Front Desk, Office & Travel Coordinator (f/m/x)

Wer wir sind

Bei Fossil Group sind wir Teil eines internationalen Teams, das es wagt zu träumen, zu stören und innovative Uhren, Schmuck und Lederwaren in die Welt zu bringen. Wir setzen uns für eine langfristige Wertschöpfung ein, die von Technologie und unseren Kernwerten: Authentizität, Durchhaltevermögen, Neugier, Humor und Einfluss geprägt ist. Wenn Sie ein zukunftsorientierter Denker sind, der in einem vielfältigen, globalen Umfeld gedeiht, möchten wir von Ihnen hören.

Wir suchen einen professionellen, serviceorientierten und hochorganisierten Front Desk, Office & Travel Coordinator, der unser Team in Basel, Schweiz, verstärkt. In dieser Rolle sind Sie das Gesicht von Fossil Group und schaffen eine einladende und professionelle Erfahrung für Besucher, Mitarbeiter und externe Partner, während Sie den reibungslosen Betrieb unseres Büros in Basel sicherstellen. Sie spielen auch eine Schlüsselrolle bei der Koordination von Mitarbeiterreisen in EMEA und APAC, unterstützen Visa-Prozesse, Büroverwaltung, facility-bezogene Aktivitäten und Unternehmensveranstaltungen. Dies ist eine Vor-Ort-Position in unserem Büro in Basel, wo Sie der primäre Ansprechpartner für Besucher, Mitarbeiter, Anbieter und Geschäftspartner sind und eine Vielzahl von operativen und administrativen Aktivitäten im gesamten Unternehmen unterstützen.

Was Sie in dieser Rolle tun werden

• Empfang & Besucher-Erfahrung
  • Besucher, Kunden und Geschäftspartner willkommen heißen und einen professionellen und positiven ersten Eindruck von Fossil Group sicherstellen
  • Besucherregistrierung, Zugangsausweise und interne Ankunftsbenachrichtigungen verwalten
  • Eingehende Telefonanrufe beantworten, filtern und weiterleiten sowie Informationen und Unterstützung in Englisch, Deutsch und Französisch bereitstellen
  • Gemeinsame Kommunikationskanäle verwalten, einschließlich Empfangs-E-Mail-Postfächer und Telekommunikationssysteme
• Bürooperationen & Verwaltung
  • Eingehende und ausgehende Post, Kurierdienste und Sendungen koordinieren
  • Poolsfahrzeuge, Mietwagen und Verwaltung von Firmenfahrrädern verwalten
  • Logistik und Koordination von Mitarbeiter-Uhrenreparaturen unterstützen
  • Bürogeräte warten und als primärer Kontakt für externe Lieferanten und Dienstleister fungieren
  • Sicherstellen, dass der Empfangsbereich jederzeit organisiert, professionell und einladend bleibt
  • Kleinere bürobezogene Einkäufe und operative Anfragen koordinieren
• Reisekoordination
  • Mitarbeiterreisevorbereitungen in EMEA und APAC in Zusammenarbeit mit dem Unternehmensreisebüro koordinieren
  • Unterstützung und Anleitung bei Visumanträgen und Reisedokumentation bieten
  • Als primärer Ansprechpartner für reisebezogene Anfragen und Problemlösungen fungieren
  • Mitarbeiter bei Reisebestimmungen und Buchungsprozessen unterstützen
• Einrichtungs- & Veranstaltungsunterstützung
  • Reservierungen und Verwaltung für Besprechungsräume, das Auditorium und Veranstaltungsräume in Zusammenarbeit mit den Einrichtungen koordinieren
  • Verträge, Rechnungen und unterstützende Dokumentation im Zusammenhang mit Besprechungs- und Veranstaltungsräumen vorbereiten
  • Die Planung und Durchführung von Unternehmensveranstaltungen, Kundenbesuchen, Messen und Partnerbesprechungen unterstützen
  • Besuchern und Gästen bei Unterkünften, Transport, Restaurantreservierungen und allgemeinen Logistikfragen helfen
• Operative Unterstützung & Compliance
  • Bürozugangssysteme und Gebäudealarme in Zusammenarbeit mit dem Verlustpräventionsteam überwachen
  • Rechnungen, Ausgabenunterlagen und administrative Berichterstattung bearbeiten
  • Daten sammeln und Berichtsaktivitäten für verschiedene operative Funktionen unterstützen
  • An Projekten zur Büroverbesserung und operativen Initiativen teilnehmen
  • Aktives Mitglied der Erste-Hilfe- und Evakuierungsteams sein

Wer Sie sind

• 3-5 Jahre Erfahrung im Empfang, Büroverwaltung, Reisekoordination, Gastgewerbe oder einer ähnlichen kundenorientierten Rolle
• Professionell, freundlich und ansprechbar mit einer starken Kundenservice-Mentalität
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen
• Selbstmotiviert, zuverlässig und in der Lage, unabhängig zu arbeiten
• Proaktiv und lösungsorientiert mit starkem Augenmerk auf Details
• Starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Ruhig und professionell unter Druck, mit ausgezeichneten Zuhör- und zwischenmenschlichen Fähigkeiten
• Komfortabel im Umgang mit Mitarbeitern, Kunden, Anbietern und Führungskräften
• Fließend in Englisch, Deutsch und Französisch
• Versiert im Umgang mit Microsoft Office und/oder Google Workspace-Anwendungen

Was wir bieten

• Ein kollaboratives und internationales Arbeitsumfeld
• Einblick in eine Vielzahl von Teams und Stakeholdern in EMEA und APAC
• Chancen für berufliches Wachstum und Entwicklung
• Eine Kultur, die auf Kreativität, Innovation und Teamarbeit basiert
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte der Fossil Group

Bei Fossil Group setzen wir uns für einen Zweck ein und nutzen jede Gelegenheit, um gemeinsam daran zu arbeiten, die Welt ein wenig besser zu machen. Wir engagieren uns für eine Kultur der Inklusivität und Zusammenarbeit, in der alle Mitarbeiter ermutigt werden, ihre einzigartigen Persönlichkeiten und Perspektiven als geschätzte Mitglieder unseres Teams einzubringen.

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und uns einer Politik der Nichtdiskriminierung in allen Beschäftigungspraktiken verpflichtet hat, ohne Rücksicht auf Alter, Behinderung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Familienstand, Schwangerschaft, Rasse, Religion, sexuelle Orientierung oder eine andere geschützte Eigenschaft.

Wenn Sie während des Interviewprozesses Unterstützung benötigen, lassen Sie es uns einfach wissen.