Administrative:r Assistent:in / Office-manager:in (w/m/d)

Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erfor schen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.500 Kolleg:innen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!

Am Institute of Energy Materials and Devices – Photovoltaik (IMD-3) liegt unser Fokus auf der Erforschung neuartiger Materialien und innovativer Gerätearchitekturen für eine nachhaltige, ressourcenschonende Photovoltaik – mit einem besonderen Schwerpunkt auf Dünnschichttechnologien. Unsere Arbeit verbindet wissenschaftliche Neugier mit gesellschaftlicher Verantwortung!

Als Office-Manager:in unterstützen Sie uns im täglichen Institutsbetrieb – und sind dabei ein unverzichtbarer Teil einer dynamischen, interdisziplinären Umgebung. Ob Organisation, Kommunikation oder Verwaltung: Mit Ihrer strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise halten Sie im Hintergrund die Fäden zusammen und schaffen so den Raum, in dem exzellente Forschung gedeihen kann.

Sie unterstützen die Instituts- und Abteilungsleitung engagiert und vorausschauend im vielfältigen Tagesgeschäft. Mit Organisationstalent bereiten Sie Sitzungen, Dienstreisen und Veranstaltungen souverän vor – und sorgen auch im Nachgang für einen reibungslosen Ablauf. Sie koordinieren die interne und externe Kommunikation, behalten den Überblick über Termine und halten so alle Beteiligten bestens informiert. Dokumente, Datenbanken und Büromaterial verwalten Sie strukturiert und effizient. Darüber hinaus bringen Sie Ihre Sorgfalt und Ihr Organisationstalent in die Bereiche Zeitwirtschaft, Projekt- und Personalverwaltung sowie in das Bestellwesen ein.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, zum Beispiel als Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte:r oder in einem vergleichbaren Beruf. Ihre Erfahrung in der Büroorganisation, Projektassistenz oder Verwaltungsarbeit macht Sie zu einer wertvollen Unterstützung im Arbeitsalltag. Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch (mindestens auf B2-Niveau) und beherrschen MS Office souverän – idealerweise bringen Sie auch Kenntnisse in SAP mit. Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig, bringen kommunikative Stärke mit und schätzen die Zusammenarbeit im Team.

Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

• Faire Vergütung: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppen 5–8 TVöD-Bund. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine Jahressonderzahlung, eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss sowie vermögenswirksame Leistungen.
• Perspektive: Nach einer zweijährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen.
• Work-Life-Balance: Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf hat für uns hohe Priorität. Bei einer Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit bieten wir zudem die Möglichkeit, Ihre Arbeiten teilweise im Homeoffice auszuführen, wenn es mit den Vor-Ort-Terminen vereinbar ist. Zudem bieten wir 30 Tage Urlaub, freie Brückentage und zusätzliche freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr.
• Wissen und Weiterbildung: Wir fördern die Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken. Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung und können sich auf unser großes Weiterbildungsangebot freuen.

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr.