Office Operations Specialist 60–80%

Gestalten Sie die Zukunft der Robotik mit uns. Bei F&P Robotics entwickeln wir intelligente Assistenz-, Service- und Kollaborationsroboter für Anwendungen in Industrie, Forschung und Life Science. Unsere Produkte vereinen Mechanik, Elektronik, Software und künstliche Intelligenz und werden weltweit eingesetzt.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Hands-on-Mentalität und einem Auge fürs Detail dafür sorgt, dass unsere administrativen Abläufe effizient funktionieren und sich unsere Teams auf das Wesentliche konzentrieren können.

Ihre Rolle

Als Office Operations Specialist übernehmen Sie eine vielseitige Drehscheibenfunktion in unserem Unternehmen. Sie sorgen dafür, dass Prozesse zuverlässig funktionieren, behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und packen dort mit an, wo Unterstützung gefragt ist. Ob administrative Aufgaben, Organisation oder praktische Tätigkeiten im Büro.

Ihre Aufgaben

• Administration & Finance
  • Sie stellen sicher, dass unsere kaufmännischen und administrativen Prozesse zuverlässig und effizient funktionieren.
  • Unterstützung der Finanzbuchhaltung, insbesondere im Kreditorenprozess
  • Prüfung, Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen
  • Mitarbeit bei Rechnungsstellung sowie administrativen Aufgaben im Debitorenbereich
  • Pflege von Verträgen, Stammdaten und Unternehmensdokumentationen
• People Operations
  • Sie unterstützen den gesamten Employee Lifecycle und sorgen für professionelle HR-Prozesse.
  • Administrative Unterstützung im Recruiting und Bewerbermanagement
  • Organisation und Begleitung von Ein- und Austritten
  • Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und weiteren HR-Dokumenten
  • Pflege der Personaldossiers sowie Unterstützung bei HR-Systemen
  • Mitarbeit bei Lohnmutationen, Sozialversicherungen und weiteren administrativen HR-Prozessen
  • Unterstützung bei internen HR-Projekten und der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Prozesse
• Office Operations
  • Sie sorgen dafür, dass sich Mitarbeitende und Besucher bei uns wohlfühlen und der Büroalltag reibungslos funktioniert.
  • Organisation des Büroalltags und Betreuung unserer Infrastruktur
  • Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Koordination externer Dienstleister
  • Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Kundenbesuchen
  • Verwaltung von Büromaterial sowie Unterstützung bei Einkaufs- und Logistikaufgaben
  • Mitorganisation von Firmenevents, Generalversammlungen und internen Anlässen
  • Unterstützung bei praktischen Aufgaben im Büro – vom Auffüllen der Küche über das Giessen der Pflanzen bis hin zum Wechseln einer Glühbirne oder anderen kleineren Arbeiten, die im Alltag anfallen
• Business Support
  • Sie unterstützen die Geschäftsleitung und verschiedene Fachbereiche bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
  • Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten
  • Unterstützung bei organisatorischen Sonderaufgaben
  • Mitwirkung an der Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse

Requirements

Sie sind eine organisationsstarke und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität. Sie behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick, arbeiten gerne selbständig und sehen Aufgaben, bevor sie entstehen. Dabei wechseln Sie mühelos zwischen administrativen, organisatorischen und praktischen Tätigkeiten.

Idealerweise bringen Sie Folgendes mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren, vielseitigen Funktion in einem KMU oder technologieorientierten Unternehmen
• Fundierte Erfahrung in der Personaladministration sowie in administrativen Finanzprozessen
• Sicherer Umgang mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen, idealerweise Abacus
• Hohe Eigenverantwortung sowie eine strukturierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Freude daran, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren
• Digitale Affinität sowie Interesse daran, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und zu vereinfachen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sie packen gerne mit an und übernehmen Verantwortung – unabhängig davon, ob es sich um ein HR-Projekt, eine Rechnung oder eine spontane Aufgabe im Büro handelt.

Benefits

Bei F&P Robotics arbeiten Sie nicht in einer klassischen Verwaltung, sondern mitten in einem innovativen Technologieunternehmen. Ihre Arbeit schafft die Grundlage dafür, dass unsere Teams erfolgreich zusammenarbeiten und sich auf die Entwicklung unserer Robotiklösungen konzentrieren können.

Wir bieten Ihnen:

• Eine vielseitige Vertrauensposition mit grosser Eigenverantwortung und breitem Gestaltungsspielraum
• Die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten und Ihre Ideen direkt umzusetzen
• Zusammenarbeit mit einem motivierten, internationalen und interdisziplinären Team
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, Dinge unkompliziert voranzubringen
• Unterstützung bei Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Regelmässige Team-Events und gemeinsame Aktivitäten

Wenn Ihnen Teamarbeit mehr Spass macht als die Rolle des individuellen Superhelden, wenn Sie sich in einer feedbackorientierten Kultur und einem progressiven Umfeld wohlfühlen, dann würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.