Teamas sistenz (m/w/d) für die Projektleitung

Wir sind ein verlässlicher Partner in der Brand- und Wasserschadensanierung und unterstützen namhafte Versicherungen, Sachverständige und Schadenregulierer mit Erfahrung aus unzähligen Schadenfällen, fachlicher Qualität und echter „Macher“-Mentalität.

Wenn ein Schaden entsteht – ob Brandschaden, Wasserschaden, Überflutung, Starkregen oder Industrie- und Großschaden – sind wir kurzfristig vor Ort und übernehmen das komplette Schadenmanagement: von der ersten Maßnahme bis zur vollständigen Wiederherstellung.

Was uns ausmacht? Pragmatisches Arbeiten, schnelle Entscheidungen und ein Team, auf das man sich verlassen kann.

Als Teamassistenz der Projektleitung unterstützt du unsere Projektleiter im täglichen Sanierungsalltag und sorgst dafür, dass organisatorische und administrative Abläufe zuverlässig ineinandergreifen. Du koordinierst Informationen, unterstützt bei der Projektabwicklung, behältst Unterlagen und Fristen im Blick und trägst dazu bei, dass Projekte strukturiert und sauber abgewickelt werden können. Dabei arbeitest du eng mit Projektleitungen, Versicherungen, Hausverwaltungen, Kunden, Nachunternehmern und internen Fachbereichen zusammen. Du hältst deinem Team im Hintergrund den Rücken frei und sorgst dafür, dass wichtige Informationen schnell und zuverlässig dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Gerade im Schadenmanagement entstehen Situationen, in denen viele Dinge gleichzeitig passieren. Deshalb braucht die Position Menschen, die organisiert arbeiten, Prioritäten setzen können und auch in hektischen Situationen ruhig und strukturiert bleiben.

Die Arbeit als Teamassistenz in der Projektleitung ist weit mehr als klassische Büroorganisation. Du bist ein wichtiger Teil der Abläufe im Schadenmanagement und arbeitest eng mit den Projektleitern zusammen, die täglich komplexe Schadenfälle koordinieren. Dabei unterstützt du nicht nur organisatorisch, sondern sorgst auch dafür, dass Projekte sauber dokumentiert, Unterlagen vollständig und Abläufe nachvollziehbar bleiben. Viele unserer Kunden befinden sich in einer belastenden Situation – nach Bränden, Wasserschäden oder anderen größeren Schadenereignissen. Genau deshalb braucht es Menschen, die empathisch kommunizieren, zuverlässig arbeiten und auch dann den Überblick behalten, wenn kurzfristig umgeplant werden muss oder Zeitdruck entsteht.

Neben Organisationstalent und Kommunikationsstärke braucht die Position deshalb vor allem Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und eine sorgfältige Arbeitsweise.

Wir sind kein klassischer Handwerksbetrieb. Als Spezialisten für Schadenmanagement greifen bei uns viele Bereiche ineinander – von der Schadenannahme über die Projektleitung bis zur Sanierung vor Ort. Das bedeutet für dich:

• abwechslungsreiche Aufgaben statt monotoner Routine
• ein starkes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• eigenverantwortliches Arbeiten mit Rückhalt im Team
• ein modernes Arbeitsumfeld

Wichtig ist vor allem, dass du organisiert arbeitest, mitdenkst und gerne Verantwortung übernimmst.

Deine Aufgaben:

• Du legst neue Schadenfälle an und unterstützt die laufende Schadenbearbeitung in unseren Systemen.
• Du unterstützt unsere Projektleiter im Tagesgeschäft und übernimmst eigenständig organisatorische sowie administrative Aufgaben rund um laufende Sanierungsprojekte.
• Du koordinierst die Kommunikation mit Kunden, Versicherungen, Hausverwaltungen, Nachunternehmern und internen Fachbereichen und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig weitergegeben werden.
• Du pflegst Projektunterlagen, dokumentierst Vorgänge und hältst digitale Systeme sowie Versicherungs- und Kundenportale aktuell und übersichtlich.
• Du prüfst Unterlagen auf Vollständigkeit, unterstützt bei der Nachbereitung von Projekten und sorgst für eine strukturierte Ablage sowie nachvollziehbare Dokumentation.
• Du unterstützt bei der Terminorganisation, koordinierst Rückmeldungen und behältst Fristen sowie offene Vorgänge im Blick.
• Du entlastest die Projektleitung im hektischen Tagesgeschäft und trägst dazu bei, dass Abläufe strukturiert und reibungslos funktionieren.
• Wenn es im Tagesgeschäft turbulent wird, unterstützt du auch bei eingehenden Anrufen und gehst freundlich, professionell und empathisch mit Kunden und Partnern um.

Dein Profil:

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – alles Weitere bringen wir dir bei.
• Erste Erfahrungen in der Bau-, Handwerks- oder Sanierungsbranche sind von Vorteil, aber kein Muss.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick. Dabei setzt du Prioritäten sicher und vorausschauend.
• Du prüfst schadenbezogene Unterlagen auf Vollständigkeit, unterstützt beim Versand relevanter Dokumente und sorgst für eine nachvollziehbare Dokumentation.
• Du kommunizierst klar, freundlich und lösungsorientiert – intern wie extern.
• Du gehst empathisch mit Menschen um und behältst auch dann Professionalität, wenn Kunden sich in einer belastenden Situation befinden.
• Du bist ein echter Teamplayer und trägst mit deiner Art zu einem guten und verlässlichen Miteinander bei.
• Du bringst Routine im Umgang mit Microsoft Office mit und hast idealerweise bereits mit ERP-Systemen gearbeitet.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Das bieten wir dir:

• Wertschätzende Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen und modernster Ausstattung
• Kollegiales und freundschaftliches Arbeitsverhältnis
• Individuelle Fortbildungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Betriebliche Unterstützung bei Weiterbildungen und Schulungen
• Aufstiegschancen durch unser dynamisches Wachstum
• Digitales Arbeiten
• Unternehmensweite Vernetzung durch unsere Mitarbeiter-App
• Leistungsbezogene Quartalsprämie
• Ideenprämie für Verbesserungsvorschläge und Mitgestaltung
• Dienstrad über Bike-Leasing
• Weltweite Gruppenunfallversicherung für alle Mitarbeitenden
• Corporate Benefits
• Mitarbeiterempfehlungsprogramm
• Kostenlose Arbeitskleidung
• Kostenlose Ersthelfer-Ausbildung
• Regelmäßige Team-Events
• Exklusive Mitarbeiterevents und besondere Erlebnisse, z. B. in der LANXESS Arena