Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Alltag der Institutsleitung und unterstütze bei spannenden Projekten.
- Unternehmen: Helmholtz-Institut für Erneuerbare Energien mit internationalem Team.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit Fokus auf Vielfalt und Chancengleichheit.
- Warum dieser Job: Gestalte eine klimaneutrale Zukunft und arbeite in einem wertschätzenden Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung in Assistenz oder Verwaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Das Helmholtz-Institut Erlangen-Nürnberg für Erneuerbare Energien (HI ERN) erforscht und entwickelt material- und prozessbasierte Lösungen für eine klimaneutrale Energiezukunft. Unser Institut arbeitet interdisziplinär und international. Zur Unterstützung der Leitung des Institutsbereichs Energy Materials and Devices - Photovoltaik (IMD-3) mit rund 60 Mitarbeitenden am Standort Erlangen suchen wir Verstärkung für unser Institutsbereichssekretariat. Mit Ihrem Organisationstalent schaffen Sie den Freiraum, damit exzellente Forschung erfolgreich sein kann. Als verlässliche Anlaufstelle der Leitung des Institutsbereichs gestalten Sie den Arbeitsalltag aktiv mit, übernehmen Verantwortung und bringen Struktur in ein abwechslungsreiches Umfeld. Freuen Sie sich auf eine vielseitige Tätigkeit in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld und einem kollegialen Team, in dem Ihr Beitrag sichtbar ist und den Unterschied macht.
Ihre Aufgaben im Team
- Sie übernehmen vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf im Institutsbereich bei.
- Sekretariat der Institutsbereichsleitung
- Organisation des Sekretariats sowie Unterstützung der Leitung des Institutsbereichs im operativen Tagesgeschäft
- Koordination von Terminen, Korrespondenz und administrativen Abläufen
- Reise- und Besuchsmanagement
- Organisation und Abrechnung nationaler und internationaler Dienstreisen
- Betreuung von Gästen sowie Vorbereitung von Besuchsprogrammen und Terminen
- Veranstaltungsorganisation
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops, Konferenzen und Veranstaltungen an den Institutsstandorten in Erlangen und Nürnberg
- Koordination von Einladungen, Räumlichkeiten und Catering
- Büroorganisation
- Organisation des Backoffice (Post, Unterschriftsmappen, allgemeine Korrespondenz)
- Sicherstellung effizienter administrativer Prozesse im Institutssekretariat
- Administrative Sonderaufgaben
- Unterstützung bei organisatorischen Projekten und wechselnden administrativen Aufgaben
- Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern
Das bringen Sie mit
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, beispielsweise als: Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r, Fremdsprachenkorrespondent:in/Europasekretär:in oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsfunktion
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel, Outlook)
- Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
- Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Freuen Sie sich auf folgende Benefits
- Sinnstiftende Aufgaben: Die Position bietet eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld
- Urlaub: 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) plus freie Brückentage (z.B. zwischen Weihnachten & Neujahr)
- Flexibilität: Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen eine individuelle Gestaltung Ihrer Arbeitszeit, die Stelle ist in Teilzeit (mind. 23 Std./Woche) oder Vollzeit inklusive vollzeitnaher Optionen möglich
- Wissen & Weiterbildung: Ihre Weiterentwicklung ist uns wichtig – wir fördern Sie gezielt und individuell
- Erfolgreicher Einstieg: Wir begleiten Sie von Beginn an und erleichtern Ihnen den Start durch unsere Welcome Days und unseren Welcome Guide
- Faire Vergütung: Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund
- Zusätzliche Benefits: Attraktive Zusatzleistungen wie eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
- Perspektive: Nach einer 2-jährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.
Dienstort: Erlangen
Beginn: Zum nächstmöglichen Termin
Umfang: 39 Stunden / Woche
Gehalt: EG 8 TVöD-Bund
Bewerbungsfrist: Die Stelle wird bis zur erfolgreichen Besetzung veröffentlicht.
Assistent:in / Sekretär:in der Institutsbereichsleitung (in Voll- oder Teilzeit) (w/m/d) Arbeitgeber: Forschungszentrum Jülich GmbH
Das Forschungszentrum Jülich bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, in der Teamgeist und Verantwortung großgeschrieben werden. Mit 30 Tagen Urlaub, flexiblen Arbeitszeiten und gezielten Weiterbildungsmöglichkeiten fördern wir nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern auch eine ausgewogene Work-Life-Balance. Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das sich für sinnstiftende Aufgaben in einem internationalen Umfeld einsetzt und dabei Wert auf einen respektvollen Umgang legt.
Kontaktdaten:
Forschungszentrum Jülich GmbH Recruiting-Team
