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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Büroabläufe, manage Veranstaltungen und koordiniere Dienstreisen.
- Arbeitgeber: Die fortiss GmbH ist ein innovatives Forschungsinstitut in Bayern, das digitale Transformation vorantreibt.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten im Homeoffice, tarifliche Vergütung und zahlreiche Corporate Benefits.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Softwaretechnologien aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Erfahrung im Office-Management von Vorteil.
- Andere Informationen: Sichere, unbefristete Anstellung in einem internationalen Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die fortiss GmbH ist ein 2008 gegründetes Landesforschungsinstitut des Freistaats Bayern und treibt die anwendungsorientierte Forschung an innovativen Softwaretechnologien voran. Als Motor der digitalen Transformation gestalten wir gemeinsam mit Wirtschaft und Gesellschaft die Zukunft. Mehr als 110 wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter/innen arbeiten daran, technologische Innovationen zu entwickeln und in die Praxis zu bringen. Unsere zentralen Services sorgen dabei für optimale Rahmenbedingungen und ermöglichen ein effizientes, zukunftsorientiertes Arbeiten.
Sie sind ein Organisationstalent und behalten auch in komplexen Abläufen den Überblick? Sie sorgen dafür, dass Prozesse im Büro- und Facility-Management reibungslos ablaufen, strukturieren den Arbeitsalltag und koordinieren Veranstaltungen sowie Dienstreisen effizient? Dann werden Sie Teil unseres engagierten Teams und bringen Sie Ihr Know-how aktiv ein!
Ihre Aufgaben sind:
- Office-Management
- Mitarbeit im Office- und Facility-Management an zwei Standorten (Guerickestraße und Highlight Towers)
- Steuerung und Überwachung externer Dienstleister (z. B. Facility Management, Reinigung, Catering)
- Sicherstellung des reibungslosen Betriebs der Büroinfrastruktur, inkl. Beschaffung des Bürobedarfs und Verwaltung des Zugangssystems
- Administration & Rechnungsmanagement
- Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen sowie Monitoring des Freigabeprozesses
- Unterstützung bei Budgetplanungen und Bedarfsabschätzungen
- Erstellung und Optimierung von Prozessdokumentationen, u. a. für Dienstreisen und Beschaffung
- Bearbeitung der internen und externen Post sowie Organisation des internen Dokumententransfers
- Dienstreise- & Veranstaltungsmanagement
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland gemäß internen und externen Vorgaben sowie Prüfung und Freigabe von Dienstreiseanträgen nach externen Richtlinien (BayRKG)
- Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Business Events und Meetings inkl. Catering, Raumausstattung und Teilnehmermanagement
- Weiterentwicklung des Travelmanagements, einschließlich Buchungssysteme und Reisebüropartner.
- Arbeitsschutz
- Koordination von Maßnahmen im Bereich Arbeitsschutz in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
- Unterstützung bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter und Besucher
Was Sie mitbringen sollten:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Office-, Event- oder Travel-Management (z.B. Reisebüro)
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Organisationstalent
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit sind ein Plus, aber keine Voraussetzung.
Was wir Ihnen bieten können:
- Vollzeit- oder Teilzeitarbeit (ab ca. 30 Stunden/Woche), flexibel gestaltbar, mit Möglichkeit zum mobilen Arbeiten („Home Office“)
- Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L E 8), abhängig von Qualifikation und Erfahrung
- Einen modernen Arbeitsplatz in München-Schwabing, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist
- Ein kollegiales Team mit offenen Türen, flachen Hierarchien und Raum für eigene Ideen
- Eine lebendige Unternehmenskultur, in der man „per Du“ ist
- Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und sich fachlich sowie persönlich weiterzuentwickeln – z. B. durch individuelle Fort- und Weiterbildungen
- Einen sicheren, unbefristeten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer internationalen Umgebung
- Betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum ÖPNV sowie monatlich wechselnde Rabattangebote
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann sind wir neugierig auf Sie! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, gern mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, unkompliziert und schnell über unser Karriereportal!
Jetzt bewerben
Ansprechpartner: Dr. Philipp Kopp
fortiss GmbH
Landesforschungsinstitut des Freistaats Bayern für softwareintensive Systeme
Guerickestr. 25
80805 München
Deutschland
Tel: +49 89 3603522 0
Referenznummer: J52185464 1744286010598
Office Manager (m/w/d) - [\'Vollzeit\', \'Homeoffice\'] Arbeitgeber: fortiss GmbH
Kontaktperson:
fortiss GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d) - [\'Vollzeit\', \'Homeoffice\']
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits im Office-Management tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke in den Job geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der fortiss GmbH. Schau dir ihre Website an und finde heraus, welche Werte und Ziele sie verfolgen. Das hilft dir, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen im Vorstellungsgespräch vor, die sich auf deine organisatorischen Fähigkeiten beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die digitale Transformation und innovative Softwaretechnologien. Informiere dich über aktuelle Trends in der Branche und bringe diese Themen in das Gespräch ein, um dein Interesse zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d) - [\'Vollzeit\', \'Homeoffice\']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die fortiss GmbH. Besuche ihre Website, um mehr über ihre Projekte, Werte und die Unternehmenskultur zu erfahren. Dies hilft dir, deine Motivation im Bewerbungsschreiben klarer darzustellen.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone insbesondere deine Erfahrungen im Office-, Event- oder Travel-Management sowie deine organisatorischen Fähigkeiten.
Motivationsschreiben: Verfasse ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für die Stelle bist. Gehe auf spezifische Aufgaben der Position ein und erläutere, wie deine bisherigen Erfahrungen dich darauf vorbereiten.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf, das Motivationsschreiben und alle Zeugnisse gut formatiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei fortiss GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Office Managers, insbesondere im Bereich Facility Management und Dienstreiseorganisation. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Organisationstalent erfordert, bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Strukturierung von Prozessen und zur effizienten Koordination von Veranstaltungen oder Reisen demonstrieren.
✨Kommunikationsstärke betonen
Die Position erfordert eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit. Sei bereit, Situationen zu schildern, in denen du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast, um Probleme zu lösen oder Projekte voranzutreiben.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Unternehmenskultur und den Teamdynamiken zu stellen. Dies zeigt dein Interesse an der Firma und hilft dir, herauszufinden, ob die Werte von fortiss GmbH mit deinen eigenen übereinstimmen.
