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Für Unternehmen Die Frankfurt International School in Oberursel sucht einen organisierten, engagierten und motivierten Administrative Support Assistant für die Upper School, der ab dem 1. Juni 2026 tätig wird. Der Stelleninhaber wird erwartet, administrative Unterstützung in verschiedenen Bereichen (Upper School Büros und andere Schulbereiche) zu leisten, um den reibungslosen Betrieb der Abteilungsbüros und Veranstaltungen zu gewährleisten.
Erforderliche Qualifikationen:
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Fähigkeit, Aufgaben nach Dringlichkeit zu organisieren
- Fließende Kenntnisse in Englisch und Deutsch
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Veracross und Schul-Datenbankmanagement
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Google Suite und MS Office Software
- Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Aufgaben nach Dringlichkeit und Schulfristen zu priorisieren
Leistungsaufgaben:
- Datenbankmanagement & Berichterstattung: Veracross-Spezialist: Hauptansprechpartner für Datenbankanfragen der Upper School. Akademische Aufzeichnungen: Regelmäßige Pflege von Noten, Transkripten, Schülerberichten und Schülerdaten innerhalb der Datenbank. Berichtszyklus: Sicherstellen, dass alle Semesterberichte fristgerecht abgeschlossen werden, Koordination des Druck- und Korrekturprozesses für die Klassen 6-12. Zeitpläne: Technische Erstellung und Verteilung von Schüler- und Lehrzeitplänen für den Jahresbeginn und die Back to School Night. Verwaltung von E-Mail-Gruppen für das US-Fakultäts- und Personalteam. Externe Dokumentation: Koordination aller Unterlagen für Abgänger und Absolventen, einschließlich der sicheren Zustellung offizieller Transkripte und Empfehlungsschreiben an externe Institutionen. Verwaltung der Schülerakten im Archiv.
- Fakultätsverbindung & Reisekoordination: Aktivitätenlogistik: Zentraler administrativer Partner für Lehrer, die Aktivitäten leiten, Unterstützung bei allen logistischen Anforderungen für Exkursionen. Direkte Koordination mit dem administrativen Team der Schule zur Sicherstellung von Buchungen, Transport und externen Compliance-Anforderungen für Schulreisen. Verfahrensleitfaden: Unterstützung der Fakultät bei der Navigation durch interne Schulformulare und Verfahrensanforderungen für Schülerveranstaltungen.
- Abteilungsbetrieb: Bürodienst: Bereitstellung einer einladenden, frontseitigen Präsenz in den Büros der Upper School, Beantwortung von Anfragen von Schülern, Eltern und Kollegen. Kommunikationszentrum: Verwaltung eingehender/ausgehender Telefonanrufe und Unterstützung von Besuchern bei der Orientierung auf dem Campus. Veranstaltungsmanagement: Teilnahme und Unterstützung bei bestimmten Schulveranstaltungen (Orientierung neuer Familien, Universitätsbesuche und Messen), um den Teilnehmern Anleitung zu geben.
Die Bewerber sollten über eine gültige Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis für Deutschland verfügen. Fragen zur Position können an den Schulleiter der Upper School, John Switzer, gesendet werden: john_swither@fis.edu
Kontaktperson:
Frankfurt International School HR Team
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Frankfurt International School vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über die Frankfurt International School und ihre Werte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Stelle als Administrative Support Assistant passen. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Organisation und Priorisierung von Aufgaben verdeutlichen. Zeige, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast, besonders unter Zeitdruck.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Position viel Interaktion mit Schülern, Eltern und Kollegen erfordert, übe deine Kommunikationsfähigkeiten. Sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine interpersonellen Fähigkeiten und deinen Umgang mit verschiedenen Personengruppen betreffen.
✨Technische Kenntnisse hervorheben
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in Veracross, Google Suite und MS Office betonst. Bereite dich darauf vor, spezifische Situationen zu beschreiben, in denen du diese Tools effektiv eingesetzt hast, um administrative Aufgaben zu bewältigen.