Assistenz der Geschäftsführung - Finanzen und Organisation (m/w/d) - Vollzeit - Unbefristet - Hamburd oder Remote

Du hast 5+ Jahre Berufserfahrung, kannst mit Zahlen umgehen und suchst keine Zwischenstation, sondern eine Rolle, in der man dir wirklich vertraut? Dann lies weiter. Wir sind FounderBlocks, ein Startup-Studio aus Hamburg. Seit 2017 haben wir 200+ Software-Startups mit aufgebaut. Wir sind ein Team von 20+ Leuten und wachsen schnell.

Deine Mission in einem Satz: Du hältst uns Gründern den Rücken frei, damit wir uns zu 100 % auf das konzentrieren können, was nur wir tun können. Dein Erfolg misst sich nicht an Stunden, sondern daran, wie selten wir uns um Alltagsdinge kümmern müssen – weil du sie längst gelöst hast, bevor sie bei uns landen.

Die Rolle ist zur Hälfte Finanzen, zur Hälfte Organisation. Beides ehrlich beschrieben, damit du genau weißt, worauf du dich bewirbst.

Aufgaben

Finanzen (ca. 50 %)

• Du schreibst und versendest unsere Rechnungen – zuverlässig und pünktlich.
• Du fasst bei überfälligen Rechnungen nach. Auch telefonisch, mit höflicher Hartnäckigkeit: freundlich, verbindlich, und du lässt dich nicht vertrösten, bis das Geld da ist.
• Du pflegst unseren Finanzplan und Forecast in Google Sheets und hältst die Zahlen aktuell, mit denen wir Entscheidungen treffen.
• Du behältst Konten, Zahlungseingänge und Liquidität im Blick.
• Du bereitest die Buchhaltung vor (Belege, USt-Vorbereitung) und arbeitest direkt mit unserem Steuerberater.
• Du hast unsere Verträge und Fristen im Überblick.

Organisation (ca. 50 %)

• Du filterst eingehende E-Mails, Anrufe und Nachrichten und behandelst das meiste eigenständig. Zu uns kommt nur, was wirklich zu uns muss.
• Du verwaltest unsere Kalender und arrangierst Meetings – nach unseren Regeln, ohne dass wir darüber nachdenken müssen.
• Du führst erste Recruiting-Gespräche und leitest nur die besten Kandidaten an uns weiter.
• Du planst Team-Events und Workations (zuletzt Vietnam und Japan) – von Flügen bis Unterkunft, reibungslos und budgetbewusst.
• Du organisierst auch private Reisen und Termine der Gründer und stimmst dich dafür auch mal mit unseren Partnerinnen ab. Wir schreiben das bewusst rein: Diese Rolle ist echte Vertrauensarbeit, dazu gehört auch Persönliches. Wenn sich das für dich nach "Kaffee kochen" anfühlt, passt es nicht. Wenn es sich nach Verantwortung anfühlt, schon.
• Du hältst alle laufenden Aufgaben sauber im Projektmanagement-System nach, damit jeder jederzeit den Überblick hat – ohne dass jemand nachfragen muss.

Qualifikation

Wie wir arbeiten – und was wir von dir erwarten:

• Du kommst mit Lösungen, nicht mit Problemen.
• Unsere Regel: ein Problem, drei durchdachte Lösungsvorschläge, eine klare Empfehlung. Entschieden ist dann schnell.
• Du denkst voraus.
• Du hörst zwischen den Zeilen, erkennst Probleme, bevor sie entstehen, und lernst mit der Zeit, unsere Entscheidungen zu antizipieren.
• Du bist der Fels in der Brandung. Wenn es hektisch wird, bleibst du ruhig, sortierst und bringst Ordnung rein – statt die Hektik weiterzugeben.

Was du mitbringst

• 5+ Jahre Berufserfahrung, z. B. als Executive Assistant, Office-Management, Assistenz, Buchhaltung oder Rechnungswesen. Erfahrung mit Zahlen nicht verhandelbar.
• Sicher in Excel/Google Sheets.
• Du kannst einen Finanzplan eigenständig pflegen und verstehst, was die Zahlen bedeuten. Nicht nur "schreckt mich nicht ab" – du arbeitest gern damit.
• Du greifst zum Hörer. Statt die dritte Erinnerungsmail zu schreiben, rufst du an und klärst es.
• Gewissenhaft, aber pragmatisch. Du machst Dinge sauber, ohne Prozesse zum Selbstzweck aufzublasen.
• Kein Ego. Du bist dir für keine Aufgabe zu schade – gerade die kleinen Dinge sind es, die uns den Kopf freihalten.
• Absolute Diskretion. Du siehst unsere Konten, Verträge und Privates. Das bleibt bei dir.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, klar und auf den Punkt.
• Idealerweise Hamburg für gelegentliche Treffen – wir arbeiten aber flexibel remote.

Nichts für dich ist die Rolle, wenn

• du sie als Sprungbrett siehst, in zwei Jahren selbst gründen willst oder lieber Strategie machst als Dinge fertig. Wir suchen jemanden, der bleibt.

Benefits

• Echte Flexibilität. 30-40 h/Woche. An Werktagen bist du verlässlich erreichbar – wie du dir den Tag darüber hinaus einteilst, ist deine Sache. Uns zählt, dass es erledigt ist.
• Arbeit auf Augenhöhe. Direkter Draht zu den Gründern (mehrere Exits im Track Record), kurze Wege, keine Konzern-Politik. Du arbeitest mit uns, nicht für uns.
• Wachsende Verantwortung. Wir starten mit klaren Aufgaben und bauen das Vertrauen aus – bei entsprechender Eignung bis hin zu Bankvollmacht.
• Workations. Wenn du magst, kommst du mit (zuletzt Thailand, Japan, Indonesien). Wenn du lieber zuhause bleibst, auch gut – kein Muss.
• Faires Gehalt. Wir besprechen deine Vorstellung offen im ersten Gespräch – ohne Pokern.