AI and Workplace Technology Specialist

Der Forum baut einen intelligenten Arbeitsplatz auf, an dem Mitarbeiter Fragen stellen, Antworten erhalten und Maßnahmen über ihre Tools ergreifen können, ohne zwischen Systemen wechseln oder Komplexität navigieren zu müssen. Die Erfahrung basiert auf natürlicher Sprache, sodass die Mitarbeiter in ihrem täglichen Arbeitsablauf über mehrere Plattformen hinweg arbeiten können.

Der AI- und Workplace Technology Specialist wird die Lücke zwischen den Tools, die die Mitarbeiter täglich nutzen, und dem intelligenten Arbeitsplatz, den wir aufbauen, schließen. Diese Rolle hilft sicherzustellen, dass die Plattformen in ihrem Portfolio aktiv verwaltet, zweckmäßig und mit dem intelligenten Arbeitsplatz des Forums verbunden sind, anstatt isoliert zu arbeiten.

Diese Rolle wird dazu beitragen, wie Workplace-Technologie ausgewählt, konfiguriert, übernommen, verwaltet und im gesamten Forum weiterentwickelt wird. Sie unterstützt die praktische Umsetzung der Workplace Technology-Strategie und des Betriebsmodells, bei dem TDI (Technology and Digital Innovation) die institutionelle Plattformebene besitzt und die Geschäftsinhaber den Service, den Prozess, das operationale Ergebnis, die tägliche Nutzung, die operationale Konfiguration und den 1st-Level-Support, der durch das Tool ermöglicht wird, besitzen.

Die Rolle ist notwendig, da das Forum seine Nutzung von mitarbeiterorientierten Tools, einschließlich KI- und LLM-Plattformen, Zoom, seinem Besprechungsraum- und Buchungstool sowie anderen Arbeitsplatzsystemen, ausweitet. Das Team benötigt zusätzliche Kapazitäten zur Unterstützung von Anwendungsfällen, Koordination, Governance, Übernahme und Lebenszyklusaktivitäten über die Tools, auf die die Mitarbeiter täglich angewiesen sind.

Die Rolle wird in das Workplace Technology-Team innerhalb von TDI berichten und eng mit Kollegen aus TDI, Geschäftsinhabern, Power-Usern, allgemeinen Mitarbeitern, Beschaffung, Recht & Compliance, Finanzen und externen Lieferanten zusammenarbeiten. Diese Rolle wird verschiedene Aktivitäten über mehrere Tools hinweg unterstützen, in Übereinstimmung mit dem jeweiligen Geschäftsinhaber und TDI. Das bedeutet, dass die Rolle sich wohlfühlen muss, sowohl mit institutionellen als auch mit toolspezifischen Bedürfnissen zu arbeiten.

Verantwortlichkeiten:

• Unterstützung der Verwaltung von mitarbeiterorientierten Tools im Rahmen des institutionellen Portfolios von TDI.
• Hilfe bei der Definition der Mitarbeiterbedürfnisse, Geschäftsbedürfnisse, priorisierter Anwendungsfälle und funktionaler Anforderungen für Workplace-Technologie und KI-Tools.
• Unterstützung der Plattformstrategie und der Roadmap-Aktivitäten, einschließlich der Bewertung, ob Tools in die breitere Forum-Landschaft passen und wie sie sich im Laufe der Zeit entwickeln sollten.
• Beitrag zur Auswahl von Anbietern, zur Einbindung von Lieferanten und zu Diskussionen über die Eignung für Unternehmen, während TDI die Verantwortung für die Lieferantenbeziehung und die institutionelle Entscheidungsfindung behält.
• Unterstützung der Definition und Anwendung von Daten-, Integrations-, Sicherheits-, Zugangs- und Governance-Anforderungen.
• Hilfe bei der Koordination der Plattformkonfiguration, des operationale Setups, der Tests und der geschäftlichen Validierung mit dem jeweiligen Geschäftsinhaber.
• Entwicklung von Mitarbeiteranleitungen, Benutzerkommunikationen und Übernahmematerialien, damit die Mitarbeiter verstehen, wie und wann sie jedes Tool verwenden sollen.
• Unterstützung des Change Managements und der Übernahmeaktivitäten, einschließlich Einführungen, Updates und fortlaufender Benutzerengagements.
• Zusammenarbeit mit dem Slack-Team, um sicherzustellen, dass die Tools in Ihrem Portfolio so konfiguriert sind, dass sie Daten teilen, relevante Informationen in Slack bereitstellen und es den Benutzern ermöglichen, direkt aus Slack heraus Maßnahmen für alltägliche Aufgaben zu ergreifen.
• Überwachung der Nutzung, Übernahme und des Wertes, damit das Forum bewerten kann, ob die Tools die beabsichtigten Ergebnisse liefern.
• Unterstützung des Managements von KI-bezogenen Anwendungsfällen, einschließlich Toolanfragen, von Mitarbeitern erstellten Assistenten, maßgeschneiderten Lösungen und damit verbundenen Governance- oder Kreditnutzungsüberlegungen.
• Unterstützung bei der Bewertung der breiteren Landschaft der Workplace-Technologie, Identifizierung von Möglichkeiten zur Vereinfachung, Verbesserung der Eignung und Stärkung der Ausrichtung über Tools wie Workday, Zoom, Box, Outlook und andere.

Gesuchte Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Erfahrung in der Unterstützung digitaler Tools, Arbeitsplatzplattformen oder KI-gestützter Dienstleistungen.
• Verständnis dafür, wie man Geschäftsbedürfnisse in praktische Anforderungen und Benutzerreisen übersetzt.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Stakeholdern aus Geschäfts-, technischen und operativen Teams.
• Vertrautheit mit Plattform-Governance, Zugang, Daten- und Integrationsüberlegungen.
• Erfahrung in der Unterstützung von Übernahmen, Benutzeranleitungen, Schulungen oder Änderungsaktivitäten.
• Interesse an Workplace-Technologie, Mitarbeitererfahrung und der Verbesserung der Arbeitsweise der Menschen.
• Vertrautheit mit agentischen Tools, LLMs oder natürlichen Sprachschnittstellen ist von Vorteil.

Kernkompetenzen:

• Starkes analytisches Denken und strukturierte Problemlösung.
• Klare Kommunikation, mit der Fähigkeit, technische oder prozessbezogene Themen in einfacher Sprache zu erklären.
• Starke Fähigkeiten im Stakeholder-Management und in der Zusammenarbeit.
• Fähigkeit, gleichzeitig an mehreren Prioritäten und Tools zu arbeiten.
• Aufmerksamkeit für Details und Komfort mit Prozessen, Governance und Koordinationsarbeit.
• Fähigkeit, praktische Umsetzungen zu unterstützen und dabei das größere institutionelle Bild im Auge zu behalten.

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