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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage administrative tasks and support the CEO with scheduling and travel planning.
- Arbeitgeber: Join Forschungszentrum Jülich, a leader in addressing societal challenges through innovative research.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a collaborative work environment and opportunities for professional growth.
- Warum dieser Job: Be part of impactful research while developing your organizational and communication skills.
- Gewünschte Qualifikationen: A completed commercial or administrative training is preferred; strong organizational skills are essential.
- Andere Informationen: Fluency in German and English is required for effective communication.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Forschung für eine Gesellschaft im Wandel
Das Forschungszentrum Jülich ist Teil der Helmholtz-Gemeinschaft und adresse großes gesellschaftliche Herausforderungen unserer Zeit mit seiner Mission einer nutzenorientierten Grundlagenforschung. Wir forschen in den Bereichen Energie, Information und Bioökonomie.
Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Vorstandsvorsitzende
- Terminmanagement mit Terminplanung und -koordination unter Berücksichtigung von Prioritäten sowie zeitlichen und logischen Zusammenhängen;
- Betreuung und Weiterentwicklung des digitalen Ablagesystems zur Aufbereitung und Verfolgung termin- und themenrelevanter Unterlagen
- Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland
- Betreuung von nationalen und internationalen Gästen inklusive aktiver Unterstützung der Reiseplanung sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
- Bearbeitung, Aufbereitung und Verteilung der Eingangspost sowie eingehender Anfragen und Informationen in deutscher und englischer Sprache
Ihr Profil:
- Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau:Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement
- Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
- Freude an der serviceorientierten Unterstützung der Vorstandsvorsitzenden und an einer kooperativen, teamorientierten Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen
- Gepflegte Umgangsformen sowie ein freundliches, verbindliches und überzeugendes Auftreten
- Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
Administrative:r Assistent:in Arbeitgeber: Forschungszentrum Jülich GmbH
Kontaktperson:
Forschungszentrum Jülich GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative:r Assistent:in
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Forschungszentrum Jülich oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über aktuelle Projekte und Themen des Forschungszentrums informierst. Zeige, dass du ein echtes Interesse an der Mission und den Zielen der Organisation hast.
✨Tip Nummer 3
Praktische Erfahrungen sind wichtig! Wenn du die Möglichkeit hast, ein Praktikum oder eine Werkstudententätigkeit in einem ähnlichen Bereich zu absolvieren, nutze diese Chance, um deine Fähigkeiten zu erweitern und relevante Erfahrungen zu sammeln.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da die Stelle sowohl Deutsch als auch Englisch erfordert, solltest du sicherstellen, dass du in beiden Sprachen klar und präzise kommunizieren kannst. Übe gegebenenfalls, um deine Sprachkenntnisse zu festigen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative:r Assistent:in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Forschung über das Unternehmen: Informiere dich gründlich über das Forschungszentrum Jülich und seine Mission. Verstehe die gesellschaftlichen Herausforderungen, die sie angehen, und wie deine Rolle als Administrative:r Assistent:in dazu beitragen kann.
Anpassung deiner Unterlagen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben auf die spezifischen Anforderungen der Stelle zugeschnitten sind. Betone deine Erfahrungen in der Organisation von administrativen Aufgaben und deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du an dieser Position interessiert bist und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen mit den Anforderungen der Stelle übereinstimmen.
Überprüfung der Bewerbung: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler vorhanden sind und dass alle Informationen klar und präzise formuliert sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Forschungszentrum Jülich GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen administrativen Aufgaben, die du übernehmen würdest. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben, und sei darauf vorbereitet, Fragen in beiden Sprachen zu beantworten.
✨Betone deine Teamfähigkeit
Die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen und die Unterstützung der Vorstandsvorsitzenden sind entscheidend. Teile Beispiele, die deine Fähigkeit zur kooperativen Arbeit und deinen serviceorientierten Ansatz verdeutlichen.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Da das Terminmanagement und die Planung von Dienstreisen wichtige Aspekte der Rolle sind, solltest du konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit komplexen Zeitplänen bereit haben.
