülich oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über aktuelle Projekte und Themen des Forschungszentrums informierst. Zeige, dass du ein echtes Interesse an der Mission und den Zielen der Organisation hast.
✨Tip Nummer 3
Praktische Erfahrungen sind wichtig! Wenn du die Möglichkeit hast, Praktika oder ehrenamtliche Tätigkeiten in administrativen Rollen zu absolvieren, nutze diese Gelegenheiten, um deine Fähigkeiten zu erweitern und deinen Lebenslauf zu stärken.
✨Tip Nummer 4
Achte darauf, deine Kommunikationsfähigkeiten zu betonen. Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, solltest du Beispiele für deine Sprachkenntnisse und deine Fähigkeit zur interkulturellen Kommunikation bereit haben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative:r Assistent:in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Forschung: Beginne mit einer gründlichen Recherche über das Forschungszentrum Jülich. Informiere dich über deren Mission, aktuelle Projekte und die spezifischen Anforderungen der Stelle.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschließlich eines aktuellen Lebenslaufs, Zeugnissen deiner Ausbildung und gegebenenfalls Empfehlungsschreiben. Achte darauf, dass deine Unterlagen sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache vorliegen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Erfahrungen im Bereich Administration und deine Freude an der Unterstützung von Führungskräften hervorhebst. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Teamorientierung.
Bewerbung einreichen: Lade alle erforderlichen Dokumente hoch und reiche deine Bewerbung über unsere Website ein. Überprüfe vor dem Absenden, ob alle Informationen vollständig und korrekt sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Forschungszentrum Jülich GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen administrativen Aufgaben, die du übernehmen würdest. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle sowohl deutsche als auch englische Sprachkenntnisse erfordert, bereite dich darauf vor, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Übe, wie du deine Gedanken klar und präzise ausdrücken kannst.
✨Hebe deine Teamfähigkeit hervor
Die Zusammenarbeit im Team ist wichtig. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
✨Sei serviceorientiert
Betone deine Freude an der Unterstützung von Führungskräften. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit proaktiv zur Lösung von Problemen beigetragen hast und wie du den Vorstandsvorsitzenden bestmöglich unterstützen kannst.
