Projektassistenz CAPEX m/w/d - Roche Penzberg

Ihre Aufgaben bei Roche Diagnostics:

Leistungsumfang Projektassistenz:

• Eigenverantwortliche Planung, Organisation und Koordinierung von Onsite-/ Offsite-Meetings, virtuellen Meetings, Workshops und Team-/ Projektveranstaltungen samt Bewirtungen, generelle Vor- und Nachbereitung der Meetings (inkl. Reise-, Hotel-, Raum-, Verpflegungs-, und Terminbuchungen, Veranstaltungs- und Teilnehmermanagement)
• Projektbezogene Koordination und Organisation von nationalen/ internationalen Reiseaktivitäten incl. Reisekostenabrechnungen und Visaanträgen
• Formatierung von Präsentationen, Berichten und anderen Projektdokumenten
• Führen und Pflegen von Projektbeteiligten-Listen, Koordination der entsprechenden Berechtigungen (örtlich, systemisch) wie auch erforderlichen Schulungen
• Organisation und Koordinierung des Caterings im Projekt (bei Mittags-Regelterminen, sowie besonderen Anlässen)
• Verwaltung der Projekt-internen Bestände an persönlicher Schutzausrüstung (PSA)
• Vorbereitung von Kleinstbestellungen (Ausführung der Bestellung durch Roche-Mitarbeitende)
• Organisation der Raumausstattung (Technik, Möbel, Büro- und Verbrauchsmaterial) und Raumbelegung. Ticketmanagement bei Schäden oder Fehlfunktionen
• Im Rahmen des Projektes administrative Erstellung von Reports, Beschreibungen für Arbeitsprozesse und Protokollen, deren Erstellung und Versendung
• Projektdokumentation/ -kommunikation mit Tools wie AWARO/ Ablage und Verwaltung
• Erstellung und Verwaltung von Task- und ToDo Listen

Leistungsumfang Projektkommunikation:

• Organisation und Fortschreibung der Projektkommunikation (u.a. für Newsletter, Präsentationen, Publikationen von Roche) im Rahmen des vorgegebenen Programm-Kommunikationskonzeptes
• Überprüfung der Kommunikation Dritter auf Übereinstimmung mit den vorgegebenen Leitlinien
• Organisation des Besuchermanagements des Projektes (u.a. Baustellenführungen, Projektvorstellungen)
• Abstimmung und Erstellung der projektspezifischen Kommunikationsinhalte bei Feiern zu wichtigen Projekt-Meilensteinen (u.a. Großveranstaltungen wie Einweihungsfeier)
• Abstimmung und Erstellung der projektspezifischen Kommunikationsinhalte für die betrieblichen Transformationsprozesse im Zuge der Aufnahme des Regelbetriebes des Gebäudes.
• Auslesen und Aufbereiten von Video- Bild- Ton- und Textmaterial
• Organisation und Begleitung von Terminen zur Erstellung von Video- Bild- Ton- und Textmaterial durch Dritte, Definition und Abstimmung des Media-Inhalts.

Das sollten Sie als Projektassistenz CAPEX m/w/d mitbringen:

• Erfahrung im Projektumfeld: 6–8 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Projektassistenz, idealerweise nachgewiesen im Management von CAPEX-Großprojekten
• Fachlicher Hintergrund: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. ein vergleichbares Studium
• Sprachkompetenz: Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisation & Struktur: sehr gutes Organisationstalent, ausgeprägte Koordinationsfähigkeiten sowie eine strukturierte und präzise Arbeitsweise
• Eigenverantwortung & Proaktivität: Vorausschauendes Handeln, hohe Eigeninitiative und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu identifizieren und umzusetzen
• Multitasking & Lösungsorientierung: Sehr gute Multitasking-Fähigkeiten bei parallelen Arbeitsprozessen gepaart mit hoher Flexibilität und pragmatischer Problemhandlung
• Prozess- & Digitalaffinität: Hohes Verständnis für betriebliche Unternehmensprozesse sowie ausgeprägte Affinität zur Nutzung moderner digitaler Systeme und Projekt-Tools
• Kommunikationsstärke: Sehr gute Ausdrucksweise und Sicherheit in der zielgruppengerechten internen und externen Projektkommunikation
• Medienkompetenz: Ausgeprägtes Gespür für visuelle Inhalte, Medienaufbereitung und ansprechende Formatierung von Projektunterlagen
• Professionelles, souveränes und gewinnendes Auftreten im täglichen Umgang mit Managementfunktionen, bei Baustellenführungen, Workshops und Events

* Franz & Wach ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt. Diese Stellenausschreibung richtet sich grundsätzlich an Menschen jeglichen Geschlechts oder Alters, jeglicher Herkunft, Orientierung oder Identität!